Wissensmanagement in der Hausverwaltung
Die Geschichte eines Hauses sollte nicht mit der Sachbearbeiterin in Pension gehen
Welcher Installateur die Anlage kennt, warum der Fahrradraum so aufgeteilt ist und was die Eigentümer zur Dachsanierung beschlossen haben: Dieses Wissen liegt in Protokollen, Mails und Köpfen. Wir verbinden es mit dem Objekt.
Die Ausgangslage
Jedes Objekt hat eine Vorgeschichte, die für die tägliche Arbeit entscheidend ist. Frühere Beschlüsse der Eigentümergemeinschaft, Gewährleistungsfristen aus einer Sanierung, Absprachen mit einzelnen Eigentümern über Sondernutzungen, der Hausmeister, der weiß, wo der Absperrhahn sitzt.
Ein Teil davon steht in der Verwaltungssoftware, ein größerer Teil in Protokollen, Mails, eingescannten Plänen und persönlichen Notizen. Wird ein Objekt an eine andere Sachbearbeitung übergeben oder übernimmt die Verwaltung einen neuen Bestand vom Vorverwalter, beginnt das Suchen.
Besonders heikel sind Beschlüsse: Ein späterer Beschluss kann einen früheren ändern oder aufheben, und wer nur den älteren findet, gibt eine falsche Auskunft.
Vorgehen
So setzen wir an
Schritt 1
Quellen je Objekt verbinden
Protokolle, Beschlüsse, Verträge, Pläne und die Kommunikation werden je Objekt angebunden, nicht in eine weitere Ablage kopiert.
Schritt 2
Beschlüsse und Absprachen erkennen
Aus Protokollen und Mails werden Beschlüsse, Zusagen und Sonderregelungen herausgezogen und mit Fundstelle und Datum am Objekt angezeigt.
Schritt 3
Spätere Änderungen verknüpfen
Ändert ein neuerer Beschluss einen älteren, werden beide verknüpft und der ältere als überholt markiert, sobald die Sachbearbeitung das bestätigt.
Schritt 4
Übergaben vorbereiten
Wechselt die Zuständigkeit für ein Objekt, entsteht eine Übersicht mit offenen Vorgängen, laufenden Fristen und geltenden Beschlüssen, jeweils mit Quelle.
Ein typischer Fall
Eine Verwaltung übernimmt eine Eigentümergemeinschaft von einem Vorverwalter und erhält einen Stapel digitalisierter Protokolle. Statt sie einzeln zu lesen, sieht die neue Sachbearbeitung am Objekt eine Liste der erkannten Beschlüsse mit Datum und Fundstelle. Zwei davon zur Gartennutzung widersprechen sich; beide werden markiert und beim ersten Gespräch mit dem Beirat geklärt.
Wo der Mensch entscheidet
Protokolle, Verträge und Pläne bleiben in Ihrer Ablage. Wir zeigen sie am richtigen Objekt an und legen keinen zweiten Bestand an. Ob ein Beschluss gilt und wie er auszulegen ist, entscheidet die Verwaltung, nicht das System.
Unsere Rolle und Grundsätze →Anwendungsfälle
Passende Abläufe in der Hausverwaltung
Weitere Themen in der Hausverwaltung
- Datenanalyse →Welches Haus Ihnen gerade Sorgen macht, steht in Ihrem Postfach
- Kommunikation →Drei Parteien, ein Schaden, ein Vorgang
- Wissen validieren →Eine Auskunft an Eigentümer braucht ein Protokoll, auf das sie sich stützt
Erstgespräch
Sehen wir uns Ihren größten Zeitfresser an.
Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir schauen uns an, worüber in Ihrem Betrieb kommuniziert wird, wo Vorgänge auseinanderfallen und was sich mit welchem Aufwand automatisieren lässt. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktMüssen alte Protokolle vorher digitalisiert werden?
Sie müssen digital lesbar vorliegen. Wie weit zurück das sinnvoll ist, legen wir je Objekt fest; nicht jedes alte Protokoll ist für heute relevant.
Ersetzt das die Beschlusssammlung?
Nein. Wo eine Beschlusssammlung geführt wird, bleibt sie die maßgebliche Quelle. Wir verbinden sie mit den Vorgängen, die sie betreffen.
Was, wenn ein Beschluss falsch erkannt wird?
Jeder erkannte Beschluss zeigt seine Fundstelle. Die Sachbearbeitung bestätigt oder verwirft, bevor er als gültig angezeigt wird.