Wissensmanagement in der Steuerberatung
Was über einen Mandanten bekannt ist, sollte nicht in einem Kopf liegen
Sonderabsprachen, frühere Auskünfte, die Eigenheiten eines Betriebs. Dieses Wissen entsteht in der Kommunikation und geht mit der Person, die es hat. Wir halten es am Mandat.
Die Ausgangslage
Die Fachsoftware kennt Zahlen und Fristen. Was sie nicht kennt: dass der Mandant Rechnungen grundsätzlich gesammelt im Quartal schickt, dass vor zwei Jahren eine bestimmte Vorgehensweise mit dem Finanzamt abgestimmt wurde, dass die Ansprechperson gewechselt hat.
Solches Wissen steht in Mails und Gesprächsnotizen. Bei einem Wechsel der Sachbearbeitung wird es zur Übergabe-Mail – oder zur Lücke, die erst im nächsten Jahr auffällt.
Dazu kommt das Kanzleiwissen selbst: wie bestimmte Fälle intern gehandhabt werden, welche Vorlage für welchen Zweck gedacht ist, wer sich mit welchem Sonderthema auskennt. Auch das steht selten an einer Stelle, sondern verteilt in alten Mails und den Erinnerungen erfahrener Kolleginnen und Kollegen.
Vorgehen
So setzen wir an
Schritt 1
Quellen anbinden
Postfächer, Ablage und Gesprächsnotizen werden je Mandat verbunden, nicht in eine neue Datenbank kopiert.
Schritt 2
Absprachen erkennen
Zusagen, Sonderregelungen und getroffene Entscheidungen werden aus der Kommunikation herausgezogen und mit Fundstelle am Mandat angezeigt.
Schritt 3
Übergaben vorbereiten
Wechselt die Betreuung, entsteht eine Übersicht: was offen ist, was vereinbart wurde, worauf zu achten ist – jeweils mit Verweis auf die Quelle.
Ein typischer Fall
Eine langjährige Mitarbeiterin geht in Pension. Für ihre Mandate entsteht vor dem Wechsel je eine Übersicht der offenen Punkte und der vereinbarten Besonderheiten, jeweils mit Link auf die ursprüngliche Mail. Die Nachfolgerin geht die Liste mit ihr gemeinsam durch, statt Monate später auf Lücken zu stoßen.
Wo der Mensch entscheidet
Das Wissen bleibt in Ihrer Ablage und Ihrem Postfach. Wir zeigen es am richtigen Mandat an, wir legen keinen zweiten Bestand an.
Unsere Rolle und Grundsätze →Anwendungsfälle
Passende Abläufe in der Steuerberatung
Weitere Themen in der Steuerberatung
- Datenanalyse →Wo Ihre Kanzlei Zeit verliert, steht in Ihren Postfächern
- Kommunikation →Ihre Mandanten schicken, wie sie wollen. Bei Ihnen kommt es geordnet an.
- Wissen validieren →Eine Auskunft an Mandanten braucht eine Fundstelle
Erstgespräch
Sehen wir uns Ihren größten Zeitfresser an.
Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir schauen uns an, worüber in Ihrem Betrieb kommuniziert wird, wo Vorgänge auseinanderfallen und was sich mit welchem Aufwand automatisieren lässt. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktMüssen wir Mandantenakten neu anlegen?
Nein. Die vorhandene Ablage bleibt, wie sie ist. Wir verbinden sie mit der Kommunikation.
Funktioniert das auch mit Altbeständen?
Ja, sofern sie digital vorliegen. Welche Zeiträume sinnvoll sind, legen wir je Ablauf fest – nicht alles Alte ist für heute relevant.
Was, wenn eine Absprache falsch erkannt wird?
Jede erkannte Absprache zeigt ihre Quelle. Ihr Team kann sie bestätigen oder verwerfen, bevor sie als gültig gilt.