Kommunikation in der Steuerberatung
Ihre Mandanten schicken, wie sie wollen. Bei Ihnen kommt es geordnet an.
Der eine nutzt das Portal, die andere schickt Fotos per Mail, der dritte ruft an. Wir sorgen dafür, dass am Ende ein Vorgang je Anliegen steht – mit allem, was dazugehört.
Die Ausgangslage
Viele Kanzleien haben ein Mandantenportal eingeführt und festgestellt, dass ein Teil der Mandanten es nie benutzt. Die Unterlagen kommen weiter per Mail, per Post oder als Foto vom Handy. Das Portal ist dann ein Kanal mehr, nicht einer weniger.
Das Ergebnis ist doppelte Arbeit: nachsehen, ob etwas schon da ist, Belege umbenennen, Anfragen weiterleiten, weil die zuständige Person gerade im Termin ist.
Besonders in den Wochen vor Abgabeterminen wird daraus ein Engpass. Dann zählt nicht, wie schnell jemand bucht, sondern wie schnell klar ist, was von welchem Mandanten noch fehlt und wer darauf wartet.
Vorgehen
So setzen wir an
Schritt 1
Eingänge zuordnen
Jede eingehende Nachricht und jeder Beleg wird einem Mandat und einem Anliegen zugeordnet – egal, über welchen Kanal er kommt.
Schritt 2
Anliegen erkennen
Beleg zum laufenden Monat, Frage zum Bescheid, Terminwunsch, Änderung von Stammdaten. Die Einordnung entscheidet, wer übernimmt.
Schritt 3
Nachforderungen vorbereiten
Fehlt etwas, entsteht ein Entwurf der Nachforderung mit genau den fehlenden Positionen. Ihr Team prüft und versendet.
Schritt 4
Offenes nachhalten
Zugesagte Rückrufe und ausstehende Unterlagen bleiben sichtbar, bis sie erledigt sind – nicht bis jemand daran denkt.
Ein typischer Fall
Ein Mandant schickt zwölf Fotos von Tankbelegen und schreibt dazu „Rest kommt nächste Woche“. Die Belege werden dem Mandat und dem Monat zugeordnet, der Hinweis wird als offene Zusage vermerkt. Kommt nach einer Woche nichts, liegt der Sachbearbeiterin ein Erinnerungsentwurf vor, der die noch fehlenden Konten nennt.
Wo der Mensch entscheidet
Kein Schreiben an Mandanten geht ohne Freigabe hinaus. Steuerliche Auskünfte formuliert das System nicht selbstständig, es bereitet sie aus dem Kontext des Mandats vor.
Unsere Rolle und Grundsätze →Anwendungsfälle
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- Wissensmanagement →Was über einen Mandanten bekannt ist, sollte nicht in einem Kopf liegen
- Wissen validieren →Eine Auskunft an Mandanten braucht eine Fundstelle
Erstgespräch
Sehen wir uns Ihren größten Zeitfresser an.
Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir schauen uns an, worüber in Ihrem Betrieb kommuniziert wird, wo Vorgänge auseinanderfallen und was sich mit welchem Aufwand automatisieren lässt. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktMüssen Mandanten ihr Verhalten ändern?
Nein. Gerade das ist der Punkt: Die Ordnung entsteht in der Kanzlei, nicht beim Mandanten.
Ersetzt das unser Mandantenportal?
Nein. Das Portal bleibt ein Kanal unter mehreren. Was darüber kommt, landet im selben Vorgang wie die Mail zum gleichen Thema.
Wer sieht die Kommunikation eines Mandats?
Wer auch heute darauf Zugriff hat. Die Berechtigungen folgen Ihrer Kanzleiorganisation.