Einkauf
Der Einkauf verhandelt. Das Hinterherlaufen sollte nicht die meiste Zeit kosten.
Anfragen verschicken, Angebote auseinandernehmen, Auftragsbestätigungen prüfen, Liefertermine verfolgen: Ein großer Teil der Einkaufsarbeit ist Korrespondenz mit Lieferanten. Wir ordnen sie, damit Sie sich auf Auswahl und Verhandlung konzentrieren können.
Alltag
Wo Zeit und Überblick verloren gehen
Angebote in jedem Format
Ein Lieferant schickt ein PDF, der zweite eine Excel-Tabelle, der dritte schreibt die Preise in den Mailtext. Bevor verglichen werden kann, werden Positionen abgetippt und Einheiten umgerechnet.
Auftragsbestätigungen, die keiner liest
Die Bestellung geht raus, die Bestätigung kommt zurück – mit verschobenem Termin oder geändertem Preis im Kleingedruckten. Auffallen tut das oft erst beim Wareneingang oder bei der Rechnung.
Liefertermine verfolgen
Die Produktion fragt, wann das Material kommt. Die Antwort heißt: beim Lieferanten nachfragen, auf Rückmeldung warten, weitergeben. Und dasselbe am nächsten Tag für die nächste Bestellung.
Konditionen im Postfach verstreut
Der Mengenrabatt aus dem Jahresgespräch, die Zusage zur Frachtfreigrenze, die Vereinbarung zu Mindermengen: verhandelt ist es, nachzulesen aber nur in einzelnen Mails.
Vier Themen
Was KheepU für den Einkauf bedeutet
Jedes Thema hat aus Ihrer Sicht eine eigene Seite.
Datenanalyse
Wie verlässlich ein Lieferant ist, steht in Ihrer Korrespondenz
Lieferantenbewertungen beruhen oft auf dem Eindruck der letzten Reklamation. Aus Anfragen, Bestätigungen und Terminverschiebungen lässt sich ein genaueres Bild gewinnen – ohne zusätzliche Erfassung.
Kommunikation
Jede Auftragsbestätigung geprüft, jede offene Lieferung im Blick
Der Einkauf schreibt den ganzen Tag mit Lieferanten. Wir bereiten Anfragen und Nachfragen vor, gleichen eingehende Dokumente ab und melden, was nicht passt.
Wissensmanagement
Was Sie verhandelt haben, sollte beim nächsten Auftrag auffindbar sein
Konditionen werden im Gespräch und per Mail vereinbart, selten zentral festgehalten. Wir verbinden die Korrespondenz mit dem Lieferanten und zeigen Absprachen mit ihrer Fundstelle.
Wissen validieren
Ein Preis im Vergleich ist nur brauchbar, wenn er im Angebot steht
Wer auf Basis eines Vergleichs bestellt, muss sich auf jede Zahl verlassen können. Deshalb verweist jede Position auf das Originaldokument, und Ihr Team gibt frei, bevor etwas daraus folgt.
Was Sie vor dem Start wissen sollten
- Bleibt unser ERP-System führend für Bestellungen, Preise und Lieferanten?
- Bestellt oder verhandelt das System selbstständig mit Lieferanten?
- Wie zuverlässig werden Positionen aus Angeboten in unterschiedlichen Formaten erkannt?
- Wer sieht vertrauliche Preise und Konditionen?
Erstgespräch
Sehen wir uns Ihren größten Zeitfresser an.
Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir schauen uns an, worüber in Ihrem Betrieb kommuniziert wird, wo Vorgänge auseinanderfallen und was sich mit welchem Aufwand automatisieren lässt. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktBestellt das System selbstständig?
Nein. Bestellungen werden weiter in Ihrem ERP-System durch Ihr Team ausgelöst. Wir bereiten Anfragen, Vergleiche und Nachfragen vor; was an Lieferanten geht, geben Sie frei.
Brauchen unsere Lieferanten ein Portal oder ein neues Format?
Nein. Lieferanten schicken weiter, wie sie es gewohnt sind. Die Ordnung entsteht auf Ihrer Seite.
Was ist mit vertraulichen Einkaufspreisen?
Sie bleiben für die Personen sichtbar, die heute darauf Zugriff haben. Wie sensible Inhalte behandelt werden, legen wir vor dem Start fest; technische Details finden Sie auf unserer Sicherheitsseite.
Womit fangen wir an?
Oft mit dem Prüfen von Auftragsbestätigungen gegen die Bestellung, weil Abweichungen dort schnell teuer werden. Zuerst läuft der Ablauf im Mitlesemodus, damit Sie sehen, was er findet.