Anwendungsfall · Haus- und Eigenverwaltungen
Schadensmeldungen vollständig aufnehmen
Schäden zuordnen, fehlende Angaben nachfragen und den Auftrag vorbereiten.
Das Problem
Eine Schadensmeldung ist selten vollständig. Es fehlt die Einheit, die genaue Stelle, ein Foto, die Angabe, wann jemand zuhause ist. Bevor ein Handwerker beauftragt werden kann, braucht es Rückfragen, und jede Rückfrage ist ein weiterer Kontakt mit offenem Ausgang.
Kommt die Meldung über einen Kanal, den nur eine Person im Büro betreut, bleibt sie im schlimmsten Fall über das Wochenende liegen.
Ablauf
So läuft es
Schritt 1
Meldung zuordnen
Absender, Objekt und Einheit werden erkannt, die Meldung wird einem Gewerk zugeordnet: Wasser, Heizung, Elektrik, Fenster, Aufzug.
Schritt 2
Fehlende Angaben erfragen
Fehlen Foto, genaue Stelle oder Erreichbarkeit, entsteht ein kurzer Rückfrageentwurf mit genau diesen Punkten.
Schritt 3
Auftrag vorbereiten
Sind die Angaben vollständig, liegt ein Auftragsentwurf an den zuständigen Handwerker vor, mit Kontakt, Zugang und Beschreibung. Die Sachbearbeitung prüft und beauftragt.
Schritt 4
Eingang bestätigen
Der Mieter erhält nach Freigabe eine Bestätigung, dass die Meldung angekommen ist und wie es weitergeht.
Was sich ändert
- Schadensmeldungen sind vom ersten Kontakt an einem Objekt zugeordnet
- Handwerker erhalten Aufträge mit allen nötigen Angaben
- Mieter wissen, dass ihre Meldung angekommen ist
Das System bereitet vor, ein Mensch prüft und gibt frei.
Rückfragen und Aufträge gehen nach außen und lösen Kosten aus. Deshalb bereitet das System vor, und die Sachbearbeitung entscheidet.
Wie die Freigabestufen funktionieren →Haus- und Eigenverwaltungen
Weitere Anwendungsfälle in der Hausverwaltung
Handwerkertermine zwischen allen Beteiligten koordinieren
Terminabstimmung in einem Vorgang – erledigt erst, wenn beide Seiten bestätigen.
Auffälligkeiten je Objekt früh erkennen
Häufungen von Meldungen je Objekt und Gewerk sichtbar machen.
Auskünfte zu Beschlüssen und Hausordnung mit Quelle
Antwortentwürfe zu Beschlüssen und Hausordnung – nur mit Fundstelle.
Rückfragen zur Abrechnung bündeln und vorbereiten
Abrechnungsfragen nach Einheit und Position ordnen und mit Beleg beantworten.
Erstgespräch
Passt dieser Ablauf zu Ihrem Betrieb?
Im Erstgespräch sehen wir uns an, wie der Ablauf bei Ihnen heute läuft, welche Systeme beteiligt sind und ob er ein guter Einstieg ist. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktWählt das System den Handwerker aus?
Es schlägt den Handwerker vor, der für Objekt und Gewerk hinterlegt ist. Die Entscheidung und die Beauftragung bleiben bei der Verwaltung.
Was ist mit Notfällen wie einem Rohrbruch?
Notfälle laufen weiter über Ihren Notdienst. Der Vorgang hilft danach, alles Weitere geordnet nachzuziehen.