Anwendungsfall · Steuerberatung
Übergabe bei Betreuerwechsel
Offene Punkte und Sonderabsprachen je Mandat übergeben – mit Quelle.
Das Problem
Wenn eine Sachbearbeiterin die Kanzlei verlässt oder länger ausfällt, nimmt sie Wissen mit, das nirgends steht: Absprachen per Telefon, Eigenheiten eines Mandanten, Zusagen aus einer Mail vor einem Jahr.
Die übliche Übergabe-Mail fasst das Wichtigste zusammen, aber ohne Belege. Was darin fehlt, fällt erst auf, wenn der Mandant nachfragt.
Ablauf
So läuft es
Schritt 1
Verlauf je Mandat sichten
Kommunikation und Notizen des Mandats werden auf offene Punkte, Zusagen und Sonderregelungen durchgesehen.
Schritt 2
Übersicht erstellen
Es entsteht eine Liste mit Verweis auf die jeweilige Quelle – keine Zusammenfassung ohne Beleg.
Schritt 3
Gemeinsam durchgehen
Die bisherige und die neue Betreuung prüfen die Übersicht gemeinsam und ergänzen, was nur im Kopf war.
Was sich ändert
- Die Einarbeitung beginnt mit einer Liste statt mit der Suche im Postfach
- Zusagen gegenüber Mandanten gehen nicht verloren
- Mandanten merken den Wechsel weniger
Läuft selbstständig – intern, mit eindeutigem Ergebnis.
Die Übersicht ist intern und wird von Menschen gelesen, bevor daraus etwas folgt. Sie darf selbstständig erstellt werden.
Wie die Freigabestufen funktionieren →Steuerberatung
Weitere Anwendungsfälle in der Steuerberatung
Belegnachforderung vorbereiten
Fehlende Belege erkennen und die Nachforderung mit konkreten Positionen vorbereiten.
Mandanteneingang automatisch zuordnen
Mails, Fotos und Uploads landen beim richtigen Mandat und Anliegen.
Fristenrisiko früh erkennen
Bevorstehende Fristen gegen fehlende Unterlagen und offene Rückfragen legen.
Wiederkehrende Mandantenfragen beantworten
Antwortentwürfe aus freigegebenen Merkblättern – mit Quelle, geprüft von Ihnen.
Erstgespräch
Passt dieser Ablauf zu Ihrem Betrieb?
Im Erstgespräch sehen wir uns an, wie der Ablauf bei Ihnen heute läuft, welche Systeme beteiligt sind und ob er ein guter Einstieg ist. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktFunktioniert das auch bei kurzfristigen Ausfällen?
Ja. Die Übersicht kann jederzeit für ein Mandat erstellt werden, etwa für eine Urlaubsvertretung.
Werden auch private Inhalte aus Postfächern gelesen?
Nur die Quellen, die für die Mandatsarbeit angebunden sind. Welche das sind, legen Sie fest.