Wissensmanagement für Compliance-Verantwortliche
Die gültige Regel muss leichter zu finden sein als die alte
Richtlinien, Freigabegrenzen und frühere Grundsatzentscheidungen existieren meist in mehreren Fassungen. Wer im Alltag nachschlägt, nimmt die, die er zuerst findet. Wir sorgen dafür, dass die gültige mit Quelle und Stand vorne steht.
Die Ausgangslage
Eine Richtlinie wird überarbeitet und im Intranet veröffentlicht. Die alte Fassung liegt aber weiter im Abteilungsordner, als Anhang in einer Rundmail und als Ausdruck an der Pinnwand. Für Mitarbeitende ist nicht erkennbar, welche Fassung gilt.
Dazu kommt Entscheidungswissen: wie in einem früheren Grenzfall entschieden wurde und warum. Dieses Wissen steckt in Mailverläufen und in den Köpfen derer, die damals beteiligt waren. Wechselt eine Person, ist die Begründung weg, und der nächste Grenzfall wird anders entschieden.
Für Compliance entsteht daraus ein doppeltes Risiko: Regeln werden nicht befolgt, weil sie nicht gefunden werden, und gleich gelagerte Fälle werden unterschiedlich behandelt, weil die frühere Begründung fehlt. Schulungen allein lösen das nicht, denn nachgeschlagen wird im Moment der Entscheidung.
Vorgehen
So setzen wir an
Schritt 1
Gültige Quellen festlegen
Welche Dokumente als verbindlich gelten, bestimmt Compliance. Ältere Fassungen bleiben in der Ablage, werden aber nicht als Antwortgrundlage herangezogen.
Schritt 2
Entscheidungen mit Begründung verknüpfen
Grundsatzentscheidungen aus der Kommunikation werden mit Fundstelle erkannt und dem Thema zugeordnet. Bestätigt wird jede Zuordnung von einer zuständigen Person.
Schritt 3
Stand sichtbar machen
Jede Antwort zeigt, aus welchem Dokument und welcher Fassung sie stammt. Stößt das System auf eine ältere Fassung im Umlauf, wird das markiert.
Ein typischer Fall
In einer Gemeinde gilt seit kurzem eine neue Wertgrenze für Direktvergaben. Eine Mitarbeiterin fragt im System nach dem Vorgehen bei einer Beschaffung. Die Antwort stützt sich auf die neue Fassung der Vergaberichtlinie und weist darauf hin, dass im Abteilungsordner noch die alte Fassung liegt. Die zuständige Person lässt sie entfernen.
Wo der Mensch entscheidet
Wir legen keinen zweiten Richtlinienbestand an; die Dokumente bleiben in Ihrer Ablage. Welche Fassung gilt und wie eine Regel auszulegen ist, entscheidet Ihr Haus, nicht das System.
Unsere Rolle und Grundsätze →Weitere Themen für Compliance-Verantwortliche
Wissensmanagement aus anderer Sicht
Erstgespräch
Sehen wir uns Ihren größten Zeitfresser an.
Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir schauen uns an, worüber in Ihrem Betrieb kommuniziert wird, wo Vorgänge auseinanderfallen und was sich mit welchem Aufwand automatisieren lässt. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktMuss jede Richtlinie neu erfasst werden?
Nein. Die vorhandenen Dokumente werden angebunden. Festgelegt wird nur, welche als gültig gelten.
Was passiert bei widersprüchlichen Regelungen?
Der Widerspruch wird angezeigt, mit beiden Fundstellen. Aufgelöst wird er von der zuständigen Person.
Können vertrauliche Entscheidungen ausgenommen werden?
Ja. Umfang und Datenklasse jeder Quelle werden festgelegt; was ausgenommen ist, wird nicht gelesen.