Kommunikation für die Disposition
Ein Auftrag, viele Nachrichten – die Disposition sieht sie gemeinsam
Kunden rufen an, Fahrer schreiben, Kollegen leiten Mails weiter. Wir ordnen jede Nachricht dem Auftrag zu, den sie betrifft, und bereiten Antworten und Änderungsvorschläge zur Entscheidung vor.
Die Ausgangslage
Disposition ist Kommunikation unter Zeitdruck. Neben dem Planungssystem laufen das Telefon, das Postfach und meist ein Messenger, über den die Leute draußen erreichbar sind. Jeder Kanal hat seine eigene Reihenfolge, und keiner weiß, welcher Auftrag gemeint ist.
Wenn mehrere Personen disponieren, wird es unübersichtlich: Wer hat die Absage des Kunden entgegengenommen, wurde der Fahrer schon informiert, hat jemand dem nächsten Kunden Bescheid gesagt? Fehlt eine Antwort, ruft der Kunde erneut an, und die Frage wird ein zweites Mal geklärt.
Gleichzeitig wollen Kunden wissen, wann jemand kommt. Die Antwort setzt voraus, dass die Rückmeldungen von unterwegs schon gelesen und eingeordnet sind.
Vorgehen
So setzen wir an
Schritt 1
Nachrichten dem Auftrag zuordnen
Anrufnotizen, Mails, Messenger-Nachrichten und Sprachnachrichten werden dem Auftrag zugeordnet, den sie betreffen. Ist die Zuordnung unsicher, fragt das System nach, statt zu raten.
Schritt 2
Änderungen zur Entscheidung vorbereiten
Bittet ein Kunde um Verschiebung oder meldet ein Fahrer eine Verzögerung, entsteht ein Vorschlag mit den betroffenen Folgeaufträgen. Umgeplant wird im führenden System, durch die Disposition.
Schritt 3
Kundenauskünfte vorbereiten
Fragt ein Kunde nach dem Stand, liegt ein Antwortentwurf aus den letzten Rückmeldungen zum Auftrag bereit. Die Disposition prüft und sendet.
Schritt 4
Offene Rückmeldungen sichtbar halten
Zugesagte Rückrufe und unbeantwortete Meldungen von unterwegs bleiben am Auftrag stehen, bis jemand sie erledigt hat.
Ein typischer Fall
Am Vormittag meldet ein Monteur per Sprachnachricht, dass der laufende Einsatz deutlich länger dauert. Fast gleichzeitig ruft der Kunde des Folgetermins an und fragt, ob es beim vereinbarten Zeitfenster bleibt. Beide Nachrichten landen beim jeweiligen Auftrag, und die Disponentin sieht einen Vorschlag: Folgetermin auf den Nachmittag verschieben, mit Entwurf einer Nachricht an den Kunden. Sie passt das Zeitfenster an, plant im System um und gibt die Nachricht frei.
Wo der Mensch entscheidet
Umplanungen nimmt die Disposition im führenden System vor, nicht das System von KheepU. Nachrichten an Kunden gehen nur nach Freigabe hinaus, außer reinen Eingangsbestätigungen, die Sie bewusst auf „Grün“ stellen. Standorte von Personen werden nicht erfasst.
Unsere Rolle und Grundsätze →Weitere Themen für die Disposition
Kommunikation aus anderer Sicht
Erstgespräch
Sehen wir uns Ihren größten Zeitfresser an.
Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir schauen uns an, worüber in Ihrem Betrieb kommuniziert wird, wo Vorgänge auseinanderfallen und was sich mit welchem Aufwand automatisieren lässt. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktFunktioniert das mit Sprachnachrichten von unterwegs?
Ja. Sprachnachrichten werden in Text umgewandelt und dem Auftrag zugeordnet. Unverständliche Stellen werden markiert, nicht ergänzt.
Können mehrere Disponenten gleichzeitig damit arbeiten?
Ja. Gerade dann hilft es, weil jeder sieht, welche Nachricht schon übernommen wurde und welche noch offen ist.
Lässt sich unser Planungssystem anbinden?
Verbreitete Planungs- und Tourensysteme lassen sich oft anbinden. Ob das bei Ihrem System geht, prüfen wir vor dem Start an Ihrer Umgebung.