Anwendungsfall · Rechtsanwaltskanzleien
Sachstandsanfragen von Mandanten vorbereiten
Antwortentwürfe auf Standfragen aus dem Verlauf der Akte, freigegeben von der Anwältin.
Das Problem
Mandanten wollen wissen, was in ihrer Sache passiert, und das zu Recht. Für die Kanzlei bedeutet jede Standfrage, die Akte zu öffnen, die letzten Eingänge zu lesen, den nächsten Termin nachzusehen und eine verständliche Antwort zu formulieren. Bei vielen laufenden Verfahren summiert sich das zu einem spürbaren Teil des Tages.
Oft gehen solche Fragen bei der Anwältin selbst ein, weil der Mandant ihre Durchwahl hat. Das Sekretariat könnte vorbereiten, weiß aber nicht immer, dass eine Antwort aussteht.
Ablauf
So läuft es
Schritt 1
Standfrage erkennen
Eingehende Nachrichten, die nach dem Stand eines Verfahrens fragen, werden als solche erkannt und der Akte zugeordnet, gleichgültig ob sie per Mail, Telefonnotiz oder Messenger kommen.
Schritt 2
Stand aus der Akte zusammenstellen
Letzte Eingänge und Ausgänge, nächster Termin und offene Punkte werden mit Verweis auf die jeweiligen Schriftstücke zusammengestellt.
Schritt 3
Entwurf in verständlicher Sprache
Daraus entsteht ein Antwortentwurf ohne Fachjargon und ohne rechtliche Bewertung. Prognosen zum Ausgang enthält er grundsätzlich nicht.
Schritt 4
Freigabe und Versand
Die zuständige Anwältin oder der Anwalt liest, ergänzt eine Einschätzung, wo sie angebracht ist, und gibt frei.
Was sich ändert
- Standfragen werden beantwortet, ohne dass jemand die ganze Akte durchgehen muss
- Häufungen von Nachfragen in bestimmten Verfahrensphasen werden sichtbar
- Mandanten erhalten eine einheitliche, nachvollziehbare Information
Themen: Kommunikation in der Anwaltskanzlei · Datenanalyse in der Anwaltskanzlei
Das System bereitet vor, ein Mensch prüft und gibt frei.
Die Antwort geht an den Mandanten und kann Erwartungen wecken. Deshalb bereitet das System vor, und die zuständige Anwältin oder der Anwalt gibt frei.
Wie die Freigabestufen funktionieren →Rechtsanwaltskanzleien
Weitere Anwendungsfälle in der Anwaltskanzlei
Mandatsanlage aus der Erstanfrage vorbereiten
Beteiligte und Sachverhalt aus der Erstanfrage erfassen und mit früheren Akten abgleichen.
Fristrelevante Eingänge kennzeichnen
Zustellungen mit Fristbezug erkennen und der Fristenkontrolle vorlegen.
Schreiben der Gegenseite aufbereiten
Neue Behauptungen der Gegenseite gegen die eigene Akte legen – mit Fundstelle, ohne Antwortentwurf.
Stillstehende Akten erkennen
Akten ohne Bewegung trotz offener Anfrage als internen Hinweis melden.
Erstgespräch
Passt dieser Ablauf zu Ihrem Betrieb?
Im Erstgespräch sehen wir uns an, wie der Ablauf bei Ihnen heute läuft, welche Systeme beteiligt sind und ob er ein guter Einstieg ist. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktEnthält der Entwurf eine Einschätzung der Erfolgsaussichten?
Nein. Er beschreibt nur, was in der Akte geschehen ist und was als Nächstes ansteht. Jede Einschätzung ergänzt die Anwältin oder der Anwalt selbst.
Was, wenn die Akte unvollständig ist?
Dann weist der Entwurf darauf hin, etwa wenn ein angekündigter Schriftsatz der Gegenseite noch nicht zugeordnet ist. Lücken werden benannt, nicht überspielt.