Wissensmanagement in der Logistik
Was der erfahrene Disponent weiß, braucht auch die Urlaubsvertretung
Welche Rampe nur bis Mittag annimmt, welcher Empfänger vorher angerufen werden will, welcher Partner keine Kühlware fährt. Dieses Wissen entscheidet über einen ruhigen oder einen hektischen Tag – und liegt selten an einer Stelle.
Die Ausgangslage
Im TMS stehen Adressen, Ladezeiten und Konditionen. Die Erfahrung dazwischen steht dort meist nicht: dass an einer Entladestelle die Zufahrt über den Hintereingang führt, dass ein Empfänger nur mit Avis annimmt, dass für einen Kunden bestimmte Papiere immer im Original mitfahren.
Solches Wissen wird mündlich weitergegeben oder steckt in einer alten Mail. Neue Disponenten und Aushilfen in der Saison lernen es durch Fehler – und den Fehler bemerkt zuerst der Kunde, wenn der Lkw vor verschlossenem Tor steht.
Ähnlich bei Partnern: welcher Subunternehmer welche Fahrzeuge einsetzt, welche Relationen er üblicherweise bedient, welche Regelung zu Wartezeiten vereinbart wurde. Auch das hängt an den Personen, die die Partner seit Jahren kennen.
Vorgehen
So setzen wir an
Schritt 1
Quellen verbinden
Postfächer, Auftragsnotizen und Ablagen mit Kundenvereinbarungen und Anlieferbedingungen werden angebunden, nicht in eine neue Datenbank übertragen.
Schritt 2
Hinweise zu Ladestelle und Kunde
Bei jedem neuen Auftrag erscheinen die bekannten Besonderheiten der Lade- und Entladestelle und des Kunden, jeweils mit der Nachricht oder dem Dokument, aus dem sie stammen.
Schritt 3
Absprachen erkennen
Was mit einem Kunden oder Partner vereinbart wurde – Wartezeitregelung, Avisierungspflicht, Papiere im Original –, wird aus der Kommunikation herausgezogen und nach Bestätigung am Kunden oder an der Relation angezeigt.
Schritt 4
Einarbeitung erleichtern
Neue Kolleginnen und Aushilfen sehen zu ihren Aufträgen, was erfahrene Disponenten aus dem Kopf wüssten – mit Quelle und Datum, damit sie einschätzen können, wie belastbar ein Hinweis ist.
Ein typischer Fall
In der Hochsaison übernimmt eine Aushilfe einen Teil der Touren. Beim Auftrag für einen Baustoffhändler erscheint der Hinweis, dass die Anlieferung dort nur nach telefonischer Ankündigung angenommen wird, mit Verweis auf die Mail, in der der Händler das festgelegt hat. Die Aushilfe kündigt die Lieferung an, und der Fahrer muss nicht unverrichteter Dinge wieder abfahren.
Wo der Mensch entscheidet
Kundenstamm, Adressen und Konditionen bleiben im TMS. Wir zeigen vorhandenes Wissen am Auftrag an und legen keinen zweiten Bestand an. Hinweise, die aus der Kommunikation abgeleitet sind, gelten erst, wenn Ihr Team sie bestätigt hat.
Unsere Rolle und Grundsätze →Anwendungsfälle
Passende Abläufe in der Logistik
Weitere Themen in der Logistik
- Datenanalyse →Jede Rückfrage zu einer Sendung ist auch ein Datenpunkt
- Kommunikation →Ein Transport, viele Beteiligte, ein Verlauf
- Wissen validieren →Eine falsche Ankunftszeit ist schlimmer als keine
Erstgespräch
Sehen wir uns Ihren größten Zeitfresser an.
Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir schauen uns an, worüber in Ihrem Betrieb kommuniziert wird, wo Vorgänge auseinanderfallen und was sich mit welchem Aufwand automatisieren lässt. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktMüssen wir Ladestellenbeschreibungen neu erfassen?
Nein. Wir beginnen mit dem, was in Mails, Notizen und Dokumenten bereits steht. Wo Lücken auffallen, sehen Sie das und können gezielt ergänzen.
Was passiert, wenn eine Regel nicht mehr gilt?
Jeder Hinweis trägt Quelle und Datum. Widerspricht eine neuere Nachricht einer älteren Absprache, wird das markiert, und Ihr Team entscheidet, was gilt.
Sehen Subfrächter diese Hinweise?
Nur das, was Sie ihnen im Auftrag mitgeben. Interne Vermerke bleiben intern; die Berechtigungen folgen Ihren bestehenden Rollen.