Datenanalyse für den Vertrieb
Woran Abschlüsse hängen, steht selten im Forecast
Das CRM zeigt Phasen und Beträge. Warum eine Verkaufschance stockt, steht in den Mails und Gesprächsnotizen davor. Diese Kommunikation lässt sich auswerten, ohne das Team zusätzlich erfassen zu lassen.
Die Ausgangslage
Vertriebsberichte beruhen meist auf dem, was jemand ins CRM eingetragen hat: Phase, Wahrscheinlichkeit, erwartetes Abschlussdatum. Diese Angaben sind wertvoll, aber sie sind Einschätzungen. Was tatsächlich passiert ist – wie lange eine Anfrage auf die erste Antwort gewartet hat, wie viele Rückfragen nötig waren, ob nach dem Angebot noch jemand nachgefasst hat – steht in der Kommunikation.
Viele Vertriebsleitungen haben ein Gefühl dafür, wo es hakt: bei Sonderausführungen, bei Anfragen über das Webformular, bei Angeboten kurz vor Ferienzeiten. Belegen lässt sich das selten, weil niemand die Postfächer systematisch durchsieht.
Dazu kommt, dass der Verlust einer Chance oft still passiert. Es gibt keine Absage, nur keine Antwort mehr. Im CRM steht die Chance dann noch wochenlang auf einer Phase, die längst nicht mehr stimmt.
Vorgehen
So setzen wir an
Schritt 1
Kommunikation den Verkaufschancen zuordnen
Eingehende Anfragen, Antworten, Angebote und Gesprächsnotizen werden der passenden Chance im CRM zugeordnet. Das System schlägt vor, Ihr Team bestätigt die Zuordnung, wo sie nicht eindeutig ist.
Schritt 2
Verläufe statt Einschätzungen auswerten
Aus der zugeordneten Kommunikation entsteht ein Bild: Wo wartet eine Anfrage auf die erste Reaktion, wo stockt eine Chance nach dem Angebot, welche Art von Rückfrage taucht vor verlorenen Aufträgen besonders oft auf.
Schritt 3
Stille Chancen melden
Bleibt ein Angebot ohne Rückmeldung länger als in Ihrem Betrieb üblich, erscheint ein Hinweis bei der zuständigen Person – mit dem letzten Stand des Gesprächs, nicht nur mit dem Datum.
Schritt 4
Erkenntnisse zurück ins CRM
Wo die Kommunikation eine andere Phase nahelegt als der Eintrag, wird das als Vorschlag angezeigt. Ob die Phase geändert wird, entscheidet der Vertrieb.
Ein typischer Fall
Ein Vertriebsteam vermutet, dass Anfragen über das Webformular schlechter abschließen als telefonische. Die Zuordnung der Kommunikation zeigt etwas anderes: Formularanfragen enthalten häufig keine Mengenangabe, und die erste Antwort ist dann eine Rückfrage, auf die viele Interessenten nicht mehr reagieren. Das Team ergänzt das Formular um ein Pflichtfeld und lässt bei unvollständigen Anfragen einen Antwortentwurf vorbereiten, der gleich eine Preisspanne nennt und die Mengenfrage stellt.
Wo der Mensch entscheidet
Ausgewertet werden Anfragen, Angebote und Verläufe, nicht die Menschen im Vertrieb. Es gibt keine Rangliste nach Abschlussquote und keine Bewertung einzelner Verkäuferinnen oder Verkäufer. Welche Folgerungen aus einer Auswertung gezogen werden, entscheidet die Vertriebsleitung.
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Datenanalyse aus anderer Sicht
Erstgespräch
Sehen wir uns Ihren größten Zeitfresser an.
Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir schauen uns an, worüber in Ihrem Betrieb kommuniziert wird, wo Vorgänge auseinanderfallen und was sich mit welchem Aufwand automatisieren lässt. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktMüssen Verkäufer dafür mehr ins CRM eintragen?
Nein. Die Auswertung stützt sich auf die Kommunikation, die ohnehin entsteht. Zusätzliche Pflichtfelder für das Team sind nicht vorgesehen.
Was, wenn die Kommunikation teilweise über private Handys läuft?
Ausgewertet wird nur, was über angebundene, betriebliche Kanäle läuft. Welche Kanäle das sind, legen Sie fest. Lücken werden in der Auswertung als solche sichtbar gemacht.
Ersetzt das unseren Forecast?
Nein. Der Forecast bleibt eine Einschätzung des Vertriebs. Die Auswertung der Kommunikation ist eine zweite Sicht, die Abweichungen früher erkennbar macht.