Wissensmanagement für die Buchhaltung
Jeder Lieferant hat seine Eigenheiten. Sie sollten nicht nur Ihnen bekannt sein.
Der eine schickt Sammelrechnungen zum Quartal, beim anderen gilt ein besonderes Skonto, der dritte will Gutschriften nur schriftlich anfordern. Dieses Wissen entsteht in der Korrespondenz – wir machen es wieder auffindbar.
Die Ausgangslage
In jeder Buchhaltung gibt es Regeln, die nirgends zentral stehen: dass bei einem Kunden immer die Bestellnummer der Zentrale auf die Rechnung muss, dass ein Lieferant Teilzahlungen akzeptiert, dass Rechnungen eines bestimmten Dienstleisters erst nach Freigabe durch die Technik bezahlt werden. Wer lange dabei ist, weiß das. Wer neu ist, lernt es durch Fehler.
Solche Absprachen stehen in alten Mails, in Kommentaren zu Kreditoren oder auf einem Zettel am Monitor. Bei einer Vertretung oder einem Wechsel in der Buchhaltung gehen sie leicht verloren.
Vorgehen
So setzen wir an
Schritt 1
Korrespondenz je Geschäftspartner verbinden
Mails, Vereinbarungen und Notizen werden dem jeweiligen Lieferanten oder Kunden zugeordnet, ohne sie aus Postfach und Ablage zu kopieren.
Schritt 2
Sonderregelungen erkennen
Absprachen zu Skonto, Zahlungszielen, Rechnungsadressen oder Freigabewegen werden aus der Korrespondenz gezogen und mit Fundstelle angezeigt. Sie bestätigen, was gilt.
Schritt 3
Fragen mit Quelle beantworten
Wer fragt „Hatten wir mit diesem Lieferanten nicht eine besondere Regelung?“, bekommt die Antwort mit Verweis auf die Mail, in der sie vereinbart wurde.
Schritt 4
Vertretung vorbereiten
Vor einer Abwesenheit entsteht eine Übersicht der offenen Klärungen und der Sonderfälle, die in dieser Zeit voraussichtlich auftreten.
Ein typischer Fall
Die erfahrene Buchhalterin ist in Elternzeit, eine neue Kollegin übernimmt. Bei einer Rechnung zieht sie Skonto ab, der Lieferant beschwert sich. Die Suche zeigt eine Mail aus dem Vorjahr, in der vereinbart wurde, dass bei diesem Lieferanten kein Skonto, dafür ein längeres Zahlungsziel gilt. Die Absprache wird bestätigt und erscheint ab jetzt beim Lieferanten. Die Kollegin klärt den Betrag und muss nicht im Urlaub anrufen.
Wo der Mensch entscheidet
Das System zeigt, was vereinbart wurde, nicht, ob eine Vereinbarung steuerlich oder rechtlich in Ordnung ist. Stammdaten werden weiter in Ihrer Buchhaltungssoftware gepflegt, wir legen keinen zweiten Bestand an.
Unsere Rolle und Grundsätze →Weitere Themen für die Buchhaltung
Wissensmanagement aus anderer Sicht
Erstgespräch
Sehen wir uns Ihren größten Zeitfresser an.
Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir schauen uns an, worüber in Ihrem Betrieb kommuniziert wird, wo Vorgänge auseinanderfallen und was sich mit welchem Aufwand automatisieren lässt. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktWerden Konditionen in unsere Software übertragen?
Nein. Das System zeigt Absprachen mit Quelle an. Ob und wie Sie sie in den Stammdaten hinterlegen, entscheiden Sie.
Was, wenn eine alte Absprache nicht mehr gilt?
Sie markieren sie als ersetzt oder beendet. Finden sich widersprüchliche Absprachen, werden beide mit Datum angezeigt, damit Sie klären können, welche aktuell ist.
Sieht das ganze Team alle Lieferantenmails?
Nein. Sichtbar ist nur, worauf die Person heute schon Zugriff hat.