Datenanalyse für den Einkauf
Wie verlässlich ein Lieferant ist, steht in Ihrer Korrespondenz
Lieferantenbewertungen beruhen oft auf dem Eindruck der letzten Reklamation. Aus Anfragen, Bestätigungen und Terminverschiebungen lässt sich ein genaueres Bild gewinnen – ohne zusätzliche Erfassung.
Die Ausgangslage
Im ERP-System steht, was bestellt und was geliefert wurde. Wie viel Abstimmung dazwischen nötig war, steht dort nicht: die zweite Nachfrage nach dem Angebot, die geänderte Auftragsbestätigung, die drei Terminverschiebungen per Mail, die am Ende doch zur pünktlichen Buchung des Wareneingangs geführt haben.
Genau diese Abstimmung entscheidet aber, wie viel Aufwand ein Lieferant im Einkauf verursacht. Bei der jährlichen Lieferantenbewertung fehlt sie meist, weil sie nicht gezählt wird.
Vorgehen
So setzen wir an
Schritt 1
Korrespondenz Bestellungen zuordnen
Anfragen, Angebote, Bestätigungen und Nachfragen werden der jeweiligen Bestellung und dem Lieferanten zugeordnet. Das System schlägt vor, Ihr Team bestätigt.
Schritt 2
Abweichungen zählen
Wie oft weicht die Auftragsbestätigung von der Bestellung ab, bei Termin, Menge oder Preis? Welche Lieferanten verschieben regelmäßig?
Schritt 3
Reaktionszeiten auf Anfragen
Wie lange dauert es, bis ein Angebot eintrifft, und wie oft muss nachgefragt werden? Das hilft bei der Auswahl, wen Sie bei eiligen Bedarfen zuerst anfragen.
Schritt 4
Ergebnisse für das Lieferantengespräch
Die Auswertung liefert konkrete Beispiele mit Fundstelle für das nächste Jahresgespräch, statt allgemeiner Unzufriedenheit.
Ein typischer Fall
Ein Einkaufsleiter hält einen langjährigen Lieferanten für zuverlässig, weil die Ware fast immer rechtzeitig ankommt. Die Auswertung zeigt, dass bei diesem Lieferanten auffallend viele Auftragsbestätigungen erst nach mehrfacher Nachfrage eintreffen und Termine mehrfach geändert werden, bevor sie halten. Pünktlich ist die Lieferung, weil der Einkauf viel nachfasst. Im Jahresgespräch werden konkrete Fälle besprochen und eine feste Ansprechperson für Bestätigungen vereinbart.
Wo der Mensch entscheidet
Ausgewertet werden Lieferanten und Bestellvorgänge, nicht die Arbeitsweise einzelner Personen im Einkauf. Welche Konsequenzen aus der Auswertung folgen – Gespräch, Bündelung, Lieferantenwechsel –, entscheidet der Einkauf.
Unsere Rolle und Grundsätze →Weitere Themen für den Einkauf
Datenanalyse aus anderer Sicht
Erstgespräch
Sehen wir uns Ihren größten Zeitfresser an.
Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir schauen uns an, worüber in Ihrem Betrieb kommuniziert wird, wo Vorgänge auseinanderfallen und was sich mit welchem Aufwand automatisieren lässt. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktErsetzt das unsere Lieferantenbewertung?
Nein. Es ergänzt sie um das, was bisher gefehlt hat: den Aufwand in der Abstimmung. Ihre Kriterien und Ihr Verfahren bleiben.
Werden Daten aus dem ERP-System kopiert?
Nur das, was für die Zuordnung nötig ist, etwa Bestellnummer, Lieferant und Termin. Der Bestand bleibt im ERP-System.
Können Lieferanten die Auswertung sehen?
Nein, sie ist ein internes Werkzeug. Was Sie daraus im Gespräch verwenden, wählen Sie selbst aus.