Immobilienmakler
Viele Anfragen auf ein Inserat helfen nur, wenn jede eine Antwort bekommt
Ein gut platziertes Objekt erzeugt in kurzer Zeit viele Anfragen über Portale, Mail und Telefon. Wir ordnen sie dem Objekt zu, bereiten Antworten und Termine vor und halten nach, was offen ist – damit Sie Ihre Zeit bei Besichtigungen und Eigentümern verbringen.
Alltag
Wo im Maklerbüro Zeit verloren geht
Portalanfragen kommen in Wellen
Kaum ist ein Inserat online, füllt sich das Postfach mit Standardanfragen aus den Portalen. Viele enthalten nur einen Namen und „Ist das Objekt noch verfügbar?“. Jede will beantwortet werden, und die ernsthaften Interessenten sind darunter schwer zu erkennen.
Besichtigungen kosten mehr Abstimmung als Zeit vor Ort
Terminvorschläge, Absagen, Verschiebungen, Nachrücker. Wer an einem Samstag mehrere Besichtigungen hintereinander legen will, schreibt dafür unter der Woche unzählige Nachrichten.
Unterlagen werden immer wieder einzeln verschickt
Exposé, Energieausweis, Grundrisse, Betriebskostenaufstellung, Protokolle der Eigentümerversammlung. Interessenten fragen gezielt nach, und jedes Mal sucht jemand die richtige Fassung heraus.
Der Eigentümer will wissen, wie es läuft
Wie viele Anfragen, wie viele Besichtigungen, warum noch kein Angebot? Die Antwort steckt in Postfach, Kalender und Notizen und muss jedes Mal neu zusammengetragen werden.
Vier Themen
Wo wir ansetzen
Datenanalyse, Kommunikation, Wissensmanagement und die Prüfung von Wissen hängen zusammen. Jedes Thema hat für Ihre Branche eine eigene Seite.
Datenanalyse
Warum ein Objekt nicht verkauft wird, steht oft in den Anfragen
Die Maklersoftware zählt Kontakte. Die Kommunikation zeigt, was Interessenten wirklich fragen, wann sie abspringen und welche Einwände sich wiederholen. Daraus wird eine Grundlage für das Gespräch mit dem Eigentümer.
Kommunikation
Jede Anfrage verdient eine Antwort. Nicht jede verdient Ihren Abend.
Portalanfragen, Rückrufbitten, Nachrichten nach der Besichtigung: Im Maklerbüro kommen viele Kontakte auf wenige Menschen. Wir ordnen sie dem Objekt zu und bereiten Antworten vor, damit Sie freigeben statt tippen.
Wissensmanagement
Was über ein Objekt bekannt ist, sollte jeder im Büro finden
Dass der Eigentümer keine Besichtigungen am Sonntag will, dass im Keller vor Jahren Feuchtigkeit war und dass ein Interessent schon beim letzten Objekt fast gekauft hätte: Dieses Wissen entsteht in Gesprächen. Wir halten es am Objekt, mit Quelle.
Wissen validieren
Eine falsche Wohnfläche im Mail ist schwerer zurückzunehmen als ein Tippfehler
Interessenten fragen nach Fläche, Baujahr, Energiekennwerten und Betriebskosten. Wer hier Falsches schreibt, riskiert mehr als einen unzufriedenen Kunden. Deshalb entstehen bei uns Antworten nur aus freigegebenen Unterlagen und mit Fundstelle.
Anwendungsfälle
Konkrete Abläufe zum Einstieg
Wir beginnen mit einem Ablauf, der heute spürbar Zeit kostet. Erst wenn er trägt, kommt der nächste dazu.
Portalanfragen zuordnen und beantworten
Portalanfragen dem Objekt zuordnen und Antworten zur Freigabe vorbereiten.
Besichtigungstermine koordinieren
Besichtigungen planen, Absagen erkennen und freie Termine nachbesetzen.
Objektunterlagen und Auskünfte mit Quelle
Auskünfte zu Objektdaten nur aus freigegebenen Unterlagen und mit Fundstelle.
Vermarktungsbericht für Eigentümer vorbereiten
Den Stand der Vermarktung je Objekt als Berichtsentwurf für den Eigentümer.
Objekte im Büro übergeben
Absprachen und offene Punkte je Objekt übergeben – mit Verweis auf die Quelle.
Ihre Werkzeuge bleiben
Wir lösen keine Systeme ab, die im Maklerbüro gut funktionieren. Wo eine Schnittstelle existiert, binden wir an; wo nicht, klären wir in der Analysephase, was möglich ist und mit welchem Aufwand.
Wie Integrationen ablaufen →In der Branche verbreitet
- Maklersoftware
- Immobilienportale wie ImmoScout24, willhaben oder Immowelt
- Kalender und Terminbuchung
- Telefonanlage
- Microsoft 365
- Cloud-Ablagen für Objektunterlagen
Die Nennung bedeutet nicht, dass für jedes dieser Systeme schon eine fertige Anbindung besteht.
Branchenneutral
OfficeHub: Alle Kanäle. Ein sauberer Vorgang.
Die Basis-Vorgangsplattform. Kommunikation, Anfragen und Aufgaben laufen zentral zusammen. Sie starten mit Vorgängen; wenn das Geschäft komplexer wird, wächst die Struktur mit, ohne dass Sie etwas umbauen. Es sind dieselben Vorgänge.
Erstgespräch
Sehen wir uns an, wo im Maklerbüro bei Ihnen Zeit verloren geht.
Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir schauen uns an, worüber in Ihrem Betrieb kommuniziert wird, wo Vorgänge auseinanderfallen und was sich mit welchem Aufwand automatisieren lässt. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenErsetzt das unsere Maklersoftware?
Nein. Objekte, Kontakte und Exposés bleiben in Ihrer Maklersoftware. Wir ordnen die Kommunikation, die um ein Objekt entsteht, und sorgen dafür, dass Anfragen, Termine und Unterlagenwünsche nicht im Postfach liegen bleiben.
Antwortet das System Interessenten selbstständig?
Nicht ohne Ihre Entscheidung. Antworten und Terminvorschläge entstehen als Entwurf, Sie oder Ihr Team geben frei. Erst nach einer Messphase lässt sich für eng umrissene Fälle über eine andere Stufe sprechen.
Lohnt sich das auch für ein Einzelbüro?
Gerade wer allein oder zu zweit arbeitet, ist während Besichtigungen nicht erreichbar und arbeitet abends das Postfach ab. Ob es sich für Ihr Büro rechnet, klären wir im Erstgespräch an Ihren tatsächlichen Abläufen.
Womit fängt man an?
Meist mit der Bearbeitung von Portalanfragen oder der Terminabstimmung für Besichtigungen, weil dort die meisten Nachrichten entstehen. Weitere Abläufe kommen erst dazu, wenn der erste trägt.