Wissensmanagement für den Einkauf
Was Sie verhandelt haben, sollte beim nächsten Auftrag auffindbar sein
Konditionen werden im Gespräch und per Mail vereinbart, selten zentral festgehalten. Wir verbinden die Korrespondenz mit dem Lieferanten und zeigen Absprachen mit ihrer Fundstelle.
Die Ausgangslage
Ein gutes Jahresgespräch endet mit Vereinbarungen: Staffelpreise, Frachtfreigrenze, Zahlungsziel, eine Zusage zur Lagerhaltung für bestimmte Artikel. Ein Teil davon landet im ERP-System, ein Teil in einer Mail an den Lieferanten, ein Teil im Gedächtnis der Person, die verhandelt hat.
Problematisch wird das, wenn jemand anderes bestellt oder die Person den Betrieb verlässt. Dann wird zum Listenpreis bestellt, obwohl ein Rabatt vereinbart war, oder eine Mindermenge bezahlt, die der Lieferant eigentlich hätte erlassen sollen.
Dazu kommt technisches Wissen: welcher Lieferant welche Alternative anbieten kann, wer bei Engpässen schnell reagiert, welche Ansprechperson in der Auftragsabwicklung wirklich weiterhilft.
Vorgehen
So setzen wir an
Schritt 1
Korrespondenz je Lieferant verbinden
Mails, Angebote, Gesprächsnotizen und Rahmenvereinbarungen werden dem Lieferanten zugeordnet. Sie bleiben in Postfach und Ablage, es entsteht keine Kopie.
Schritt 2
Konditionen herausziehen
Vereinbarte Preise, Rabatte, Freigrenzen und Sonderregeln werden aus der Korrespondenz erkannt und mit Fundstelle angezeigt. Ihr Team bestätigt, was gilt.
Schritt 3
Beim Bestellen sichtbar machen
Wer eine Bestellung vorbereitet, sieht die bestätigten Absprachen zu diesem Lieferanten, bevor die Bestellung rausgeht.
Schritt 4
Übergaben ermöglichen
Wechselt die Zuständigkeit für eine Warengruppe, entsteht eine Übersicht der Lieferanten, Absprachen und offenen Punkte – jeweils mit Quelle.
Ein typischer Fall
Ein Einkäufer übernimmt eine Warengruppe von einer Kollegin, die intern wechselt. In der Übergabe-Übersicht taucht eine Mail auf, in der ein Lieferant zugesagt hat, ab einer bestimmten Jahresmenge rückwirkend einen Bonus zu gewähren. Im ERP-System war das nicht hinterlegt. Der Einkäufer prüft mit der Kollegin, ob die Zusage noch gilt, und nimmt sie in die Vorbereitung des nächsten Jahresgesprächs auf.
Wo der Mensch entscheidet
Das System zeigt Absprachen aus Ihrer Korrespondenz; es beurteilt nicht, ob eine Zusage vertraglich bindend ist. Konditionen in Ihrem ERP-System pflegt weiterhin Ihr Team.
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Wissensmanagement aus anderer Sicht
Erstgespräch
Sehen wir uns Ihren größten Zeitfresser an.
Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir schauen uns an, worüber in Ihrem Betrieb kommuniziert wird, wo Vorgänge auseinanderfallen und was sich mit welchem Aufwand automatisieren lässt. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktWerden Konditionen in das ERP-System geschrieben?
Nein. Sie werden mit Quelle angezeigt. Ob und wie sie in die Stammdaten übernommen werden, entscheidet Ihr Team.
Was, wenn sich Absprachen widersprechen?
Dann werden beide mit Datum und Quelle angezeigt und als Widerspruch markiert. Welche gilt, klären Sie.
Funktioniert das auch mit Altbeständen?
Ja, sofern die Korrespondenz digital vorliegt. Welche Zeiträume sinnvoll sind, legen wir je Warengruppe fest.