Wissensmanagement für die Geschäftsführung
Das wertvollste Wissen Ihres Betriebs steht in keinem Handbuch
Wer welchen Kunden wie behandelt, warum ein Lieferant bevorzugt wird, welche Sonderlösung vor Jahren vereinbart wurde: Dieses Wissen ist Betriebsvermögen. Heute liegt es verstreut in Köpfen, Postfächern und Ordnern.
Die Ausgangslage
Wissensmanagement scheitert in kleinen und mittleren Betrieben selten am Willen, sondern an der Pflege. Ein Wiki wird eingeführt, im ersten Monat gut befüllt und danach kaum noch angefasst. Nach einiger Zeit traut niemand mehr den Einträgen, weil unklar ist, was davon noch stimmt.
Für die Geschäftsführung ist das ein Risiko, das sich schlecht beziffern lässt, aber deutlich spürbar wird: bei der Nachfolge in Schlüsselpositionen, bei längeren Ausfällen, bei Wachstum, wenn neue Leute schneller produktiv werden sollen, als es das Mitlaufen erlaubt.
Die gute Nachricht: Ein großer Teil des Wissens ist bereits dokumentiert, nur nicht dort, wo man es sucht. Es steht in alten Angeboten, in Mailverläufen, in Protokollen und in Dokumenten auf dem Fileserver.
Vorgehen
So setzen wir an
Schritt 1
Quellen verbinden, nicht kopieren
Wir binden die Ablagen an, die es schon gibt, und machen sie gemeinsam durchsuchbar. Die Dokumente bleiben an ihrem Ort, Berechtigungen bleiben bestehen.
Schritt 2
Kritische Wissensträger zuerst
Gemeinsam bestimmen wir, wo der Ausfall einer Person am meisten weh täte. Dort beginnen wir, die verstreuten Informationen zu erschließen und Lücken sichtbar zu machen.
Schritt 3
Antworten mit Fundstelle
Wer eine Frage stellt, bekommt eine Antwort mit Verweis auf das Dokument oder die Mail, aus der sie stammt. So lässt sich prüfen, ob die Information noch gilt.
Schritt 4
Zuständigkeit für Wissensbereiche
Jeder Bereich bekommt eine namentlich zuständige Person, die Widersprüche und veraltete Stände klärt. Das ist eine Führungsentscheidung, die Sie treffen.
Ein typischer Fall
Der langjährige Leiter des Einkaufs kündigt an, im kommenden Jahr in Pension zu gehen. Statt einer langen Übergabeliste werden seine Lieferantenkorrespondenz, die Rahmenvereinbarungen und die Protokolle der Jahresgespräche verbunden und durchsuchbar gemacht. Wo er Sonderkonditionen nur mündlich vereinbart hat, entstehen gezielte Fragen, die er noch vor seinem Abschied beantwortet.
Wo der Mensch entscheidet
Wir bauen keinen zweiten Speicher neben Ihren Ablagen. Und wir entscheiden nicht, welches Wissen gilt: Das klären die zuständigen Personen in Ihrem Betrieb.
Unsere Rolle und Grundsätze →Weitere Themen für die Geschäftsführung
Wissensmanagement aus anderer Sicht
Erstgespräch
Sehen wir uns Ihren größten Zeitfresser an.
Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir schauen uns an, worüber in Ihrem Betrieb kommuniziert wird, wo Vorgänge auseinanderfallen und was sich mit welchem Aufwand automatisieren lässt. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktWie viel Aufwand entsteht für unsere Leute?
Weniger als bei einem neuen Wiki, weil nichts abgeschrieben werden muss. Aufwand entsteht vor allem bei den zuständigen Personen, die Widersprüche klären.
Sieht dann jeder alles?
Nein. Jede Person sieht, was sie heute schon sehen darf. Die Berechtigungen Ihrer Systeme werden übernommen, nicht ausgehebelt.
Womit fangen wir an?
Mit dem Bereich, in dem das Wissen am stärksten an einzelnen Personen hängt. Das ist meist schnell klar, wenn Sie sich fragen, wessen Urlaub am meisten Rückfragen auslöst.