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Made in Austria

Anwendungsfall · Steuerberatung

Mandanteneingang automatisch zuordnen

Mails, Fotos und Uploads landen beim richtigen Mandat und Anliegen.

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Das Problem

Ein zentrales Kanzleipostfach ist praktisch für Mandanten und mühsam für das Team. Jemand muss jeden Eingang lesen, zuordnen und weiterleiten. Bei Absendern mit mehreren Firmen oder privaten Adressen ist das nicht trivial.

Ablauf

So läuft es

  1. Schritt 1

    Absender und Inhalt erkennen

    Wer schreibt, zu welchem Mandat gehört das, worum geht es? Auch dann, wenn eine Person mehrere Mandate hat.

  2. Schritt 2

    Vorschlag

    Mandat, Anliegen und zuständige Person werden vorgeschlagen. Ist die Zuordnung unsicher, steht das dabei.

  3. Schritt 3

    Bestätigung

    Ihr Team bestätigt oder korrigiert. Korrekturen fließen in künftige Vorschläge ein.

Was sich ändert

  • Das zentrale Postfach wird zur Eingangsstelle statt zur Sortieraufgabe
  • Vertretungen sehen sofort, was zu ihren Mandaten eingegangen ist
  • Unsichere Fälle werden als solche markiert, nicht geraten

Themen: Kommunikation in der Steuerberatung

Freigabestufe Gelb

Das System bereitet vor, ein Mensch prüft und gibt frei.

Die Zuordnung hat keine Außenwirkung, kann aber in falsche Hände führen. Deshalb bestätigt anfangs ein Mensch; nach der Messphase kann die Stufe neu bewertet werden.

Wie die Freigabestufen funktionieren →

Steuerberatung

Weitere Anwendungsfälle in der Steuerberatung

Belegnachforderung vorbereiten

Fehlende Belege erkennen und die Nachforderung mit konkreten Positionen vorbereiten.

Fristenrisiko früh erkennen

Bevorstehende Fristen gegen fehlende Unterlagen und offene Rückfragen legen.

Wiederkehrende Mandantenfragen beantworten

Antwortentwürfe aus freigegebenen Merkblättern – mit Quelle, geprüft von Ihnen.

Übergabe bei Betreuerwechsel

Offene Punkte und Sonderabsprachen je Mandat übergeben – mit Quelle.

Alles zu Steuerberatung →

Erstgespräch

Passt dieser Ablauf zu Ihrem Betrieb?

Im Erstgespräch sehen wir uns an, wie der Ablauf bei Ihnen heute läuft, welche Systeme beteiligt sind und ob er ein guter Einstieg ist. Unverbindlich.

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Häufig gestellte Fragen

Kontakt
Was passiert mit Mails, die zu keinem Mandat passen?

Sie bleiben im Eingang und werden als nicht zugeordnet gekennzeichnet. Ein Vorschlag wird nur gemacht, wenn es eine begründete Zuordnung gibt.

Wird dafür die Mandantenliste kopiert?

Für die Zuordnung braucht es Namen, Adressen und Zuständigkeit. Führend bleibt Ihr Kanzleiprogramm.