Anwendungsfall · Steuerberatung
Belegnachforderung vorbereiten
Fehlende Belege erkennen und die Nachforderung mit konkreten Positionen vorbereiten.
Das Problem
Die Nachforderung von Belegen gehört zu den häufigsten Schreiben einer Kanzlei und zu den unbeliebtesten. Sie ist nötig, sie wiederholt sich, und sie wird trotzdem oft unpräzise formuliert: „Bitte schicken Sie uns die fehlenden Unterlagen.“
Was fehlt, ergibt sich eigentlich aus dem Abgleich von Kontobewegungen und eingegangenen Belegen. Dieser Abgleich passiert heute meist von Hand.
Ablauf
So läuft es
Schritt 1
Abgleich
Eingegangene Belege werden dem Mandat und Zeitraum zugeordnet und den Positionen gegenübergestellt, für die ein Beleg erwartet wird.
Schritt 2
Entwurf
Für die Lücken entsteht ein Nachforderungsentwurf mit konkreten Positionen: Datum, Betrag, Gegenseite.
Schritt 3
Freigabe und Versand
Die Sachbearbeitung prüft, ergänzt bei Bedarf und versendet über das gewohnte Postfach.
Schritt 4
Nachhalten
Kommt die Antwort, werden die Belege zugeordnet. Bleibt sie aus, liegt nach der vereinbarten Frist ein Erinnerungsentwurf vor.
Was sich ändert
- Nachforderungen nennen genau, was fehlt
- Zusagen von Mandanten werden nicht vergessen
- Weniger Rückfragen, weil der Mandant weiß, was gemeint ist
Themen: Kommunikation in der Steuerberatung · Datenanalyse in der Steuerberatung
Das System bereitet vor, ein Mensch prüft und gibt frei.
Das Schreiben geht an Mandanten, also nach außen. Deshalb bereitet das System vor und ein Mensch versendet.
Wie die Freigabestufen funktionieren →Steuerberatung
Weitere Anwendungsfälle in der Steuerberatung
Mandanteneingang automatisch zuordnen
Mails, Fotos und Uploads landen beim richtigen Mandat und Anliegen.
Fristenrisiko früh erkennen
Bevorstehende Fristen gegen fehlende Unterlagen und offene Rückfragen legen.
Wiederkehrende Mandantenfragen beantworten
Antwortentwürfe aus freigegebenen Merkblättern – mit Quelle, geprüft von Ihnen.
Übergabe bei Betreuerwechsel
Offene Punkte und Sonderabsprachen je Mandat übergeben – mit Quelle.
Erstgespräch
Passt dieser Ablauf zu Ihrem Betrieb?
Im Erstgespräch sehen wir uns an, wie der Ablauf bei Ihnen heute läuft, welche Systeme beteiligt sind und ob er ein guter Einstieg ist. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktWoher weiß das System, welche Belege erwartet werden?
Aus den Positionen, die Sie dafür freigeben, etwa Kontobewegungen eines Zeitraums. Welche Quelle das ist, legen wir pro Kanzlei fest.
Kann der Versand automatisch laufen?
Technisch ja, wir empfehlen es nicht als Start. Jede neue Fähigkeit beginnt auf „Gelb“ und wird erst nach einer Messphase neu bewertet.