Kommunikation für den Einkauf
Jede Auftragsbestätigung geprüft, jede offene Lieferung im Blick
Der Einkauf schreibt den ganzen Tag mit Lieferanten. Wir bereiten Anfragen und Nachfragen vor, gleichen eingehende Dokumente ab und melden, was nicht passt.
Die Ausgangslage
Eine typische Bestellung erzeugt im Einkauf mehrere Nachrichten: Anfrage an mehrere Lieferanten, Angebote zurück, Rückfragen zu Positionen, Bestellung, Auftragsbestätigung, Terminnachfrage, Versandavis. Jede einzelne ist Routine, zusammen füllen sie das Postfach.
Am kritischsten ist der Moment, in dem die Auftragsbestätigung eintrifft. Sie sollte mit der Bestellung verglichen werden, Position für Position. Unter Zeitdruck wird oft nur der Liefertermin überflogen – und eine Preisänderung bleibt bis zur Rechnungsprüfung unbemerkt.
Gleichzeitig fragen Produktion, Lager oder Vertrieb nach dem Stand. Jede dieser Fragen bedeutet: nachsehen, eventuell beim Lieferanten nachhaken, Antwort weitergeben.
Vorgehen
So setzen wir an
Schritt 1
Angebote in eine Vergleichsform bringen
Positionen, Mengen, Preise, Lieferzeiten und Bedingungen werden aus PDF, Tabelle oder Mailtext gelesen und nebeneinandergestellt. Unklare Positionen werden markiert, nicht geraten.
Schritt 2
Auftragsbestätigungen abgleichen
Jede eingehende Bestätigung wird mit der Bestellung verglichen. Abweichungen bei Preis, Menge oder Termin erscheinen als Hinweis mit einem vorbereiteten Rückfrageentwurf.
Schritt 3
Liefertermine nachhalten
Rückt ein Termin näher und fehlt ein Versandavis, entsteht ein Entwurf der Nachfrage an den Lieferanten. Sie prüfen und senden.
Schritt 4
Interne Anfragen beantworten
Fragt die Produktion nach dem Stand, liegt der aktuelle Termin mit der letzten Lieferantenmail als Quelle bereit.
Ein typischer Fall
Eine Bestellung über Normteile wird bestätigt, scheinbar ohne Änderungen. Beim Abgleich fällt auf, dass eine Position mit einer anderen Verpackungseinheit bestätigt wurde, wodurch sich die Menge verdoppelt. Die Einkäuferin bekommt einen Hinweis mit beiden Dokumenten und einen Entwurf der Rückfrage. Sie passt den Ton an, schickt sie ab, und die korrigierte Bestätigung wird demselben Vorgang zugeordnet.
Wo der Mensch entscheidet
Das System bestellt nicht, sagt nicht zu und verhandelt nicht. Jede Nachricht an Lieferanten wird von Ihrem Team freigegeben. Welches Angebot den Zuschlag bekommt, entscheiden Sie – der Vergleich ist eine Vorbereitung, keine Empfehlung.
Unsere Rolle und Grundsätze →Weitere Themen für den Einkauf
Kommunikation aus anderer Sicht
Erstgespräch
Sehen wir uns Ihren größten Zeitfresser an.
Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir schauen uns an, worüber in Ihrem Betrieb kommuniziert wird, wo Vorgänge auseinanderfallen und was sich mit welchem Aufwand automatisieren lässt. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktWas, wenn ein Angebot nicht sauber gelesen werden kann?
Dann wird die Position als unklar markiert und nicht in den Vergleich übernommen, bis Sie sie geprüft haben. Geschätzt wird nichts.
Müssen Lieferanten ein Portal nutzen?
Nein. Sie schicken weiter per Mail, wie bisher. Das System arbeitet mit dem, was ankommt.
Können Terminnachfragen automatisch rausgehen?
Wenn Sie das für einfache Fälle wollen und der Ablauf sich im Mitlesemodus bewährt hat, kann das vereinbart werden. Standard ist die Freigabe durch Ihr Team.