Datenanalyse für die Personalabteilung
Ausgewertet werden Fragen, nicht die Menschen, die sie stellen
Wenn jede zweite Anfrage die Reisekosten betrifft, liegt das selten an den Mitarbeitenden, sondern an der Regelung. Eine Auswertung der Anliegen zeigt, wo Information fehlt – ohne irgendjemanden zu durchleuchten.
Die Ausgangslage
Die Personalabteilung hat ein gutes Gespür dafür, welche Themen gerade brennen. Belegen lässt es sich selten, denn Anfragen kommen über viele Wege und werden nicht gezählt. Wenn die Geschäftsführung fragt, warum die Abteilung so ausgelastet ist, bleibt es bei Beispielen.
Gleichzeitig ist bei Personalthemen besondere Vorsicht geboten. Jede Auswertung, die Rückschlüsse auf einzelne Personen erlaubt, wäre ein Eingriff, den niemand will. Deshalb muss klar sein, was ausgewertet wird und was ausdrücklich nicht.
Vorgehen
So setzen wir an
Schritt 1
Anliegen nach Themen ordnen
Eingehende Anfragen werden Themen zugeordnet: Urlaub, Reisekosten, Arbeitszeit, Formulare, Bewerbungsstand, Onboarding. Die Zuordnung schlägt das System vor, Ihr Team bestätigt.
Schritt 2
Häufungen erkennen
Welche Themen nehmen zu, etwa nach einer neuen Regelung oder zum Jahreswechsel? Daraus wird sichtbar, wo eine Information fehlt oder missverständlich ist.
Schritt 3
Auf Themenebene bleiben
Die Auswertung zeigt Themen und Zeiträume, keine Namen und keine Abteilungsranglisten. Kleine Gruppen, bei denen Rückschlüsse auf Einzelne möglich wären, werden nicht gesondert ausgewiesen.
Schritt 4
Ergebnisse in Information umsetzen
Aus der Auswertung entsteht eine konkrete Maßnahme: eine verständlichere Intranetseite, eine Rundmail vor der Urlaubsplanung, ein überarbeitetes Formular.
Ein typischer Fall
Nach der Einführung einer neuen Regelung zum mobilen Arbeiten hat die Personalabteilung den Eindruck, dass ständig dieselben Fragen kommen. Die Auswertung bestätigt das und zeigt, dass sich fast alle Fragen auf einen Punkt beziehen: wie Tage im Ausland zu melden sind. Die Personalleiterin ergänzt die Regelung um ein kurzes Beispiel und eine Rundmail. Danach lässt sich beobachten, ob die Anfragen zu diesem Punkt zurückgehen.
Wo der Mensch entscheidet
Keine Auswertung von Leistung, Verhalten, Erreichbarkeit oder Anwesenheit einzelner Mitarbeitender. Keine Auswertung von Krankmeldungen. Was ausgewertet wird, legen Sie gemeinsam mit der Belegschaftsvertretung fest, bevor der Ablauf startet.
Unsere Rolle und Grundsätze →Weitere Themen für die Personalabteilung
Datenanalyse aus anderer Sicht
Erstgespräch
Sehen wir uns Ihren größten Zeitfresser an.
Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir schauen uns an, worüber in Ihrem Betrieb kommuniziert wird, wo Vorgänge auseinanderfallen und was sich mit welchem Aufwand automatisieren lässt. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktKann man sehen, wer welche Frage gestellt hat?
In der Auswertung nicht. Sie zeigt Themen und Zeiträume. Die einzelne Anfrage bleibt dort, wo sie heute auch ist, und nur für die zuständigen Personen sichtbar.
Sollten wir den Betriebsrat einbinden?
Wir empfehlen, die Belegschaftsvertretung früh einzubeziehen und gemeinsam festzulegen, was ausgewertet wird. Ob und in welcher Form eine Vereinbarung nötig ist, klären Sie intern.
Werden Inhalte aus Personalakten verwendet?
Nein. Grundlage sind die Anfragen an die Personalabteilung, nicht Personalakten.