Logistik und Spedition
Die Sendung fährt. Die Fragen dazu sollten nicht im Kreis laufen.
In einer Spedition drehen sich viele Gespräche am Tag um wenige Dinge: Wo ist die Ware, wann kommt sie, wer trägt den Schaden, welches Papier fehlt noch. Die Antworten stehen meist schon irgendwo – im TMS, in einer Fahrer-Nachricht, im Anhang einer Mail. Wir holen sie an den Auftrag.
Alltag
Wo in der Logistik Zeit verloren geht
Statusanfragen unterbrechen die Disposition
Der Kunde ruft an, weil die Lieferung am Vormittag erwartet war. Die Disponentin legt die Tourenplanung zur Seite, sucht die Sendung, ruft den Fahrer an und meldet sich zurück. Am Nachmittag fragt derselbe Kunde per Mail noch einmal nach.
Transportanfragen in jeder Form
Die eine Anfrage ist eine Freitext-Mail mit „ein paar Paletten, irgendwann nächste Woche“, die nächste eine Tabelle mit dreißig Positionen, die dritte kommt über die Frachtenbörse. Bevor jemand kalkulieren kann, wird nachgefragt: Maße, Gewicht, Ladestelle, Hebebühne ja oder nein.
Schäden werden zur Papierjagd
Fotos vom Fahrer im Messenger, ein Vermerk auf dem Lieferschein, die Mail des Empfängers, später die Forderung des Versenders. Bis der Fall vollständig beisammen ist, liegen seine Teile in mehreren Postfächern.
Fahrer und Subfrächter auf eigenen Kanälen
Mit eigenen Fahrern läuft vieles über Telefon und Messenger, mit Subunternehmern über Mail und Börse. Was am Telefon zugesagt wurde – neue Ladezeit, Standgeld, Umweg –, steht danach oft nirgends.
Vier Themen
Wo wir ansetzen
Datenanalyse, Kommunikation, Wissensmanagement und die Prüfung von Wissen hängen zusammen. Jedes Thema hat für Ihre Branche eine eigene Seite.
Datenanalyse
Jede Rückfrage zu einer Sendung ist auch ein Datenpunkt
Das TMS weiß, wann ein Auftrag angelegt und wann er abgeschlossen wurde. Was dazwischen an Telefonaten, Mails und Nachrichten nötig war, weiß es nicht. Genau dort zeigen sich die Abläufe, die Geld kosten.
Kommunikation
Ein Transport, viele Beteiligte, ein Verlauf
Versender, Empfänger, Fahrer, Subunternehmer, manchmal der Zolldienstleister. Jeder nutzt einen anderen Kanal und hat eine andere Frage. Wir halten alles am Transport zusammen, damit die Disposition nicht zur Telefonzentrale wird.
Wissensmanagement
Was der erfahrene Disponent weiß, braucht auch die Urlaubsvertretung
Welche Rampe nur bis Mittag annimmt, welcher Empfänger vorher angerufen werden will, welcher Partner keine Kühlware fährt. Dieses Wissen entscheidet über einen ruhigen oder einen hektischen Tag – und liegt selten an einer Stelle.
Wissen validieren
Eine falsche Ankunftszeit ist schlimmer als keine
Wer einem Empfänger die Zustellung für den Vormittag ankündigt, plant dessen Wareneingang mit. Deshalb stützt sich jede vorbereitete Auskunft bei uns auf einen nachprüfbaren Stand – und ein Mensch gibt sie frei.
Anwendungsfälle
Konkrete Abläufe zum Einstieg
Wir beginnen mit einem Ablauf, der heute spürbar Zeit kostet. Erst wenn er trägt, kommt der nächste dazu.
Statusanfragen zu Sendungen beantworten
Antworten auf „Wo ist meine Sendung?“ aus dem letzten belegten Stand vorbereiten.
Transportanfragen vollständig erfassen
Transportanfragen aus jeder Form strukturieren und fehlende Angaben gezielt nachfragen.
Schadensfälle vollständig dokumentieren
Fotos, Vermerke und Mails zu einem Schaden in einem Vorgang zusammenführen.
Frachtpapiere auf Vollständigkeit prüfen
Fehlende oder unleserliche Frachtpapiere je Auftrag melden, bevor abgerechnet wird.
Hinweise zu Lade- und Entladestellen
Anlieferregeln und Erfahrungen zu Ladestellen bei jedem neuen Auftrag mit Quelle anzeigen.
Ihre Werkzeuge bleiben
Wir lösen keine Systeme ab, die in der Logistik gut funktionieren. Wo eine Schnittstelle existiert, binden wir an; wo nicht, klären wir in der Analysephase, was möglich ist und mit welchem Aufwand.
Wie Integrationen ablaufen →In der Branche verbreitet
- Transportmanagementsystem (TMS)
- Telematik und Sendungsverfolgung
- Frachtenbörsen
- Lagerverwaltung
- Zollsoftware
- Microsoft 365
- Messenger für die Fahrerkommunikation
Die Nennung bedeutet nicht, dass für jedes dieser Systeme schon eine fertige Anbindung besteht.
Branchenneutral
OfficeHub: Alle Kanäle. Ein sauberer Vorgang.
Die Basis-Vorgangsplattform. Kommunikation, Anfragen und Aufgaben laufen zentral zusammen. Sie starten mit Vorgängen; wenn das Geschäft komplexer wird, wächst die Struktur mit, ohne dass Sie etwas umbauen. Es sind dieselben Vorgänge.
Erstgespräch
Sehen wir uns an, wo in der Logistik bei Ihnen Zeit verloren geht.
Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir schauen uns an, worüber in Ihrem Betrieb kommuniziert wird, wo Vorgänge auseinanderfallen und was sich mit welchem Aufwand automatisieren lässt. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenErsetzt das unser TMS?
Nein. Aufträge, Touren und Abrechnung bleiben im Transportmanagementsystem. Wir ordnen die Kommunikation rund um den Auftrag und lesen Status nur dort ab, wo eine Anbindung möglich ist. Ob und wie das bei Ihrem System geht, klären wir zu Beginn.
Werden Fahrer dadurch überwacht?
Nein. Gegenstand sind Sendungen und Vorgänge, nicht die Leistung einzelner Fahrer oder Disponenten. Auswertungen nach Personen bauen wir nicht.
Beantwortet das System Statusanfragen selbst?
Zu Beginn nicht. Statusantworten werden vorbereitet und von der Disposition freigegeben. Ob eine eng umrissene Auskunft später selbstständig laufen darf, entscheiden Sie nach einer Messphase.
Womit fangen wir an?
Meist mit dem Postfach, über das die meisten Status- oder Transportanfragen hereinkommen. Ein Ablauf wird eingerichtet, gemessen und von Ihnen abgenommen, bevor der nächste dazukommt.