Wo Besprechungswissen verloren geht
In Besprechungen wird viel geklärt: Prioritäten, Zuständigkeiten, Zusagen an Kunden. Danach existieren oft nur verstreute Notizen in persönlichen Heften oder ein Protokoll, das als Datei in einem Ordner landet. Wer nicht dabei war, erfährt die Ergebnisse spät oder gar nicht. Und auch wer dabei war, erinnert sich einige Zeit später unterschiedlich daran, was genau vereinbart wurde.
Ergebnisse vom Verlauf trennen
Ein nützliches Protokoll unterscheidet zwischen Diskussion und Ergebnis. Für spätere Leser zählen vor allem drei Arten von Einträgen: Beschlüsse mit kurzer Begründung, Aufgaben mit zuständiger Person und Termin sowie offene Fragen, die noch geklärt werden müssen. Wer diese Punkte am Ende der Besprechung gemeinsam vorliest und bestätigt, vermeidet spätere Missverständnisse.
Ergebnisse dorthin bringen, wo gearbeitet wird
Ein Beschluss zur Preisgestaltung für einen Kunden gehört an den Kunden, eine Aufgabe in die Aufgabenliste, eine Grundsatzentscheidung in das Entscheidungsregister. Bleibt alles nur im Protokoll, muss jemand später wissen, in welchem Protokoll es steht. Diese Übertragung ist kleiner Aufwand direkt nach der Besprechung und großer Aufwand Wochen später.
Zusagen nachhalten
Zusagen an Kunden oder Partner sind der heikelste Teil. Sie sollten im Protokoll ausdrücklich als solche gekennzeichnet sein und am betroffenen Vorgang vermerkt werden. Werkzeuge können helfen, in vorhandenen schriftlichen Notizen und Protokollen offene Zusagen und Aufgaben zu erkennen und zur Übernahme vorzuschlagen. Ob ein erkannter Punkt wirklich eine Zusage war, bestätigt die Person, die sie gegeben hat.
Grenzen
Ein gutes Protokoll ersetzt nicht die Klarheit in der Besprechung selbst. Wenn offen bleibt, was beschlossen wurde, kann es auch kein Protokoll eindeutig festhalten. Zudem gilt: Nicht jede Besprechung braucht ein ausführliches Protokoll. Für kurze Abstimmungen reicht oft eine knappe Liste der Ergebnisse direkt am betroffenen Vorgang.