Wissensmanagement für das Qualitätsmanagement
Freigegeben ist eine Fassung. Gearbeitet wird oft mit einer anderen.
Gelenkte Dokumente sind im Dokumentensystem sauber versioniert. In Mails, auf Laufwerken und an Arbeitsplätzen kursieren trotzdem ältere oder abgewandelte Fassungen. Wir machen sichtbar, welche wo verwendet wird.
Die Ausgangslage
Eine Prüfanweisung wird überarbeitet, freigegeben und im Dokumentensystem veröffentlicht. In der Praxis hat sich jemand die alte Fassung als PDF abgelegt, ein Teamleiter hat eine Version mit eigenen Ergänzungen per Mail verteilt, und neue Mitarbeitende bekommen die Datei, die der Kollege am Platz gerade offen hat.
Das Qualitätsmanagement weiß, welche Fassung gilt. Es weiß nicht, welche tatsächlich benutzt wird. Auffällig wird das erst, wenn ein Fehler auftritt, der mit der aktuellen Anweisung nicht hätte passieren dürfen.
Dazu kommt Erfahrungswissen, das nie den Weg in ein gelenktes Dokument gefunden hat: der Kniff bei einer bestimmten Maschine, die bekannte Schwäche eines Zulieferteils. Es wird mündlich weitergegeben, bis die Person geht.
Vorgehen
So setzen wir an
Schritt 1
Freigegebene Fassung als Bezug
Das Dokumentensystem bleibt führend. Seine aktuelle Fassung ist der Maßstab, an dem andere Fundstellen gemessen werden.
Schritt 2
Abweichende Fassungen finden
In angebundenen Postfächern und Ablagen werden Dateien erkannt, die einer gelenkten Anweisung entsprechen, aber einen älteren Stand oder Abwandlungen tragen. Das Ergebnis ist eine Liste mit Fundstellen.
Schritt 3
Erfahrungswissen sichtbar machen
Wiederkehrende Hinweise aus der Kommunikation, die in keinem Dokument stehen, werden mit Quelle gesammelt. Ob daraus eine Änderung der Anweisung wird, entscheidet das Qualitätsmanagement.
Ein typischer Fall
Auf einer Baustelle wird eine Abdichtung nach einer Verarbeitungsanweisung ausgeführt, die bereits ersetzt wurde. Die Durchsicht der Projektablage zeigt, dass die alte Fassung als Anhang in einer Rundmail an mehrere Bauleiter gegangen war. Das Qualitätsmanagement informiert die Empfänger gezielt und ergänzt die neue Fassung um den Hinweis aus der Praxis, der den Teamleiter damals zu seiner eigenen Version bewogen hatte.
Wo der Mensch entscheidet
Wir verwalten keine Dokumente und lenken keine Fassungen; das bleibt Aufgabe Ihres Dokumentensystems und Ihres Qualitätsmanagements. Gefundene Abweichungen werden gemeldet, nicht eigenmächtig gelöscht.
Unsere Rolle und Grundsätze →Weitere Themen für das Qualitätsmanagement
Wissensmanagement aus anderer Sicht
Erstgespräch
Sehen wir uns Ihren größten Zeitfresser an.
Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir schauen uns an, worüber in Ihrem Betrieb kommuniziert wird, wo Vorgänge auseinanderfallen und was sich mit welchem Aufwand automatisieren lässt. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktLöscht das System alte Fassungen?
Nein. Es zeigt, wo sie liegen. Was damit geschieht, entscheiden Sie.
Funktioniert das auch mit Papierdokumenten?
Nur soweit sie digital vorliegen, etwa als Scan oder Anhang. Ausdrucke am Arbeitsplatz bleiben unsichtbar.
Wie erkennt das System, dass zwei Dateien dieselbe Anweisung sind?
Über Titel, Inhalt und Kennzeichnung. Unsichere Zuordnungen werden als solche markiert und von Ihrem Team bestätigt.