Wissensmanagement
Ihr Wissen bleibt, wo es ist. Wir holen es in den Vorgang.
Das Wissen eines Betriebs ist selten verloren. Es liegt nur verteilt: im Postfach der Kollegin, im Ordner vom letzten Projekt, im Kopf des Meisters. Wir verbinden es dort, wo es gebraucht wird.
Worum es geht
Klassisches Wissensmanagement verlangt, dass Menschen ihr Wissen zusätzlich aufschreiben. Im Tagesgeschäft passiert das selten, und was aufgeschrieben wird, veraltet. Ein Wiki, das niemand pflegt, ist nach einem Jahr eine Sammlung von Halbwahrheiten.
Wir drehen die Richtung um. Das Wissen bleibt in den Systemen, in denen es entsteht: Mails, Ablagen, CRM, Fachprogramme. Der Vorgang fragt es ab, wenn er es braucht – mit Quelle, damit jeder nachsehen kann, woher eine Antwort stammt.
So entsteht die Aktenlage nebenbei. Wer einen Vorgang übernimmt, sieht, was bisher entschieden wurde und warum.
In der Praxis
Wissensmanagement in vier Bausteinen
Silos verbinden statt leeren
Ablagen, Postfächer und Fachsysteme werden angebunden, nicht in eine neue Datenbank kopiert. Ihre Systeme bleiben führend.
Wissen am Vorgang
Zu jeder Anfrage erscheint, was dazu schon bekannt ist: frühere Fälle, passende Dokumente, getroffene Absprachen.
Übergaben ohne Verlust
Urlaub, Krankheit, Pensionierung. Wenn eine Person ausfällt, bleibt der Verlauf lesbar, weil er am Vorgang hängt und nicht an ihr.
Zugriff nach Rolle
Wer was sehen darf, folgt Ihren bestehenden Berechtigungen. Wissen wird verbunden, nicht freigegeben.
Was wir bewusst nicht tun
Wir sind kein Speicher. Ablage, Archiv und CRM können andere besser, und dort bleibt Ihr Wissen. Wir verbinden es über den Prozess, der es braucht.
Nach Branche
Wissensmanagement in Ihrer Branche
Dasselbe Prinzip sieht in jeder Branche anders aus. Wählen Sie Ihre.
Handwerk
Der erfahrene Monteur weiß, wo die Leitung liegt. Der neue sollte es auch wissen.
Bauunternehmen
Das Bauvorhaben ist übergeben. Die Fragen dazu kommen trotzdem noch.
Maschinen- und Anlagenbau
Der Konstrukteur von damals ist in Pension. Die Anlage läuft noch.
Großhandel
Was der erfahrene Innendienst weiß, steht in keinem Stammdatenfeld
Logistik und Spedition
Was der erfahrene Disponent weiß, braucht auch die Urlaubsvertretung
Lebensmittelhandel und -großhandel
Das richtige Datenblatt ist das aktuelle Datenblatt
Autohäuser und Werkstätten
Was die Werkstatt über ein Fahrzeug weiß, sollte beim nächsten Besuch noch da sein
Apotheken
Wie die Apotheke funktioniert, sollte nicht an einer Schicht hängen
Haus- und Eigenverwaltungen
Die Geschichte eines Hauses sollte nicht mit der Sachbearbeiterin in Pension gehen
Immobilienmakler
Was über ein Objekt bekannt ist, sollte jeder im Büro finden
Steuerberatung
Was über einen Mandanten bekannt ist, sollte nicht in einem Kopf liegen
Rechtsanwaltskanzleien
Die beste Vorlage ist oft ein eigener Schriftsatz aus einem früheren Verfahren
Versicherungsmakler
Was ein Kunde vor Jahren gesagt hat, sollte heute noch auffindbar sein
IT-Dienstleister und Systemhäuser
Die Lösung wurde schon gefunden. Sie muss nur zum nächsten Ticket kommen.
Agenturen
Was die Agentur über einen Kunden weiß, sollte nicht mit einer Person gehen
Hotellerie
Ein Stammgast sollte nicht merken, dass heute jemand Neues an der Rezeption steht
Reisebüros und Tourismus
Die beste Beratung beruht auf dem, was andere schon erlebt haben
Energieversorger und Stadtwerke
Was die erfahrene Kollegin über Sonderfälle weiß, sollte das ganze Team wissen
Gemeinden und öffentliche Verwaltung
Wenn der Amtsleiter in Pension geht, sollte sein Wissen bleiben
Bildungs- und Weiterbildungsanbieter
Das Wissen über einen Kurs gehört zum Kurs, nicht zu einer Person
Anwendungsfälle
Konkrete Abläufe zu diesem Thema
- Regiebericht aus Notizen und Fotos entwerfenHandwerk
- Objektinfo vor dem ServiceterminHandwerk
- Nachträge mit Belegen untermauernBauunternehmen
- Bautagebuch aus dem Baustellenalltag vorbereitenBauunternehmen
- Änderungswünsche im Auftrag nachvollziehenMaschinen- und Anlagenbau
- Offene Punkte der Inbetriebnahme führenMaschinen- und Anlagenbau
- Lieferterminanfragen aus dem Auftragsstand beantwortenGroßhandel
- Zusagen des Außendienstes für den Innendienst sichtbar machenGroßhandel
- Schadensfälle vollständig dokumentierenLogistik und Spedition
- Hinweise zu Lade- und EntladestellenLogistik und Spedition
- Allergen- und Zutatenanfragen vorbereitenLebensmittelhandel und -großhandel
- Neue Produktdatenblätter erkennen und zuordnenLebensmittelhandel und -großhandel
- Fahrzeughistorie für die Annahme aufbereitenAutohäuser und Werkstätten
- Schichtübergabe und TeamwissenApotheken
- Auskünfte zu Beschlüssen und Hausordnung mit QuelleHaus- und Eigenverwaltungen
- Rückfragen zur Abrechnung bündeln und vorbereitenHaus- und Eigenverwaltungen
- Objekte im Büro übergebenImmobilienmakler
- Wiederkehrende Mandantenfragen beantwortenSteuerberatung
- Übergabe bei BetreuerwechselSteuerberatung
- Mandatsanlage aus der Erstanfrage vorbereitenRechtsanwaltskanzleien
- Beratungsnotiz aus dem Gespräch vorbereitenVersicherungsmakler
- Deckungsfragen mit Fundstelle beantwortenVersicherungsmakler
- Lösungswissen aus Tickets nutzbar machenIT-Dienstleister und Systemhäuser
- Übergaben zwischen Technikern absichernIT-Dienstleister und Systemhäuser
- Briefings vervollständigenAgenturen
- Freelancer auf den aktuellen Stand bringenAgenturen
- Gruppen- und Seminaranfragen koordinierenHotellerie
- Gästewünsche vor der Anreise weitergebenHotellerie
- Hauswissen für Saisonkräfte abrufbar machenHotellerie
- Teilnehmerangaben für Gruppenreisen zusammenführenReisebüros und Tourismus
- Gästeanfragen in der Destination beantwortenReisebüros und Tourismus
- Umzugsmeldungen vollständig aufnehmenEnergieversorger und Stadtwerke
- PV-Einspeiseanfragen auf Vollständigkeit prüfenEnergieversorger und Stadtwerke
- Wissen bei Pensionierung übergebenGemeinden und öffentliche Verwaltung
- Gemeinderatsbeschlüsse wiederfindenGemeinden und öffentliche Verwaltung
- Gültigen Stand der Kursunterlagen klärenBildungs- und Weiterbildungsanbieter
- Stornowünsche und Beschwerden vorbereitenBildungs- und Weiterbildungsanbieter
Nach Rolle
Wissensmanagement aus Sicht Ihrer Aufgabe
- Geschäftsführung
- Inhaberinnen und Inhaber von Kleinbetrieben
- Teamleitung
- Projektleitung
- Controlling
- Office-Management
- Assistenz der Geschäftsführung
- Buchhaltung
- Einkauf
- Personal / HR
- Vertrieb
- Kundenservice
- Marketing
- Serviceleitung
- Disposition
- IT-Leitung
- Datenschutzbeauftragte
- Compliance
- Qualitätsmanagement
- Wissensmanagement-Verantwortliche
Ratgeber
Fragen und Begriffe zu Wissensmanagement
- Wissenssilos
- Wie verhindert man Wissensverlust bei Pensionierung?
- Wie gelingt das Onboarding neuer Mitarbeitender schneller?
- Warum scheitern Unternehmens-Wikis so oft?
- Implizites Wissen
- Wie gelingt Wissenstransfer bei einer Übergabe?
- Was ändert KI am Dokumentenmanagement?
- Wie findet man Wissen in gewachsenen Dateiablagen?
- Unternehmenssuche (Enterprise Search)
- RAG (Retrieval Augmented Generation)
- Wie bleiben Berechtigungen bei einer KI-Suche gewahrt?
- Aktenlage
- Wissen am Vorgang
- Wie baut man ein internes FAQ auf, das genutzt wird?
- Wie verwaltet man Vorlagen, damit immer die aktuelle genutzt wird?
- Wie macht man Entscheidungen im Betrieb nachvollziehbar?
- Wie sichert man Projektwissen über das Projektende hinaus?
- Wie bringt man Kundenwissen aus CRM und Postfach zusammen?
- Single Source of Truth
- Wie steigt ein KMU sinnvoll ins Wissensmanagement ein?
- Erst das Werkzeug oder erst den Prozess verstehen?
- KI-Assistent im Unternehmen
- Wie nutzt man Beschlüsse und Zusagen aus Besprechungen?
- Lessons Learned
- Wissenslandkarte
Erstgespräch
Sehen wir uns Ihren größten Zeitfresser an.
Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir schauen uns an, worüber in Ihrem Betrieb kommuniziert wird, wo Vorgänge auseinanderfallen und was sich mit welchem Aufwand automatisieren lässt. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktMüssen wir vorher alles aufräumen?
Nein. Aufräumen ist meistens der Grund, warum Wissensprojekte nie fertig werden. Wir starten mit den Quellen, die für einen konkreten Ablauf wichtig sind.
Ersetzt das unser Dokumentenmanagement?
Nein. Das DMS bleibt die Ablage. Wir sorgen dafür, dass das richtige Dokument zum richtigen Vorgang auftaucht.
Wie wird verhindert, dass jemand Dinge sieht, die er nicht sehen darf?
Die Anbindung übernimmt die Berechtigungen der Quellsysteme. Was jemand dort nicht öffnen darf, sieht er auch im Vorgang nicht.