Anwendungsfall · Haus- und Eigenverwaltungen
Rückfragen zur Abrechnung bündeln und vorbereiten
Abrechnungsfragen nach Einheit und Position ordnen und mit Beleg beantworten.
Das Problem
Nach dem Versand der Abrechnungen kommen in kurzer Zeit viele Rückfragen: Warum sind die Heizkosten gestiegen? Was steckt hinter dieser Position? Kann ich die Belege sehen? Dazwischen stehen förmliche Einwände, die besonders sorgfältig behandelt werden müssen.
Ohne Ordnung werden ähnliche Fragen mehrfach unterschiedlich beantwortet, und Einwände gehen zwischen einfachen Verständnisfragen unter.
Ablauf
So läuft es
Schritt 1
Rückfrage zuordnen
Jede Rückfrage wird Objekt, Einheit und Abrechnungsposition zugeordnet und als Verständnisfrage, Belegwunsch oder Einwand eingeordnet.
Schritt 2
Wissen zur Position anzeigen
Zur betroffenen Position erscheinen die zugehörigen Belege, bereits gegebene Erklärungen an andere Eigentümer oder Mieter und relevante Beschlüsse.
Schritt 3
Antwort vorbereiten
Für Verständnisfragen entsteht ein Entwurf mit Verweis auf den Beleg. Einwände werden nicht vorbeantwortet, sondern gekennzeichnet an die zuständige Person gegeben.
Schritt 4
Offene Einwände nachhalten
Einwände bleiben sichtbar, bis sie bearbeitet sind, damit keiner über die vereinbarte Frist hinaus liegen bleibt.
Was sich ändert
- Gleiche Fragen werden einheitlich beantwortet
- Förmliche Einwände gehen nicht zwischen Verständnisfragen unter
- Die Erklärung einer Position steht beim nächsten Mal schon bereit
Themen: Kommunikation in der Hausverwaltung · Wissensmanagement in der Hausverwaltung
Das System bereitet vor, ein Mensch prüft und gibt frei.
Antworten zur Abrechnung gehen an Eigentümer oder Mieter und betreffen Geld. Entwürfe gibt ein Mensch frei, Einwände bearbeitet er vollständig selbst.
Wie die Freigabestufen funktionieren →Haus- und Eigenverwaltungen
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Antwortentwürfe zu Beschlüssen und Hausordnung – nur mit Fundstelle.
Erstgespräch
Passt dieser Ablauf zu Ihrem Betrieb?
Im Erstgespräch sehen wir uns an, wie der Ablauf bei Ihnen heute läuft, welche Systeme beteiligt sind und ob er ein guter Einstieg ist. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktWird die Abrechnung selbst verändert?
Nein. Die Abrechnung entsteht weiter in Ihrer Verwaltungssoftware. Wir ordnen die Kommunikation, die danach kommt.
Bekommen Mieter Einblick in Belege anderer Einheiten?
Nur in dem Umfang, den Sie freigeben. Der Entwurf verweist auf Belege, verschickt sie aber nicht ohne Ihre Entscheidung.