Kommunikation für den Vertrieb
Der Interessent wählt den Kanal. Ihr Vertrieb sieht trotzdem alles.
Eine Anfrage beginnt im Formular, geht am Telefon weiter und endet mit einer Rückfrage per Messenger. Wir führen das zu einem Vorgang zusammen und bereiten die nächste Antwort vor.
Die Ausgangslage
Wer im Vertrieb arbeitet, kennt die Situation: Der Kunde ruft an und sagt „wie besprochen“, und man sucht in drei Postfächern, was eigentlich besprochen wurde. Die Kollegin, die das Erstgespräch geführt hat, ist auf Kundentermin. Die Notiz liegt in ihrem Kalender.
Noch teurer ist das Nachfassen. Ein Angebot ist versendet, die Wiedervorlage im CRM gesetzt – aber sie erinnert nur an ein Datum, nicht an den Stand. Wer anruft, muss sich erst einlesen, und bei vielen offenen Angeboten bleibt das aus.
Gleichzeitig erwarten Interessenten eine Antwort, die ihre Frage vollständig aufgreift. Eine schnelle, aber halbe Antwort führt zu einer weiteren Runde und wirkt nach außen unaufmerksam.
Vorgehen
So setzen wir an
Schritt 1
Kanäle zusammenführen
Formular, Mail, Telefonnotiz und Messenger-Nachricht landen im selben Vorgang, verknüpft mit dem Kontakt im CRM. Wer übernimmt, sieht den ganzen Verlauf.
Schritt 2
Anfrage auf Vollständigkeit prüfen
Welche Angaben braucht es für ein Angebot – Menge, Ausführung, Liefertermin, Ansprechpartner? Fehlt etwas, schlägt das System eine gezielte Rückfrage vor, statt eine allgemeine.
Schritt 3
Antworten und Nachfass-Mails vorbereiten
Entwürfe entstehen aus dem Verlauf und aus Ihren freigegebenen Unterlagen. Die zuständige Person passt an, ergänzt Konditionen und gibt frei.
Schritt 4
Offene Angebote im Blick halten
Jedes versendete Angebot bleibt sichtbar, bis es angenommen, abgelehnt oder bewusst geschlossen ist. Zum vereinbarten Zeitpunkt liegt ein Nachfass-Entwurf mit dem letzten Gesprächsstand bereit.
Ein typischer Fall
Ein Bestandskunde schreibt per Mail, er brauche „das Gleiche wie letztes Mal, nur doppelt“. Das System findet den letzten Auftrag dieses Kunden im angebundenen Verlauf, erkennt, dass sich ein Artikel seither geändert hat, und bereitet eine Antwort vor, die beide Varianten nennt und nach der gewünschten fragt. Der Verkäufer prüft, ergänzt den aktuellen Preis aus dem ERP und sendet.
Wo der Mensch entscheidet
Keine Nachricht an Interessenten oder Kunden geht ohne Freigabe hinaus – Antworten und Nachfass-Mails laufen auf der Stufe „Gelb“. Preise, Rabatte und verbindliche Zusagen formuliert das System nicht eigenständig, und das CRM bleibt der Ort, an dem Kontakte und Chancen gepflegt werden.
Unsere Rolle und Grundsätze →Weitere Themen für den Vertrieb
Kommunikation aus anderer Sicht
Erstgespräch
Sehen wir uns Ihren größten Zeitfresser an.
Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir schauen uns an, worüber in Ihrem Betrieb kommuniziert wird, wo Vorgänge auseinanderfallen und was sich mit welchem Aufwand automatisieren lässt. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktKönnen Anfragen nachts automatisch beantwortet werden?
Eine Eingangsbestätigung ohne inhaltliche Zusage kann auf „Grün“ laufen, wenn Sie das so festlegen. Inhaltliche Antworten bereitet das System vor, versendet werden sie nach Freigabe.
Was passiert mit Anfragen, die keinem Kontakt zugeordnet werden können?
Sie landen in einer eigenen Übersicht für Neukontakte. Ob daraus ein Datensatz im CRM wird, entscheidet Ihr Team.
Funktioniert das mit unserem CRM?
Verbreitete CRM-Systeme lassen sich in der Regel anbinden. Ob und wie das bei Ihrem System geht, prüfen wir vor dem Start an Ihrer konkreten Umgebung.