Kommunikation in der Anwaltskanzlei
Vier Absender, ein Verfahren, eine Akte
In einem gewöhnlichen Zivilverfahren schreiben Gericht, Gegenseite, Mandant und oft eine Rechtsschutzversicherung, jeweils auf eigenem Weg. Wir sorgen dafür, dass alles bei derselben Akte ankommt und nichts ungeprüft hinausgeht.
Die Ausgangslage
Kaum ein Betrieb hat so viele unterschiedliche Kanäle wie eine Kanzlei: elektronischer Rechtsverkehr mit dem Gericht, Mail mit der Gegenseite, Telefon und Messenger mit Mandanten, Papierpost, die gescannt wird, dazu Portale und Postfächer der Rechtsschutzversicherer. Jeder Kanal hat sein eigenes Eingangsfach und oft eine eigene zuständige Person.
Für das Sekretariat heißt das: jeden Eingang öffnen, die Akte suchen, auf Fristrelevanz prüfen, weiterleiten. Wer im Urlaub vertritt, arbeitet sich durch mehrere Systeme, bevor klar ist, wo ein Verfahren steht.
Nach außen ist die Lage heikler als in anderen Branchen. Ein Schreiben an die Gegenseite mit einer unbedachten Formulierung oder eine Nachricht an den falschen Empfänger lässt sich nicht zurückholen. Jede Unterstützung muss deshalb mit einer klaren Freigabe enden.
Vorgehen
So setzen wir an
Schritt 1
Eingänge der Akte zuordnen
Gerichtliches Aktenzeichen, Ihr Kanzleizeichen, Parteinamen und Betreff werden abgeglichen. Fehlt ein eindeutiges Merkmal, bleibt der Eingang als unsicher markiert, statt geraten zu werden.
Schritt 2
Art des Schriftstücks erkennen
Ladung, Beschluss, Schriftsatz der Gegenseite, Deckungszusage, Rückfrage des Mandanten. Die Einordnung bestimmt, ob eine Fristprüfung nötig ist und wer den Eingang zuerst sehen muss.
Schritt 3
Routineschreiben vorbereiten
Für wiederkehrende Schreiben – Sachstandsmitteilung, Deckungsanfrage an den Rechtsschutzversicherer, Übermittlung einer Kopie an den Mandanten – entsteht ein Entwurf aus dem Inhalt der Akte. Geprüft und freigegeben wird er von der zuständigen Anwältin oder dem Anwalt.
Schritt 4
Zusagen nachhalten
Zugesagte Rückrufe, angekündigte Unterlagen des Mandanten und erbetene Stellungnahmen bleiben an der Akte sichtbar, bis sie erledigt sind.
Ein typischer Fall
Ein Mandant schickt am Abend per Messenger das Foto eines Briefes, den ihm die Gegenseite direkt zugestellt hat, und fragt, ob er antworten soll. Am Morgen liegt das Foto bei der richtigen Akte, gekennzeichnet als Eingang des Mandanten mit dem Vermerk, dass die Gegenseite die Partei unmittelbar angeschrieben hat. Für die Rückmeldung an den Mandanten liegt ein kurzer Entwurf bereit: Eingang bestätigt, bitte nicht selbst reagieren, die Kanzlei meldet sich. Die Anwältin ergänzt einen Satz und gibt frei.
Wo der Mensch entscheidet
Nichts verlässt die Kanzlei ohne Freigabe. Routineschreiben an Mandanten laufen über die Stufe Gelb, Schriftsätze und inhaltliche Stellungnahmen gegenüber Gericht und Gegenseite über Rot: Dort formuliert und verantwortet die Anwältin oder der Anwalt selbst. Das System gibt keine Rechtsauskunft.
Unsere Rolle und Grundsätze →Anwendungsfälle
Passende Abläufe in der Anwaltskanzlei
Mandatsanlage aus der Erstanfrage vorbereiten
Beteiligte und Sachverhalt aus der Erstanfrage erfassen und mit früheren Akten abgleichen.
Fristrelevante Eingänge kennzeichnen
Zustellungen mit Fristbezug erkennen und der Fristenkontrolle vorlegen.
Sachstandsanfragen von Mandanten vorbereiten
Antwortentwürfe auf Standfragen aus dem Verlauf der Akte, freigegeben von der Anwältin.
Schreiben der Gegenseite aufbereiten
Neue Behauptungen der Gegenseite gegen die eigene Akte legen – mit Fundstelle, ohne Antwortentwurf.
Weitere Themen in der Anwaltskanzlei
- Datenanalyse →Welche Akte gerade still liegt, zeigt die Korrespondenz
- Wissensmanagement →Die beste Vorlage ist oft ein eigener Schriftsatz aus einem früheren Verfahren
- Wissen validieren →Eine erfundene Fundstelle ist schlimmer als keine
Erstgespräch
Sehen wir uns Ihren größten Zeitfresser an.
Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir schauen uns an, worüber in Ihrem Betrieb kommuniziert wird, wo Vorgänge auseinanderfallen und was sich mit welchem Aufwand automatisieren lässt. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktVersendet das System Schriftsätze an das Gericht?
Nein. Der Versand über den elektronischen Rechtsverkehr bleibt vollständig bei Ihnen. Das System ordnet Eingänge zu und bereitet allenfalls Begleit- oder Informationsschreiben vor.
Was geschieht mit Zustellungen, die eine Frist auslösen?
Sie werden als fristrelevant gekennzeichnet und der Akte zugeordnet. Berechnung, Eintragung ins Fristenbuch und Kontrolle bleiben bei der Kanzlei, nach Ihren bestehenden Regeln.
Können Mandanten weiterhin per Messenger schreiben?
Ob Sie diesen Kanal zulassen, entscheiden Sie. Wenn ja, landet die Nachricht bei derselben Akte wie Mail und Post zum gleichen Verfahren.