Kommunikation im Maklerbüro
Jede Anfrage verdient eine Antwort. Nicht jede verdient Ihren Abend.
Portalanfragen, Rückrufbitten, Nachrichten nach der Besichtigung: Im Maklerbüro kommen viele Kontakte auf wenige Menschen. Wir ordnen sie dem Objekt zu und bereiten Antworten vor, damit Sie freigeben statt tippen.
Die Ausgangslage
Makler sind viel unterwegs. Besichtigungen, Bewertungstermine, Notartermine, Gespräche mit Eigentümern. In dieser Zeit laufen Anfragen weiter ein, über Portale, per Mail, per Anruf auf das Mobiltelefon. Wer zurück ins Büro kommt, beginnt mit einem vollen Postfach.
Viele dieser Anfragen sind ähnlich: Verfügbarkeit, Exposé, Besichtigungswunsch. Trotzdem muss jede einzeln gelesen, dem Objekt zugeordnet und beantwortet werden. Dazwischen liegen die wenigen Nachrichten, die sofortige Aufmerksamkeit verdienen: die Rückmeldung eines Interessenten nach der Besichtigung, die Frage des Eigentümers, ein Angebot.
Wer hier keine Ordnung hat, beantwortet zuerst, was oben liegt, nicht, was am wichtigsten ist.
Vorgehen
So setzen wir an
Schritt 1
Eingänge bündeln
Portalnachrichten, Mails und Anrufnotizen laufen in einen gemeinsamen Eingang. Bestehende Postfächer und Portalzugänge bleiben und werden angebunden, soweit die Portale das erlauben.
Schritt 2
Objekt und Anliegen erkennen
Verfügbarkeitsfrage, Unterlagenwunsch, Besichtigungswunsch, Rückmeldung, Angebot, Eigentümeranliegen. Das System ordnet zu und hebt hervor, was dringend ist.
Schritt 3
Antworten vorbereiten
Für Standardanfragen entsteht ein Entwurf mit den freigegebenen Objektunterlagen und freien Besichtigungsterminen. Sie prüfen und versenden.
Schritt 4
Rückmeldungen nachhalten
Nach einer Besichtigung bleibt sichtbar, von wem noch eine Rückmeldung aussteht, damit gezielt nachgefasst werden kann.
Ein typischer Fall
Am Wochenende geht ein Einfamilienhaus online. Bis Montagmorgen liegen zahlreiche Portalanfragen vor. Für die Standardanfragen sind Entwürfe mit Exposé und zwei möglichen Besichtigungsfenstern vorbereitet, Anfragen mit fehlenden Kontaktangaben sind markiert. Eine Nachricht, in der jemand bereits eine Finanzierungsbestätigung erwähnt und ein Angebot ankündigt, steht oben und wird vom Makler persönlich beantwortet.
Wo der Mensch entscheidet
Keine Nachricht an Interessenten oder Eigentümer geht ohne Freigabe hinaus. Aussagen zu Preis, Verhandlungsspielraum oder rechtlichen Fragen formuliert das System nicht. Ihre Portale, Ihr Kalender und Ihre Maklersoftware bleiben, wie sie sind.
Unsere Rolle und Grundsätze →Weitere Themen im Maklerbüro
- Datenanalyse →Warum ein Objekt nicht verkauft wird, steht oft in den Anfragen
- Wissensmanagement →Was über ein Objekt bekannt ist, sollte jeder im Büro finden
- Wissen validieren →Eine falsche Wohnfläche im Mail ist schwerer zurückzunehmen als ein Tippfehler
Erstgespräch
Sehen wir uns Ihren größten Zeitfresser an.
Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir schauen uns an, worüber in Ihrem Betrieb kommuniziert wird, wo Vorgänge auseinanderfallen und was sich mit welchem Aufwand automatisieren lässt. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktFunktioniert das mit allen Immobilienportalen?
Die meisten Portale leiten Anfragen per Mail weiter, damit lassen sie sich zuordnen. Ob ein Portal eine direkte Anbindung erlaubt, prüfen wir je Portal.
Können Interessenten Besichtigungstermine selbst buchen?
Wenn Sie bereits eine Terminbuchung nutzen, wird sie angebunden. Ansonsten entstehen Terminvorschläge als Entwurf, die Sie freigeben.
Was passiert mit Anrufen auf dem Mobiltelefon?
Wenn Sie kurz notieren, wer angerufen hat und worum es ging, landet die Notiz im selben Vorgang wie die Mail desselben Interessenten.