Wissensmanagement im Maklerbüro
Was über ein Objekt bekannt ist, sollte jeder im Büro finden
Dass der Eigentümer keine Besichtigungen am Sonntag will, dass im Keller vor Jahren Feuchtigkeit war und dass ein Interessent schon beim letzten Objekt fast gekauft hätte: Dieses Wissen entsteht in Gesprächen. Wir halten es am Objekt, mit Quelle.
Die Ausgangslage
In einem Maklerbüro liegt viel Wissen bei der Person, die ein Objekt akquiriert hat. Sie kennt den Eigentümer, seine Wünsche und seine Grenzen, die Geschichte des Hauses und die Fragen, die bei Besichtigungen immer wieder kommen. Steht diese Person einmal nicht zur Verfügung, fehlt der Kontext.
Ähnlich ist es mit Interessenten. Wer schon bei einem früheren Objekt angefragt, besichtigt und abgesagt hat, ist für ein ähnliches neues Objekt ein naheliegender Kontakt. Ob das jemand bemerkt, hängt davon ab, wer die Anfrage gerade liest.
Die Maklersoftware enthält Stammdaten und Exposés. Die Absprachen, Einschränkungen und Zwischentöne stehen meist in Mails, Notizen und Nachrichten.
Vorgehen
So setzen wir an
Schritt 1
Quellen am Objekt verbinden
Kommunikation mit Eigentümer und Interessenten, Notizen und Objektunterlagen werden je Objekt verbunden, nicht in eine neue Datenbank kopiert.
Schritt 2
Absprachen erkennen
Wünsche und Vorgaben des Eigentümers, etwa zu Besichtigungszeiten, Preisgrenzen oder Schlüsselübergabe, werden aus der Kommunikation herausgezogen und mit Fundstelle angezeigt.
Schritt 3
Frühere Kontakte zeigen
Meldet sich ein Interessent erneut, erscheint, welche Objekte er bereits angefragt oder besichtigt hat und was er damals rückgemeldet hat, soweit er dem zugestimmt hat.
Ein typischer Fall
Ein Makler ist für einige Wochen nicht verfügbar, eine Kollegin übernimmt seine laufenden Objekte. Für jedes Objekt sieht sie eine Liste der Absprachen mit dem Eigentümer, offene Rückmeldungen von Interessenten und Hinweise aus bisherigen Besichtigungen, jeweils mit Verweis auf die ursprüngliche Nachricht. Beim ersten Telefonat mit einem Eigentümer weiß sie bereits, dass er Besichtigungen nur nach Voranmeldung beim Mieter wünscht.
Wo der Mensch entscheidet
Objekt- und Kontaktdaten bleiben in Ihrer Maklersoftware und Ihren Postfächern. Wir legen keinen zweiten Bestand an. Interessentendaten werden nur im Rahmen dessen genutzt, was die Interessenten Ihnen gegenüber erlaubt haben.
Unsere Rolle und Grundsätze →Anwendungsfälle
Passende Abläufe im Maklerbüro
Weitere Themen im Maklerbüro
- Datenanalyse →Warum ein Objekt nicht verkauft wird, steht oft in den Anfragen
- Kommunikation →Jede Anfrage verdient eine Antwort. Nicht jede verdient Ihren Abend.
- Wissen validieren →Eine falsche Wohnfläche im Mail ist schwerer zurückzunehmen als ein Tippfehler
Erstgespräch
Sehen wir uns Ihren größten Zeitfresser an.
Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir schauen uns an, worüber in Ihrem Betrieb kommuniziert wird, wo Vorgänge auseinanderfallen und was sich mit welchem Aufwand automatisieren lässt. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktDürfen frühere Interessenten wieder angeschrieben werden?
Das hängt davon ab, was sie Ihnen erlaubt haben. Das System zeigt den früheren Kontakt an; ob und wie er genutzt wird, entscheiden Sie im Rahmen der Zustimmung.
Müssen wir mehr dokumentieren als bisher?
Nein. Wir nutzen, was ohnehin entsteht. Kurze Notizen nach Telefonaten helfen, sind aber keine neue Pflicht.
Sieht jeder im Büro alle Eigentümerabsprachen?
Nur, wenn Ihre Berechtigungen das heute schon vorsehen. Der Zugriff folgt den Rollen in Ihrem Büro.