Anwendungsfall · Rechtsanwaltskanzleien
Stillstehende Akten erkennen
Akten ohne Bewegung trotz offener Anfrage als internen Hinweis melden.
Das Problem
Zwischen zwei Fristen kann eine Akte unbemerkt liegen bleiben. Die Fristenkontrolle schlägt nicht an, weil keine Frist läuft, und doch wartet jemand: der Mandant auf eine Rückmeldung zum Vergleichsvorschlag, die Gegenseite auf eine angekündigte Stellungnahme, der Rechtsschutzversicherer auf einen Zwischenbericht.
Solche stillen Akten fallen meistens erst auf, wenn der Mandant sich beschwert. Bis dahin ist Vertrauen verloren, das sich mit einem rechtzeitigen Zweizeiler hätte halten lassen.
Ablauf
So läuft es
Schritt 1
Bewegung je Akte erfassen
Aus der zugeordneten Korrespondenz wird für jede Akte festgehalten, wann zuletzt etwas einging und hinausging und ob eine Anfrage oder Zusage offen ist.
Schritt 2
Schwellen festlegen
Wann eine Akte als still gilt, legt die Kanzlei fest, gegebenenfalls unterschiedlich nach Rechtsgebiet und Verfahrensart.
Schritt 3
Hinweis an die Zuständigen
Akten, die eine Schwelle überschreiten und eine offene Anfrage haben, erscheinen als Hinweis bei der betreuenden Person, mit dem konkreten offenen Punkt.
Was sich ändert
- Wartende Mandanten fallen auf, bevor sie sich beschweren
- Vertretungen erkennen auch bei fremden Akten, wo eine Reaktion fällig ist
- Die Kanzleileitung sieht, in welchen Verfahrensphasen Akten typischerweise ins Stocken geraten
Läuft selbstständig – intern, mit eindeutigem Ergebnis.
Der Hinweis bleibt in der Kanzlei, enthält keine rechtliche Bewertung und löst selbst nichts nach außen aus. Er darf deshalb selbstständig laufen.
Wie die Freigabestufen funktionieren →Rechtsanwaltskanzleien
Weitere Anwendungsfälle in der Anwaltskanzlei
Mandatsanlage aus der Erstanfrage vorbereiten
Beteiligte und Sachverhalt aus der Erstanfrage erfassen und mit früheren Akten abgleichen.
Fristrelevante Eingänge kennzeichnen
Zustellungen mit Fristbezug erkennen und der Fristenkontrolle vorlegen.
Sachstandsanfragen von Mandanten vorbereiten
Antwortentwürfe auf Standfragen aus dem Verlauf der Akte, freigegeben von der Anwältin.
Schreiben der Gegenseite aufbereiten
Neue Behauptungen der Gegenseite gegen die eigene Akte legen – mit Fundstelle, ohne Antwortentwurf.
Erstgespräch
Passt dieser Ablauf zu Ihrem Betrieb?
Im Erstgespräch sehen wir uns an, wie der Ablauf bei Ihnen heute läuft, welche Systeme beteiligt sind und ob er ein guter Einstieg ist. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktWird gemessen, wie schnell einzelne Anwälte arbeiten?
Nein. Der Hinweis bezieht sich auf die Akte und ihren offenen Punkt. Auswertungen über Personen sind nicht vorgesehen.
Gilt das auch für ruhende Verfahren?
Akten, die bewusst ruhen, etwa wegen Unterbrechung oder Vergleichsgesprächen, lassen sich von den Hinweisen ausnehmen. Das entscheidet die betreuende Person.