Entwurf ist nicht gleich Vorlage
Textvorlagen gibt es in jedem Mailprogramm. Sie passen auf Standardfälle und wirken bei allem anderen schnell hölzern. Ein KI-Entwurf geht anders vor: Er liest die eingehende Nachricht, berücksichtigt den bisherigen Austausch und formuliert eine Antwort, die auf genau diese Frage eingeht. Das klingt nach einem kleinen Unterschied, ist im Alltag aber spürbar, weil weniger nachträglich umgeschrieben werden muss.
Was ein guter Entwurf braucht
Die Qualität hängt fast vollständig vom verfügbaren Kontext ab. Ohne Zugriff auf Auftragsstand, Lieferzeiten oder betriebliche Kulanzregeln kann ein Sprachmodell nur allgemein bleiben – oder schlimmer, plausibel klingende Details erfinden. Ein brauchbarer Entwurf stützt sich deshalb auf belegte Informationen aus den eigenen Systemen und macht kenntlich, woher eine Aussage stammt. Fehlt eine Information, sollte der Entwurf das offen sagen, statt zu raten.
Warum ein Mensch freigibt
Sprachmodelle formulieren flüssig, auch wenn sie sich irren. Eine falsche Zusage zu Preis, Termin oder Gewährleistung lässt sich nach dem Versand kaum zurückholen. Darum hat sich das Prinzip bewährt, dass Entwürfe vorbereitet, aber von einer Person freigegeben werden. In KheepU ist das die Standardstufe „Gelb“: Das System schlägt vor, ein Mensch prüft, ändert bei Bedarf und versendet. Nur bei eindeutigen internen Schritten kann die Stufe anders liegen.
Woran man gute Entwürfe erkennt
Ein praktischer Maßstab ist, wie viel vor der Freigabe geändert werden muss. Werden Entwürfe meist nur leicht angepasst, passt der Kontext. Werden sie regelmäßig umgeschrieben, fehlen Informationen oder Regeln. Diese Beobachtung ist wertvoller als jede allgemeine Qualitätsaussage, weil sie zeigt, welche Wissensquellen noch fehlen oder veraltet sind.
Wo Entwürfe nicht helfen
Bei emotional aufgeladenen Situationen – einer verärgerten Beschwerde, einem langjährigen Kunden, der kündigen will – ist ein vorformulierter Text oft der falsche Einstieg. Hier zählt der persönliche Ton, manchmal auch ein Anruf statt einer Mail. Ebenso bei Anliegen, die eine Entscheidung erfordern, die niemand dokumentiert hat: Ein Entwurf kann die Entscheidung nicht vorwegnehmen, nur die Formulierung danach erleichtern.