Wissen validieren für die Personalabteilung
Eine Auskunft zu Urlaub oder Arbeitszeit muss sich auf die geltende Regelung stützen
Wer der Personalabteilung eine Frage stellt, verlässt sich auf die Antwort. Deshalb entstehen Entwürfe nur aus Regelungen, die Sie als gültig festgelegt haben, und eine zuständige Person prüft sie.
Die Ausgangslage
Personalregelungen ändern sich: eine neue Betriebsvereinbarung, eine angepasste Reisekostenrichtlinie, eine Ergänzung per Rundmail. Alte Fassungen bleiben aber oft im Intranet oder in Ordnern liegen. Ein Sprachmodell, das frei auf alles zugreift, kann problemlos aus der überholten Fassung zitieren.
Eine falsche Auskunft zu Urlaubsanspruch oder Arbeitszeit ist für die Personalabteilung mehr als ein Versehen. Mitarbeitende richten sich danach, und die Korrektur kostet Vertrauen. Deshalb muss die Frage, woraus eine Antwort entstehen darf, vor dem ersten Entwurf geklärt sein.
Vorgehen
So setzen wir an
Schritt 1
Gültige Quellen festlegen
Die Personalabteilung bestimmt, welche Regelungen und Formulare Antworten stützen dürfen. Ältere Fassungen werden ausgeschlossen oder als überholt gekennzeichnet.
Schritt 2
Goldset aus echten Fragen
Gemeinsam sammeln wir reale Fragen der Belegschaft mit der richtigen Antwort und der Fundstelle in der Regelung. Daran wird der Ablauf abgenommen. Eine erfundene Antwort führt zum Ausschluss.
Schritt 3
Widersprüche und Lücken melden
Widersprechen sich zwei Regelungen oder gibt es keine passende Quelle, entsteht kein Entwurf, sondern ein Hinweis an die zuständige Person.
Schritt 4
Freigabe durch Zuständige
Antworten an Mitarbeitende laufen über Stufe „Gelb“: vom System vorbereitet, von einer namentlich zuständigen Person in der Personalabteilung geprüft und versendet.
Ein typischer Fall
Ein Mitarbeiter fragt, ob er Resturlaub ins nächste Jahr mitnehmen kann. Im Intranet liegen zwei Dokumente: die ursprüngliche Regelung und eine spätere Ergänzung per Rundmail mit einer anderen Stichtagsregel. Das System erkennt, dass beide Quellen dasselbe Thema unterschiedlich beantworten, und erzeugt keinen Entwurf. Die Personalreferentin bekommt einen Hinweis mit beiden Fundstellen, beantwortet die Frage selbst und lässt die veraltete Fassung aus dem Intranet entfernen.
Wo der Mensch entscheidet
Das System gibt keine arbeitsrechtliche Auskunft und beurteilt nicht, ob eine Regelung rechtlich zulässig ist. Es sorgt dafür, dass Antworten auf Ihre geltenden Regelungen zurückgehen. Entscheidungen über einzelne Personen trifft es nie.
Unsere Rolle und Grundsätze →Weitere Themen für die Personalabteilung
Wissen validieren aus anderer Sicht
Erstgespräch
Sehen wir uns Ihren größten Zeitfresser an.
Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir schauen uns an, worüber in Ihrem Betrieb kommuniziert wird, wo Vorgänge auseinanderfallen und was sich mit welchem Aufwand automatisieren lässt. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktWer nimmt das Goldset ab?
Jemand aus Ihrer Personalabteilung, der die Regelungen kennt. Wer den Ablauf einrichtet, bewertet ihn nicht selbst.
Was passiert bei einer Frage, die nicht im Goldset vorkommt?
Gibt es eine passende freigegebene Quelle, entsteht ein Entwurf mit Fundstelle zur Prüfung. Gibt es keine, landet die Frage ohne Entwurf bei Ihnen.
Wann wird der Ablauf erneut geprüft?
Sobald sich eine Regelung ändert, etwa durch eine neue Betriebsvereinbarung, und zusätzlich im vereinbarten Rhythmus.