Wissensmanagement in der Agentur
Was die Agentur über einen Kunden weiß, sollte nicht mit einer Person gehen
Welche Farbtöne der Kunde ablehnt, welche Formulierungen die Rechtsabteilung streicht, wer am Ende wirklich freigibt. Wir verbinden dieses Wissen mit Kunde und Projekt, statt es in ein neues Wiki zu schreiben.
Die Ausgangslage
Agenturen leben von Erfahrung mit ihren Kunden. Ein gutes Team weiß, dass beim einen Kunden jede Headline durch die Rechtsabteilung muss, dass beim anderen der Geschäftsführer erst in der letzten Runde einsteigt, dass ein bestimmtes Bildmotiv schon einmal abgelehnt wurde. Aufgeschrieben steht davon wenig.
In einer Branche mit Freelancern, Projektteams auf Zeit und spürbarer Fluktuation ist das ein Risiko. Wechselt die Kundenberaterin, beginnt die neue mit dem Briefing und einem Ordner voller Dateien, aber ohne die Geschichte dahinter.
Auch das Briefing selbst ist oft verteilt: Mail mit Anhang, Ergänzung im Call, Korrektur einer Zielgruppe zwei Mails später. Wer neu ins Projekt kommt, liest den Anfang und verpasst die Änderungen.
Vorgehen
So setzen wir an
Schritt 1
Quellen je Kunde verbinden
Projektpostfächer, Ablage, Projektmanagement-Tool und Call-Notizen werden über Kunde und Projekt verbunden. Kopiert wird nichts.
Schritt 2
Briefing konsolidieren
Aus dem ursprünglichen Briefing und späteren Ergänzungen entsteht eine aktuelle Übersicht, Änderungen mit Datum und Quelle.
Schritt 3
Kundenvorlieben sichtbar machen
Wiederkehrende Ablehnungen, Freigabewege und Vorgaben aus früheren Projekten werden mit Fundstelle am Kunden angezeigt.
Ein typischer Fall
Ein neues Teammitglied übernimmt die Betreuung eines langjährigen Kunden. Neben dem aktuellen Briefing sieht es, dass in den letzten Projekten Claims mit Superlativen regelmäßig von der Rechtsabteilung des Kunden gestrichen wurden und dass die Freigabe immer über die Assistenz der Geschäftsführung lief – jeweils mit Verweis auf die Mails. Die erste Präsentation berücksichtigt das bereits.
Wo der Mensch entscheidet
Wir legen kein neues Kundenarchiv an. Kreative Entscheidungen, Konzepte und Entwürfe bleiben in den Händen Ihres Teams; wir sorgen dafür, dass das nötige Wissen dabei nicht fehlt.
Unsere Rolle und Grundsätze →Anwendungsfälle
Passende Abläufe in der Agentur
Weitere Themen in der Agentur
- Datenanalyse →Ein Projekt läuft selten auf einmal aus dem Ruder. Es passiert in kleinen Bitten.
- Kommunikation →Der Kunde gibt Feedback, wo er gerade ist. Ihre Korrekturliste sollte trotzdem vollständig sein.
- Wissen validieren →Ein „passt so“ braucht eine Fassung, auf die es sich bezieht
Erstgespräch
Sehen wir uns Ihren größten Zeitfresser an.
Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir schauen uns an, worüber in Ihrem Betrieb kommuniziert wird, wo Vorgänge auseinanderfallen und was sich mit welchem Aufwand automatisieren lässt. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktSehen Freelancer das gesamte Kundenwissen?
Nein. Freelancer sehen nur, was Sie ihnen auch bisher zugänglich machen. Die Berechtigungen der angebundenen Systeme gelten weiter.
Müssen wir alte Projekte aufbereiten?
Nein. Wir binden an, was digital vorhanden ist, und legen gemeinsam fest, welche Zeiträume für die laufende Betreuung zählen.
Was, wenn eine Kundenvorliebe falsch erkannt wird?
Jeder Hinweis zeigt seine Quelle. Ihr Team kann ihn bestätigen oder verwerfen, bevor er am Kunden als gültig steht.