Datenanalyse in der Agentur
Ein Projekt läuft selten auf einmal aus dem Ruder. Es passiert in kleinen Bitten.
Die Agentursoftware zeigt, wie viele Stunden gebucht sind. Die Kommunikation zeigt, wofür – und ob das noch dem Angebot entspricht. Wir legen beides nebeneinander.
Die Ausgangslage
Scope Creep entsteht in Mails und Calls. Der Kunde bittet um eine weitere Anzeigengröße, um eine zusätzliche Abstimmungsrunde mit dem Vorstand, um eine englische Fassung „nur zur Ansicht“. Jede Bitte ist freundlich formuliert, jede wird freundlich erfüllt. Im Angebot stand davon nichts.
Die Projektleitung bemerkt das oft erst, wenn die Zeiterfassung das Budget überschreitet. Dann ist der richtige Zeitpunkt für das Gespräch über einen Nachtrag vorbei, und die Agentur trägt den Mehraufwand selbst oder verhandelt im Nachhinein.
Auch über Projekte hinweg gibt es Muster: Kunden, bei denen die Zahl der Korrekturrunden regelmäßig über der vereinbarten liegt, Projektarten, die fast immer nachverhandelt werden, Phasen, in denen das Feedback ins Stocken gerät.
Vorgehen
So setzen wir an
Schritt 1
Wünsche aus der Kommunikation erkennen
Zusätzliche Formate, neue Varianten und weitere Runden werden in Mails, Kommentaren und Call-Notizen erkannt und dem Projekt zugeordnet. Ihr Team bestätigt.
Schritt 2
Gegen das Angebot legen
Die erkannten Wünsche werden mit dem Leistungsumfang im Angebot verglichen. Was darüber hinausgeht, wird als möglicher Mehraufwand markiert.
Schritt 3
Budgetstand einbeziehen
Wo Zeiten und Budgets in Ihrer Agentursoftware gepflegt sind, wird der Verbrauch auf Projektebene daneben gezeigt – ohne Aufschlüsselung nach Personen.
Schritt 4
Hinweis an die Projektleitung
Häuft sich Mehraufwand, erhält die Projektleitung einen Hinweis mit den betreffenden Nachrichten. Sie entscheidet, ob ein Nachtrag angesprochen wird.
Ein typischer Fall
Eine Agentur entwickelt eine Kampagne für einen Mittelständler. Im Angebot sind zwei Korrekturrunden und ein festes Set an Formaten vereinbart. Im Verlauf kommen per Mail und im Call drei zusätzliche Formate und eine weitere Runde hinzu. Die Projektleiterin sieht die markierten Wünsche mit Fundstelle, bevor die Umsetzung beginnt, und bespricht mit dem Kunden einen Nachtrag, statt am Projektende darüber zu streiten.
Wo der Mensch entscheidet
Ausgewertet werden Projekte, Kundenwünsche und Budgets, nicht die Produktivität von Mitarbeitenden oder Freelancern. Ob und wie ein Nachtrag angesprochen wird, entscheidet die Projekt- oder Geschäftsleitung.
Unsere Rolle und Grundsätze →Anwendungsfälle
Passende Abläufe in der Agentur
Weitere Themen in der Agentur
- Kommunikation →Der Kunde gibt Feedback, wo er gerade ist. Ihre Korrekturliste sollte trotzdem vollständig sein.
- Wissensmanagement →Was die Agentur über einen Kunden weiß, sollte nicht mit einer Person gehen
- Wissen validieren →Ein „passt so“ braucht eine Fassung, auf die es sich bezieht
Erstgespräch
Sehen wir uns Ihren größten Zeitfresser an.
Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir schauen uns an, worüber in Ihrem Betrieb kommuniziert wird, wo Vorgänge auseinanderfallen und was sich mit welchem Aufwand automatisieren lässt. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktBraucht es dafür eine Zeiterfassung?
Für den Vergleich mit dem Budget hilft sie. Die Erkennung von Zusatzwünschen funktioniert auch ohne, weil sie sich auf die Kommunikation stützt.
Woher kennt das System den Leistungsumfang?
Aus dem Angebot oder der Leistungsbeschreibung, die Sie dafür freigeben. Ohne diese Grundlage gibt es keinen Vergleich, nur eine Liste der Wünsche.
Wird der Kunde über einen möglichen Nachtrag informiert?
Nicht vom System. Der Hinweis bleibt intern, das Gespräch führt Ihre Projektleitung.