Anwendungsfall · Lebensmittelhandel und -großhandel
Bestellungen aus Mail und Sprachnachricht erfassen
Bestellungen aus Mail, Sprachnachricht und Foto als prüfbaren Auftragsvorschlag vorbereiten.
Das Problem
Im Lebensmittelgroßhandel kommen viele Bestellungen nicht über den Webshop, sondern dort, wo der Kunde gerade ist: als Sprachnachricht aus der Küche, als Mail mit Foto eines Zettels, als Anruf beim Außendienst. Der Innendienst überträgt sie am frühen Morgen von Hand in die Warenwirtschaft, unter Zeitdruck, weil die Kommissionierung wartet.
Fehler bei der Übertragung zeigen sich erst bei der Lieferung: falsche Einheit, verwechselte Sorte, vergessene Position. Dann folgen Reklamation, Nachlieferung und eine Gutschrift.
Ablauf
So läuft es
Schritt 1
Eingang zuordnen
Die Nachricht wird dem Kunden zugeordnet, auch wenn sie vom privaten Handy des Küchenchefs kommt, sofern diese Nummer bekannt ist.
Schritt 2
Positionen herauslesen
Artikel, Mengen und Einheiten werden erkannt und mit Ihrem Sortiment abgeglichen. Verweise wie „wie letzte Woche“ werden mit der Vorbestellung verknüpft.
Schritt 3
Unsicheres kennzeichnen
Mehrdeutige Bezeichnungen, ungewöhnliche Mengen oder nicht lieferbare Artikel werden markiert, statt still angenommen zu werden.
Schritt 4
Prüfen und übernehmen
Der Innendienst prüft den Vorschlag, klärt Unklares und übernimmt den Auftrag in die Warenwirtschaft – über eine Anbindung, wo sie besteht, oder zum Übertragen.
Was sich ändert
- Der Innendienst prüft Vorschläge, statt Bestellungen abzutippen
- Unklare Positionen werden vor der Kommissionierung geklärt
- Bestellungen von nachts liegen am Morgen geordnet vor
Das System bereitet vor, ein Mensch prüft und gibt frei.
Ein fehlerhafter Auftrag führt zu falscher Lieferung beim Kunden. Deshalb übernimmt ein Mensch jeden Vorschlag, bis eine Messphase etwas anderes rechtfertigt.
Wie die Freigabestufen funktionieren →Lebensmittelhandel und -großhandel
Weitere Anwendungsfälle im Lebensmittelhandel
Allergen- und Zutatenanfragen vorbereiten
Allergenauskünfte nur aus freigegebenen Datenblättern, mit Quelle und Prüfung durch Menschen.
Reklamationen bei Frischware bündeln
Frischware-Reklamationen vollständig erfassen und an Lager, Einkauf und Lieferant geben.
Lieferausfälle an betroffene Kunden melden
Lieferantenausfälle mit offenen Aufträgen abgleichen und Kunden rechtzeitig informieren.
Neue Produktdatenblätter erkennen und zuordnen
Neue Datenblätter von Lieferanten erkennen und der Qualitätssicherung zur Bestätigung vorlegen.
Erstgespräch
Passt dieser Ablauf zu Ihrem Betrieb?
Im Erstgespräch sehen wir uns an, wie der Ablauf bei Ihnen heute läuft, welche Systeme beteiligt sind und ob er ein guter Einstieg ist. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktFunktioniert das mit Dialekt und Küchenlatein?
Sprachnachrichten werden verschriftlicht und mit Ihrem Sortiment abgeglichen, auch bei umgangssprachlichen Namen. Wo die Zuordnung unsicher ist, steht das dabei, und das Original bleibt anhörbar.
Bekommt der Kunde eine Bestätigung?
Auf Wunsch entsteht ein Bestätigungsentwurf mit den übernommenen Positionen. Er wird vor dem Versand geprüft, wie jede andere Nachricht nach außen.