Wissensmanagement in der Anwaltskanzlei
Die beste Vorlage ist oft ein eigener Schriftsatz aus einem früheren Verfahren
Kanzleiwissen steckt selten in der Mustersammlung. Es steckt in abgeschlossenen Akten, in Mails zwischen Partnern und in der Erinnerung derer, die ein Verfahren geführt haben. Wir machen es auffindbar, ohne es umzuziehen.
Die Ausgangslage
Viele Kanzleien haben irgendwann eine Mustersammlung angelegt. Gepflegt wird sie selten, weil die Zeit für das Aufbereiten fehlt. Die tatsächlich verwendeten Vorlagen sind die letzten eigenen Schriftsätze zum gleichen Thema, und die findet nur, wer sich erinnert, in welcher Akte sie liegen.
Neben den Texten gibt es Erfahrungswissen: wie ein bestimmtes Gericht mit Beweisanträgen umgeht, welche Sachverständigen sich bewährt haben, welche Linie in einer Deckungsfrage schon einmal getragen hat. Dieses Wissen steht in Aktenvermerken und internen Mails, nicht in einer Rechtsdatenbank.
Scheidet ein Partner aus oder wechselt eine Konzipientin die Kanzlei, geht ein Teil davon mit. Übrig bleiben die Akten, aber niemand weiß mehr, welche davon die guten Beispiele enthalten.
Vorgehen
So setzen wir an
Schritt 1
Akten und Ablage verbinden
Dokumentenmanagement, Kanzleisoftware und Postfächer werden angebunden, nicht kopiert. Die Akte bleibt dort, wo sie heute liegt, und die Kanzleisoftware bleibt führend.
Schritt 2
Nach dem Problem suchen, nicht nach dem Dateinamen
Wer an einem neuen Mandat arbeitet, sucht nach der Fragestellung, etwa Mietzinsminderung wegen Feuchtigkeit oder Konkurrenzklausel nach Kündigung. Gefunden werden frühere Schriftsätze und Vermerke dazu, jeweils mit Akte und Datum.
Schritt 3
Zugriffsrechte und Abschottung übernehmen
Wer eine Akte in der Kanzleisoftware nicht öffnen darf, findet sie auch hier nicht. Abgeschottete Mandate bleiben abgeschottet.
Schritt 4
Übergaben aus der Akte
Wechselt die Zuständigkeit, entsteht eine Übersicht über Verfahrensstand, getroffene Absprachen und offene Punkte, jeweils mit Verweis auf das Ursprungsdokument.
Ein typischer Fall
Eine Konzipientin soll eine Berufung in einer Gewährleistungssache vorbereiten. Statt im Kollegenkreis herumzufragen, sucht sie nach der Fragestellung und erhält mehrere frühere Schriftsätze der Kanzlei zum selben Mangelthema, einen davon mit einem Vermerk zum Ausgang des Verfahrens. Sie sieht, welcher Ansatz damals nicht durchgedrungen ist, und bespricht die Strategie mit dem Partner, bevor sie zu schreiben beginnt.
Wo der Mensch entscheidet
Gefundene Texte sind Ausgangsmaterial, keine geprüfte Rechtslage. Ob eine frühere Argumentation nach heutiger Rechtsprechung noch trägt, prüft die Anwältin oder der Anwalt. Das Wissen bleibt in Ihrer Ablage; wir legen keinen zweiten Aktenbestand an.
Unsere Rolle und Grundsätze →Anwendungsfälle
Passende Abläufe in der Anwaltskanzlei
Weitere Themen in der Anwaltskanzlei
- Datenanalyse →Welche Akte gerade still liegt, zeigt die Korrespondenz
- Kommunikation →Vier Absender, ein Verfahren, eine Akte
- Wissen validieren →Eine erfundene Fundstelle ist schlimmer als keine
Erstgespräch
Sehen wir uns Ihren größten Zeitfresser an.
Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir schauen uns an, worüber in Ihrem Betrieb kommuniziert wird, wo Vorgänge auseinanderfallen und was sich mit welchem Aufwand automatisieren lässt. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktErsetzt das eine Rechtsdatenbank?
Nein. Rechtsdatenbanken liefern Normen, Entscheidungen und Literatur. Hier geht es um das Wissen Ihrer eigenen Kanzlei: Schriftsätze, Vermerke, Erfahrungen. Beides ergänzt sich.
Was ist mit Akten, auf die nur bestimmte Personen Zugriff haben?
Die Zugriffsrechte aus Ihren Systemen gelten weiter. Eine abgeschottete Akte erscheint für niemanden, der sie dort nicht öffnen darf.
Müssen alte Akten zuerst aufbereitet werden?
Nein. Sinnvoll ist, mit den Rechtsgebieten zu beginnen, in denen am häufigsten auf frühere Arbeit zurückgegriffen wird. Welche Zeiträume angebunden werden, bestimmen Sie.