Anwendungsfall · Agenturen
Scope Creep früh erkennen
Zusatzwünsche aus der Kommunikation erkennen und mit dem vereinbarten Umfang vergleichen.
Das Problem
Mehraufwand entsteht in Agenturen meist schleichend. Einzelne Bitten wirken zu klein für ein Gespräch über Geld, gemeinsam sprengen sie das Budget.
Wenn die Zeiterfassung das zeigt, ist der Aufwand bereits geleistet und das Gespräch mit dem Kunden schwieriger.
Ablauf
So läuft es
Schritt 1
Umfang hinterlegen
Der vereinbarte Leistungsumfang wird aus dem Angebot oder der Leistungsbeschreibung übernommen, die Sie freigeben.
Schritt 2
Wünsche erkennen
Neue Formate, zusätzliche Varianten und weitere Runden werden aus Mails, Kommentaren und Notizen erkannt.
Schritt 3
Abweichung markieren
Was über den Umfang hinausgeht, wird als möglicher Mehraufwand markiert, mit Verweis auf die Kundennachricht.
Schritt 4
Hinweis an die Projektleitung
Häufen sich Abweichungen, erhält die Projektleitung eine Übersicht als Grundlage für ein Nachtragsgespräch.
Was sich ändert
- Nachträge werden besprochen, bevor die Arbeit erledigt ist
- Gespräche mit Kunden stützen sich auf konkrete Nachrichten
- Projekte mit wiederkehrendem Mehraufwand werden sichtbar
Themen: Datenanalyse in der Agentur
Läuft selbstständig – intern, mit eindeutigem Ergebnis.
Der Hinweis bleibt intern und verweist auf vorhandene Nachrichten. Er darf selbstständig erzeugt werden; das Gespräch mit dem Kunden führt die Projektleitung.
Wie die Freigabestufen funktionieren →Agenturen
Weitere Anwendungsfälle in der Agentur
Kundenfeedback zu einer Korrekturliste bündeln
Feedback aus allen Kanälen zu einer Korrekturliste je Runde zusammenführen.
Briefings vervollständigen
Briefing und spätere Ergänzungen zusammenführen und fehlende Angaben erfragen.
Kundenfreigabe vor Druck und Go-live nachweisen
Vor Druck oder Go-live zeigen, welche Fassung freigegeben ist – entscheiden tun Menschen.
Freelancer auf den aktuellen Stand bringen
Freelancer-Briefings aus dem aktuellen Projektstand vorbereiten, beschränkt auf ihren Teil.
Erstgespräch
Passt dieser Ablauf zu Ihrem Betrieb?
Im Erstgespräch sehen wir uns an, wie der Ablauf bei Ihnen heute läuft, welche Systeme beteiligt sind und ob er ein guter Einstieg ist. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktWerden Stunden einzelner Mitarbeitender ausgewertet?
Nein. Der Vergleich findet auf Projektebene statt. Wer wie viel gearbeitet hat, ist nicht Gegenstand des Hinweises.
Was, wenn ein Zusatzwunsch bewusst kulant erfüllt wird?
Dann markiert die Projektleitung ihn als akzeptiert. Er bleibt dokumentiert, löst aber keinen weiteren Hinweis aus.