Kommunikation im Bauunternehmen
Viele Beteiligte, viele Kanäle. Ein Bauvorhaben, das nachvollziehbar bleibt.
Am Bau schreibt jeder mit jedem: Architekt mit Bauleiter, Polier mit Subunternehmer, Bauherr mit Geschäftsführer. Wir führen das je Bauvorhaben zusammen, damit eine Anordnung nicht in einem Postfach verschwindet, das morgen niemand mehr öffnet.
Die Ausgangslage
Ein mittleres Bauvorhaben hat schnell ein Dutzend beteiligte Firmen und Büros. Die Kommunikation läuft über Mailverteiler, Planserver, Telefon, Messenger-Gruppen und Baubesprechungen mit Protokoll. Jede dieser Quellen ist für sich vollständig, zusammengeführt werden sie nur im Kopf der Bauleitung.
Das funktioniert, solange die Bauleitung gesund ist, nicht wechselt und nur ein oder zwei Baustellen hat. In der Realität betreut sie mehrere Vorhaben gleichzeitig, und die entscheidenden Sätze stehen in Nachrichten mit Betreffzeilen wie „AW: AW: WG: Besprechung“. Eine mündliche Anordnung auf der Baustelle wird manchmal nie schriftlich bestätigt.
Folgen zeigen sich spät: bei der Schlussrechnung, wenn ein Nachtrag bestritten wird, oder in der Gewährleistung, wenn niemand mehr weiß, wer eine Ausführungsänderung freigegeben hat.
Vorgehen
So setzen wir an
Schritt 1
Eingänge nach Bauvorhaben und Thema
Jede Nachricht wird einem Bauvorhaben zugeordnet und thematisch eingeordnet: Planlieferung, Anordnung, Mängelmeldung, Terminfrage, Rechnung, Behinderung. Mehrdeutige Fälle sind als solche gekennzeichnet.
Schritt 2
Anordnungen erkennen und bestätigen lassen
Formulierungen, die auf eine Änderung des Bausolls hindeuten, werden hervorgehoben. Die Bauleitung entscheidet, ob eine schriftliche Bestätigung oder eine Mehrkostenanmeldung nötig ist, und bekommt dafür einen Entwurf.
Schritt 3
Protokollpunkte nachhalten
Aufgaben aus Baubesprechungen werden mit Verantwortlichem und Termin geführt. Antwortet ein Beteiligter per Mail, wird die Antwort dem richtigen Protokollpunkt zugeordnet.
Schritt 4
Verteiler mit Augenmaß
Schreiben an Subunternehmer, Planer oder Bauherr werden vorbereitet und erst nach Freigabe versendet. Wer welche Information bekommt, bleibt eine Entscheidung der Bauleitung.
Ein typischer Fall
Der Bauherr bittet bei einer Begehung den Polier, die Fensterbänke in einem anderen Material auszuführen, und schickt am Abend eine kurze Mail an die Projektassistenz. Die Mail wird dem Bauvorhaben zugeordnet und als mögliche Änderung des Bausolls markiert. Die Bauleiterin sieht den Hinweis am nächsten Morgen, prüft das Leistungsverzeichnis und gibt einen vorbereiteten Entwurf frei, der die Änderung schriftlich bestätigt und Mehrkosten ankündigt.
Wo der Mensch entscheidet
Wir ersetzen weder Planserver noch Mailprogramm, und kein Schreiben an Bauherr, Planer oder Subunternehmer geht hinaus, bevor die Bauleitung es freigegeben hat. Ob eine Nachricht eine vertragliche Anordnung ist, beurteilt ein Mensch; das System weist nur darauf hin.
Unsere Rolle und Grundsätze →Anwendungsfälle
Passende Abläufe im Bauunternehmen
Nachträge mit Belegen untermauern
Belege für einen Nachtrag aus Mail, Plan, Foto und Bautagebuch zusammentragen.
Planrevisionen gegen den Baustellenstand prüfen
Neue Planindizes erkennen und zeigen, wer noch nach dem alten Stand arbeitet.
Mängel mit Subunternehmern nachverfolgen
Mängel aus der Begehung zuordnen, anschreiben und bis zur Behebung verfolgen.
Weitere Themen im Bauunternehmen
- Datenanalyse →Ein Bauvorhaben kippt selten über Nacht. Die Vorzeichen stehen im Schriftverkehr.
- Wissensmanagement →Das Bauvorhaben ist übergeben. Die Fragen dazu kommen trotzdem noch.
- Wissen validieren →Eine Antwort auf Basis des alten Planindex ist schlimmer als keine
Erstgespräch
Sehen wir uns Ihren größten Zeitfresser an.
Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir schauen uns an, worüber in Ihrem Betrieb kommuniziert wird, wo Vorgänge auseinanderfallen und was sich mit welchem Aufwand automatisieren lässt. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktWas ist mit Messenger-Gruppen auf der Baustelle?
Wo eine geschäftliche Anbindung möglich ist, kann sie einbezogen werden. Ob das sinnvoll ist und welche Gruppen dazugehören, entscheiden Sie gemeinsam mit uns in der Analysephase.
Müssen Planer und Bauherr etwas umstellen?
Nein. Sie kommunizieren weiter wie gewohnt. Die Ordnung entsteht in Ihrem Unternehmen.
Werden Protokolle automatisch geschrieben?
Ein Protokollentwurf kann aus Notizen vorbereitet werden. Versendet wird er erst, wenn die protokollführende Person ihn geprüft hat.