Lebensmittelhandel und -großhandel
Die Ware ist frisch. Die Information dazu sollte es auch sein.
Im Lebensmittelhandel kommt die Bestellung um sechs Uhr früh per Sprachnachricht, die Reklamation am Nachmittag per Foto und die Frage nach Sesam in der Panade irgendwann dazwischen. Wir bringen Ordnung in diese Kommunikation – und behandeln Produktauskünfte mit der Sorgfalt, die sie verlangen.
Alltag
Wo im Lebensmittelhandel Zeit verloren geht
Bestellungen über jeden Kanal
Die Gastronomie bestellt per Anruf auf dem Handy des Außendienstes, per Sprachnachricht nach Küchenschluss, per Mail mit Fotos von handgeschriebenen Zetteln. Der Innendienst tippt alles in die Warenwirtschaft ab und fragt nach, wenn „wie immer, nur mehr Rucola“ nicht eindeutig ist.
Reklamationen mit kurzer Halbwertszeit
Bei Frischware zählt jede Stunde. Eine Reklamation über matschige Ware muss schnell bei Lager, Einkauf und Lieferant ankommen, mit Foto, Charge und Lieferschein. Oft fehlt genau eines davon.
Produktfragen, die Sorgfalt verlangen
Kunden fragen nach Allergenen, Zutaten, Herkunft oder Haltbarkeit. Die Antwort steht im Produktdatenblatt des Lieferanten – wenn es aktuell ist und jemand die richtige Fassung findet.
Lieferantenkommunikation in vielen Postfächern
Preisänderungen, Lieferausfälle, neue Spezifikationen und Rezepturänderungen kommen per Mail an Einkauf, Qualitätssicherung und Verkauf. Wer was davon weiß, hängt davon ab, wer in Kopie stand.
Vier Themen
Wo wir ansetzen
Datenanalyse, Kommunikation, Wissensmanagement und die Prüfung von Wissen hängen zusammen. Jedes Thema hat für Ihre Branche eine eigene Seite.
Datenanalyse
Reklamationen erzählen mehr als die Gutschrift
Die Warenwirtschaft zeigt Gutschriften und Retouren. Warum sie entstanden sind, steht in Mails, Fotos und Telefonnotizen. Wer beides verbindet, erkennt, ob ein Problem am Artikel, am Lieferanten oder an der Tour liegt.
Kommunikation
Die Küche bestellt, wann und wie sie Zeit hat
Gastronomen bestellen nach Küchenschluss, Einzelhändler zwischen zwei Kunden. Niemand wird dafür ein neues Formular nutzen. Wir sorgen dafür, dass jede Bestellung vollständig im Innendienst ankommt, egal über welchen Weg.
Wissensmanagement
Das richtige Datenblatt ist das aktuelle Datenblatt
Im Lebensmittelhandel gibt es zu fast jedem Artikel ein Dokument: Spezifikation, Produktdatenblatt, Zutatenliste, Herkunftsnachweis. Das Problem ist selten, dass es fehlt, sondern dass niemand weiß, welche Fassung gilt.
Wissen validieren
Bei Allergenen gibt es keine plausible Antwort, nur eine belegte
Eine Frage nach Nüssen, Gluten oder Sellerie kann für den Endkunden eines Restaurants ernste Folgen haben. Deshalb entsteht bei uns eine Antwort nur aus einem freigegebenen, aktuellen Produktdatenblatt – und ein Mensch gibt sie frei.
Anwendungsfälle
Konkrete Abläufe zum Einstieg
Wir beginnen mit einem Ablauf, der heute spürbar Zeit kostet. Erst wenn er trägt, kommt der nächste dazu.
Bestellungen aus Mail und Sprachnachricht erfassen
Bestellungen aus Mail, Sprachnachricht und Foto als prüfbaren Auftragsvorschlag vorbereiten.
Allergen- und Zutatenanfragen vorbereiten
Allergenauskünfte nur aus freigegebenen Datenblättern, mit Quelle und Prüfung durch Menschen.
Reklamationen bei Frischware bündeln
Frischware-Reklamationen vollständig erfassen und an Lager, Einkauf und Lieferant geben.
Lieferausfälle an betroffene Kunden melden
Lieferantenausfälle mit offenen Aufträgen abgleichen und Kunden rechtzeitig informieren.
Neue Produktdatenblätter erkennen und zuordnen
Neue Datenblätter von Lieferanten erkennen und der Qualitätssicherung zur Bestätigung vorlegen.
Ihre Werkzeuge bleiben
Wir lösen keine Systeme ab, die im Lebensmittelhandel gut funktionieren. Wo eine Schnittstelle existiert, binden wir an; wo nicht, klären wir in der Analysephase, was möglich ist und mit welchem Aufwand.
Wie Integrationen ablaufen →In der Branche verbreitet
- Warenwirtschaft (ERP)
- Bestellportale und Webshops
- Produktinformationssysteme (PIM)
- Lieferantenportale
- Microsoft 365
- Messenger im Außendienst
Die Nennung bedeutet nicht, dass für jedes dieser Systeme schon eine fertige Anbindung besteht.
Branchenneutral
OfficeHub: Alle Kanäle. Ein sauberer Vorgang.
Die Basis-Vorgangsplattform. Kommunikation, Anfragen und Aufgaben laufen zentral zusammen. Sie starten mit Vorgängen; wenn das Geschäft komplexer wird, wächst die Struktur mit, ohne dass Sie etwas umbauen. Es sind dieselben Vorgänge.
Erstgespräch
Sehen wir uns an, wo im Lebensmittelhandel bei Ihnen Zeit verloren geht.
Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir schauen uns an, worüber in Ihrem Betrieb kommuniziert wird, wo Vorgänge auseinanderfallen und was sich mit welchem Aufwand automatisieren lässt. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenBleibt unsere Warenwirtschaft führend?
Ja. Artikel, Preise, Bestände und Aufträge bleiben in Ihrer Warenwirtschaft. Wir ordnen die Kommunikation, die zu Bestellungen, Reklamationen und Produktfragen führt, und übergeben Ergebnisse dorthin, wo eine Anbindung möglich ist.
Beantwortet das System Allergenfragen selbst?
Nein. Antworten zu Allergenen und Zutaten werden nur aus freigegebenen, aktuellen Produktdatenblättern vorbereitet, mit Quelle, und immer von einem Menschen geprüft. Fehlt eine aktuelle Quelle, entsteht keine Antwort, sondern ein Hinweis.
Was ist mit Bestellungen außerhalb der Bürozeiten?
Sie werden erfasst und als Auftragsvorschlag vorbereitet, sodass der Innendienst am Morgen prüft statt abtippt. Ob eine Bestellung ohne Prüfung übernommen werden darf, entscheiden Sie nach einer Messphase.
Wo beginnen wir sinnvollerweise?
Häufig bei der Bestellannahme aus Mail und Sprachnachricht oder bei den Produktanfragen. Wir wählen einen Ablauf, nehmen ihn mit Ihrem Team ab und erweitern erst danach.