Datenanalyse in der Steuerberatung
Wo Ihre Kanzlei Zeit verliert, steht in Ihren Postfächern
Die Auslastung einer Kanzlei hängt weniger an der Zahl der Mandate als daran, wie oft für ein Mandat nachgefragt werden muss. Das lässt sich messen.
Die Ausgangslage
Kanzleisoftware zeigt sehr genau, welche Leistungen verrechnet wurden. Sie zeigt nicht, wie viel Kommunikation nötig war, um überhaupt dorthin zu kommen: die dritte Belegerinnerung, das Telefonat wegen einer Vollmacht, die Rückfrage zur Umsatzsteuer, die jedes Quartal wiederkommt.
Diese unverrechnete Arbeit verteilt sich ungleich. Einige Mandate laufen fast von selbst, andere binden ein Vielfaches an Aufmerksamkeit. Ohne Auswertung bleibt das ein Bauchgefühl.
Vorgehen
So setzen wir an
Schritt 1
Kommunikation den Mandaten zuordnen
Mails, Anrufnotizen und eingehende Belege werden dem richtigen Mandat zugeordnet. Die Zuordnung schlägt das System vor, Ihr Team bestätigt.
Schritt 2
Nachfass-Aufwand sichtbar machen
Wie oft musste je Mandat und Zeitraum nachgefordert werden, und wofür? Daraus entsteht ein Bild, das sich mit dem verrechneten Honorar vergleichen lässt.
Schritt 3
Fristen gegen offene Punkte legen
Wo steht eine Frist bevor, während noch Unterlagen fehlen? Solche Kombinationen werden früh gemeldet statt in der letzten Woche entdeckt.
Schritt 4
Ergebnisse in den Alltag
Die Auswertung endet nicht im Bericht. Sie wird zur Erinnerung, zur Aufgabe oder zur Grundlage für das nächste Honorargespräch.
Ein typischer Fall
Eine Kanzlei vermutet, dass sich einige Lohnmandate nicht rechnen. Die Zuordnung der Kommunikation zeigt, dass bei einem Teil der Mandate jeden Monat dieselben Stammdatenänderungen per Mail nachgereicht werden – formlos und zu spät. Statt einer Honorarerhöhung führt die Kanzlei ein strukturiertes Meldeformular für diese Mandanten ein und spricht über das Honorar erst danach.
Wo der Mensch entscheidet
Ausgewertet werden Mandate und Abläufe, nicht Mitarbeitende. Und die Entscheidung, was aus einer Auswertung folgt – Honorar, Prozess, Gespräch – bleibt bei der Kanzleileitung.
Unsere Rolle und Grundsätze →Anwendungsfälle
Passende Abläufe in der Steuerberatung
Weitere Themen in der Steuerberatung
- Kommunikation →Ihre Mandanten schicken, wie sie wollen. Bei Ihnen kommt es geordnet an.
- Wissensmanagement →Was über einen Mandanten bekannt ist, sollte nicht in einem Kopf liegen
- Wissen validieren →Eine Auskunft an Mandanten braucht eine Fundstelle
Erstgespräch
Sehen wir uns Ihren größten Zeitfresser an.
Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir schauen uns an, worüber in Ihrem Betrieb kommuniziert wird, wo Vorgänge auseinanderfallen und was sich mit welchem Aufwand automatisieren lässt. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktBrauchen wir dafür eine Zeiterfassung pro Mail?
Nein. Die Auswertung stützt sich auf die Kommunikation selbst: Anzahl, Art und Verlauf der Nachrichten je Mandat. Zusätzliche Erfassung im Alltag ist nicht nötig.
Werden Daten aus der Kanzleisoftware kopiert?
Nur das, was für die Zuordnung nötig ist, etwa Mandantennummer und Betreuer. Die Bestände bleiben in Ihrem Kanzleiprogramm.
Ab wann ist eine Auswertung aussagekräftig?
Das hängt vom Rhythmus Ihrer Mandate ab. Bei Monatsbuchhaltung reichen oft wenige Monate, bei Jahresabschlüssen braucht es eine Saison. Das klären wir in der Analysephase.