Agenturen
Weniger Feedback-Archäologie. Mehr Zeit für die eigentliche Arbeit.
In Agenturen verschwindet viel Zeit zwischen den Aufgaben: Anmerkungen des Kunden zusammensuchen, klären, welche Version freigegeben war, Freelancer auf den aktuellen Stand bringen, merken, dass das Budget längst kippt. Dort setzen wir an.
Alltag
Wo in der Agentur Zeit verloren geht
Feedback kommt überall an
Kommentare im PDF, eine Mail der Marketingleiterin, eine Sprachnachricht vom Geschäftsführer, ein Hinweis im Call. Bevor die nächste Korrekturrunde beginnt, sucht jemand im Team alles zusammen und hofft, nichts übersehen zu haben.
Freigaben ohne klaren Stand
War das „passt so“ auf die zweite oder die dritte Fassung bezogen? Galt es für alle Formate oder nur für das Hauptmotiv? Wenn später etwas schiefgeht, ist die Antwort mühsam zu finden.
Briefings mit Lücken
Das Briefing ist eine Mail mit Anhang und zwei Telefonaten dazu. Zielgruppe, Kanäle und Termine stehen irgendwo, aber nicht an einer Stelle – und neue Teammitglieder fragen dieselben Dinge noch einmal.
Budget, das leise ausläuft
Jede zusätzliche Bitte ist für sich klein: noch ein Format, noch eine Variante, noch eine Runde. In Summe ist das Projekt über dem Angebot, bevor jemand den Nachtrag angesprochen hat.
Vier Themen
Wo wir ansetzen
Datenanalyse, Kommunikation, Wissensmanagement und die Prüfung von Wissen hängen zusammen. Jedes Thema hat für Ihre Branche eine eigene Seite.
Datenanalyse
Ein Projekt läuft selten auf einmal aus dem Ruder. Es passiert in kleinen Bitten.
Die Agentursoftware zeigt, wie viele Stunden gebucht sind. Die Kommunikation zeigt, wofür – und ob das noch dem Angebot entspricht. Wir legen beides nebeneinander.
Kommunikation
Der Kunde gibt Feedback, wo er gerade ist. Ihre Korrekturliste sollte trotzdem vollständig sein.
Anmerkungen kommen als Mail, als Kommentar im PDF, im geteilten Slack-Kanal oder mündlich im Call. Wir führen sie zu einer Korrekturliste je Projekt zusammen, mit Verweis auf die Quelle.
Wissensmanagement
Was die Agentur über einen Kunden weiß, sollte nicht mit einer Person gehen
Welche Farbtöne der Kunde ablehnt, welche Formulierungen die Rechtsabteilung streicht, wer am Ende wirklich freigibt. Wir verbinden dieses Wissen mit Kunde und Projekt, statt es in ein neues Wiki zu schreiben.
Wissen validieren
Ein „passt so“ braucht eine Fassung, auf die es sich bezieht
Bevor etwas in Druck geht oder online gestellt wird, muss klar sein, was freigegeben wurde. Wir verbinden jede Freigabe mit ihrer Quelle und der Fassung – und lassen Menschen entscheiden.
Anwendungsfälle
Konkrete Abläufe zum Einstieg
Wir beginnen mit einem Ablauf, der heute spürbar Zeit kostet. Erst wenn er trägt, kommt der nächste dazu.
Kundenfeedback zu einer Korrekturliste bündeln
Feedback aus allen Kanälen zu einer Korrekturliste je Runde zusammenführen.
Scope Creep früh erkennen
Zusatzwünsche aus der Kommunikation erkennen und mit dem vereinbarten Umfang vergleichen.
Briefings vervollständigen
Briefing und spätere Ergänzungen zusammenführen und fehlende Angaben erfragen.
Kundenfreigabe vor Druck und Go-live nachweisen
Vor Druck oder Go-live zeigen, welche Fassung freigegeben ist – entscheiden tun Menschen.
Freelancer auf den aktuellen Stand bringen
Freelancer-Briefings aus dem aktuellen Projektstand vorbereiten, beschränkt auf ihren Teil.
Ihre Werkzeuge bleiben
Wir lösen keine Systeme ab, die in der Agentur gut funktionieren. Wo eine Schnittstelle existiert, binden wir an; wo nicht, klären wir in der Analysephase, was möglich ist und mit welchem Aufwand.
Wie Integrationen ablaufen →In der Branche verbreitet
- Asana, monday.com oder Trello
- Slack
- Microsoft 365
- Microsoft Teams
- Figma
- Adobe Creative Cloud
- Agentursoftware für Projekte, Zeiten und Budgets wie MOCO
- Proofing-Werkzeuge für Korrekturen
Die Nennung bedeutet nicht, dass für jedes dieser Systeme schon eine fertige Anbindung besteht.
Branchenneutral
OfficeHub: Alle Kanäle. Ein sauberer Vorgang.
Die Basis-Vorgangsplattform. Kommunikation, Anfragen und Aufgaben laufen zentral zusammen. Sie starten mit Vorgängen; wenn das Geschäft komplexer wird, wächst die Struktur mit, ohne dass Sie etwas umbauen. Es sind dieselben Vorgänge.
Erstgespräch
Sehen wir uns an, wo in der Agentur bei Ihnen Zeit verloren geht.
Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir schauen uns an, worüber in Ihrem Betrieb kommuniziert wird, wo Vorgänge auseinanderfallen und was sich mit welchem Aufwand automatisieren lässt. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenErsetzt das unser Projektmanagement-Tool?
Nein. Aufgaben, Zeiten und Budgets bleiben in den Werkzeugen, mit denen Ihr Team heute arbeitet. Wir ordnen die Kommunikation mit Kunden und Freelancern und verbinden sie mit dem Projekt.
Werden Mitarbeitende anhand ihrer Stunden bewertet?
Nein. Betrachtet werden Projekte, Kundenwünsche und Budgets. Auswertungen über die Leistung einzelner Personen bauen wir nicht.
Schickt das System Entwürfe an Kunden?
Nicht ohne Freigabe. Was an Kunden oder Freelancer geht, bereitet das System vor und eine Person aus Ihrem Team versendet.
Womit fangen wir an?
Oft mit dem Bündeln von Kundenfeedback in einem laufenden Projekt. Daran zeigt sich schnell, ob die Zuordnung trägt, bevor Freigaben und Budget dazukommen.