Steuerberatung
Weniger Nachfassen bei Mandanten. Mehr Zeit für die Beratung.
In der Kanzlei geht ein großer Teil der Zeit nicht in die Steuer, sondern in die Kommunikation darum herum: fehlende Belege, wiederkehrende Fragen, Unterlagen in fünf Formaten. Genau dort setzen wir an.
Alltag
Wo in der Steuerberatung Zeit verloren geht
Belege kommen unvollständig
Kontoauszug da, Rechnung fehlt. Die Nachforderung geht per Mail raus, die Antwort kommt per Foto auf das Diensthandy – und wird einem Mandanten zugeordnet, wenn jemand Zeit hat.
Dieselben Fragen in jeder Saison
Was ist absetzbar, bis wann muss was da sein, wo steht der Bescheid. Die Antworten kennt jeder in der Kanzlei, aufgeschrieben sind sie selten an einer Stelle.
Fristen hängen an Personen
Wer welchen Mandanten betreut, weiß auch, was dort offen ist. Fällt die Person aus, beginnt die Suche im Postfach.
Unterlagen in jeder Form
PDF, Foto, Papier, Excel, Weiterleitung einer Weiterleitung. Bevor die eigentliche Arbeit beginnt, wird sortiert.
Vier Themen
Wo wir ansetzen
Datenanalyse, Kommunikation, Wissensmanagement und die Prüfung von Wissen hängen zusammen. Jedes Thema hat für Ihre Branche eine eigene Seite.
Datenanalyse
Wo Ihre Kanzlei Zeit verliert, steht in Ihren Postfächern
Die Auslastung einer Kanzlei hängt weniger an der Zahl der Mandate als daran, wie oft für ein Mandat nachgefragt werden muss. Das lässt sich messen.
Kommunikation
Ihre Mandanten schicken, wie sie wollen. Bei Ihnen kommt es geordnet an.
Der eine nutzt das Portal, die andere schickt Fotos per Mail, der dritte ruft an. Wir sorgen dafür, dass am Ende ein Vorgang je Anliegen steht – mit allem, was dazugehört.
Wissensmanagement
Was über einen Mandanten bekannt ist, sollte nicht in einem Kopf liegen
Sonderabsprachen, frühere Auskünfte, die Eigenheiten eines Betriebs. Dieses Wissen entsteht in der Kommunikation und geht mit der Person, die es hat. Wir halten es am Mandat.
Wissen validieren
Eine Auskunft an Mandanten braucht eine Fundstelle
In der Steuerberatung ist eine plausible, aber falsche Antwort teurer als keine. Deshalb bereitet KI bei uns nur vor, was eine Quelle hat – und ein Mensch gibt frei.
Anwendungsfälle
Konkrete Abläufe zum Einstieg
Wir beginnen mit einem Ablauf, der heute spürbar Zeit kostet. Erst wenn er trägt, kommt der nächste dazu.
Belegnachforderung vorbereiten
Fehlende Belege erkennen und die Nachforderung mit konkreten Positionen vorbereiten.
Mandanteneingang automatisch zuordnen
Mails, Fotos und Uploads landen beim richtigen Mandat und Anliegen.
Fristenrisiko früh erkennen
Bevorstehende Fristen gegen fehlende Unterlagen und offene Rückfragen legen.
Wiederkehrende Mandantenfragen beantworten
Antwortentwürfe aus freigegebenen Merkblättern – mit Quelle, geprüft von Ihnen.
Übergabe bei Betreuerwechsel
Offene Punkte und Sonderabsprachen je Mandat übergeben – mit Quelle.
Ihre Werkzeuge bleiben
Wir lösen keine Systeme ab, die in der Steuerberatung gut funktionieren. Wo eine Schnittstelle existiert, binden wir an; wo nicht, klären wir in der Analysephase, was möglich ist und mit welchem Aufwand.
Wie Integrationen ablaufen →In der Branche verbreitet
- BMD
- DATEV
- RZL
- FinanzOnline
- Microsoft 365
- Mandantenportale
Die Nennung bedeutet nicht, dass für jedes dieser Systeme schon eine fertige Anbindung besteht.
Branchenneutral
OfficeHub: Alle Kanäle. Ein sauberer Vorgang.
Die Basis-Vorgangsplattform. Kommunikation, Anfragen und Aufgaben laufen zentral zusammen. Sie starten mit Vorgängen; wenn das Geschäft komplexer wird, wächst die Struktur mit, ohne dass Sie etwas umbauen. Es sind dieselben Vorgänge.
Erstgespräch
Sehen wir uns an, wo in der Steuerberatung bei Ihnen Zeit verloren geht.
Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir schauen uns an, worüber in Ihrem Betrieb kommuniziert wird, wo Vorgänge auseinanderfallen und was sich mit welchem Aufwand automatisieren lässt. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenBleibt unsere Kanzleisoftware führend?
Ja. Buchhaltung, Lohn und Erklärungen bleiben in Ihrem Kanzleiprogramm. Wir ordnen die Kommunikation davor und danach – Anfragen, Belege, Rückfragen.
Wie verhält sich das zur Verschwiegenheitspflicht?
Wir arbeiten als Auftragsverarbeiter auf Ihre Weisung, mit Auftragsverarbeitungsvertrag. Welche Inhalte welche Schutzstufe bekommen, legen wir gemeinsam fest, bevor etwas angebunden wird.
Lohnt sich das auch für kleine Kanzleien?
Gerade dort, wo wenige Personen viele Mandanten betreuen, fällt jede Nachfass-Schleife ins Gewicht. Ob es sich rechnet, klären wir im Erstgespräch an Ihren eigenen Abläufen.
Womit fangen wir an?
Mit einem Ablauf, der heute spürbar Zeit kostet – oft die Belegnachforderung oder die Zuordnung des Kanzleipostfachs. Erst wenn dieser eine Ablauf trägt, kommt der nächste dazu.