Wissensmanagement für Inhaberinnen und Inhaber kleiner Betriebe
Was Sie über Ihre Kunden wissen, sollte auch jemand anderer finden können
In einem kleinen Betrieb ist die Inhaberin das Gedächtnis des Unternehmens. Das funktioniert, bis sie ausfällt, Urlaub braucht oder jemanden einstellen will. Wir helfen, dieses Wissen greifbar zu machen, ohne dass Sie Abende mit Dokumentation verbringen.
Die Ausgangslage
Welcher Kunde welchen Zugang zum Haus hat, wer immer bar zahlt, bei wem man vorher anrufen muss, welche Materialien bei welchem Objekt verbaut sind: Solches Wissen ist für die tägliche Arbeit entscheidend und steht bei den meisten Kleinbetrieben nirgends. Es liegt in Ihrem Kopf, verstreut in alten Nachrichten und in einem Notizbuch im Auto.
Spätestens wenn eine Aushilfe kommt, ein Lehrling Aufgaben übernimmt oder Sie eine Woche krank sind, wird das zum Problem. Jede Frage landet bei Ihnen, und Sie beantworten sie am Telefon, oft mitten in einer anderen Arbeit.
Ein Handbuch zu schreiben ist unrealistisch. Dafür fehlt die Zeit, und nach einem Jahr wäre es veraltet.
Vorgehen
So setzen wir an
Schritt 1
Wissen aus dem Vorhandenen erschließen
Alte Mails, Angebote, Rechnungen und Nachrichten enthalten mehr, als man denkt. Diese Quellen werden verbunden und durchsuchbar gemacht, ohne sie umzuschreiben oder zu kopieren.
Schritt 2
Kundenkarten, die sich selbst füllen
Zu jedem Kunden entsteht eine Übersicht mit früheren Aufträgen, Besonderheiten und Absprachen, jeweils mit Verweis auf die Nachricht, aus der die Information stammt.
Schritt 3
Fragen beantworten, ohne Sie zu stören
Eine Aushilfe kann nachsehen, welches Material beim letzten Mal verwendet wurde oder ob der Kunde einen Schlüssel hinterlegt hat, statt Sie anzurufen.
Schritt 4
Lücken gezielt schließen
Wo wichtige Informationen fehlen, schlägt das System eine kurze Frage an Sie vor. Sie beantworten sie per Sprachnachricht, und die Antwort wird dem Kunden zugeordnet.
Ein typischer Fall
Eine Inhaberin eines kleinen Reinigungsbetriebs stellt eine zweite Kraft ein. Bisher hat sie alle Objekte selbst betreut. Statt einer langen Einschulung kann die neue Mitarbeiterin vor jedem Einsatz nachsehen, wo der Schlüssel liegt, welche Räume ausgelassen werden und welche Mittel der Kunde nicht wünscht. Die Angaben stammen aus früheren Nachrichten der Kunden und sind jeweils mit der Quelle versehen.
Wo der Mensch entscheidet
Ihre Unterlagen bleiben dort, wo sie sind. Wir legen keinen zweiten Bestand an. Was eine Aushilfe sehen darf, bestimmen Sie, und sensible Informationen können Sie ausnehmen.
Unsere Rolle und Grundsätze →Weitere Themen für Inhaberinnen und Inhaber kleiner Betriebe
Wissensmanagement aus anderer Sicht
Erstgespräch
Sehen wir uns Ihren größten Zeitfresser an.
Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir schauen uns an, worüber in Ihrem Betrieb kommuniziert wird, wo Vorgänge auseinanderfallen und was sich mit welchem Aufwand automatisieren lässt. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktMuss ich alles nachträglich aufschreiben?
Nein. Der Ausgangspunkt ist, was bereits in Mails, Nachrichten und Dokumenten steht. Ergänzungen kommen nur dort, wo wirklich etwas fehlt.
Kann ich festlegen, was meine Mitarbeitenden sehen?
Ja. Sie bestimmen, welche Informationen für wen sichtbar sind, etwa Zugangsdaten zu Objekten nur für bestimmte Personen.
Was, wenn eine Information veraltet ist?
Weil jede Angabe auf ihre Quelle verweist, ist erkennbar, wie alt sie ist. Widersprechen sich zwei Angaben, wird das markiert, und Sie entscheiden, welche gilt.