Warum Projektwissen besonders flüchtig ist
Projekte haben ein Ende, und danach verteilt sich das Team auf neue Aufgaben. Das Wissen bleibt in Postfächern, Chatverläufen und persönlichen Notizen der Beteiligten. Wenn ein Jahr später eine Erweiterung, eine Reklamation oder ein ähnliches Projekt ansteht, beginnt die Suche: Welche Fassung des Plans wurde umgesetzt? Was wurde mit dem Kunden zusätzlich vereinbart?
Was während des Projekts festgehalten werden sollte
Wichtig sind vor allem vier Dinge: Änderungen gegenüber dem ursprünglichen Auftrag samt Zustimmung des Auftraggebers, getroffene Entscheidungen mit Begründung, aufgetretene Probleme und wie sie gelöst wurden, sowie die Ansprechpersonen auf allen Seiten. Wer diese Punkte laufend am Projekt notiert, braucht am Ende nur noch eine kurze Zusammenfassung.
Ein geordneter Projektabschluss
Zum Abschluss sollte klar sein, welche Dokumente den gültigen Endstand darstellen: der umgesetzte Plan, das abgenommene Ergebnis, die letzte Vereinbarung. Arbeitsstände und Entwürfe können archiviert werden. Eine kurze Rückschau – was lief gut, was würden wir anders machen – gehört ebenfalls dazu, idealerweise mit allen Beteiligten, solange die Erinnerung frisch ist.
Projektwissen wiederfinden
Gesichertes Wissen nützt nur, wenn es bei Bedarf gefunden wird. Wer ein neues Projekt plant, sollte ähnliche frühere Projekte schnell sehen können: gleicher Kunde, ähnliche Aufgabe, gleiches Material. Eine inhaltliche Suche über abgeschlossene Projekte hilft dabei, ebenso eine einheitliche Benennung und Ablage. KheepU kann hier bestehende Projektablagen und Korrespondenz verbinden, sodass Fragen zu früheren Projekten mit Quellenangabe beantwortet werden; die Projektablage selbst bleibt führend.
Was sich nicht sichern lässt
Ein Teil des Projektwissens steckt in der Zusammenarbeit selbst: wie das Team mit einem schwierigen Auftraggeber umgegangen ist, welche Abkürzungen sich bewährt haben. Das lässt sich in einer Rückschau andeuten, aber nicht vollständig festhalten. Deshalb lohnt es sich, bei Folgeprojekten Personen aus dem früheren Team zumindest beratend einzubinden.