Wissen validieren in der Gemeindeverwaltung
Eine Auskunft des Amts muss stimmen und belegbar sein
Was das Gemeindeamt sagt, hat für Bürgerinnen und Bürger Gewicht. Deshalb darf ein KI-Entwurf bei uns nur entstehen, wenn er sich auf eine gültige Unterlage der Gemeinde stützt. Freigegeben wird er von einer Person im Amt.
Die Ausgangslage
Gebührenhöhen, Abfuhrtermine, Öffnungszeiten und Verordnungen der Gemeinde ändern sich, oft jährlich. Auf der Website steht vielleicht schon die neue Fassung, im Merkblatt im Ordner noch die alte. Ein Sprachmodell, das beides findet, weiß nicht, welche gilt.
Besonders heikel sind Fragen in der Nähe von Verfahren: Was gilt für eine Einfriedung, braucht der Wintergarten eine Bewilligung, welche Frist hat ein Einspruch? Eine falsche Auskunft kann Bürger zu Entscheidungen veranlassen, die später Probleme machen.
Ein Einsatz von KI im Amt braucht deshalb einen Rahmen: nur gültige, freigegebene Quellen, eine Abnahme mit echten Fragen, sichtbare Widersprüche und eine klare Grenze zu allem, was eine Verwaltungsentscheidung ist.
Vorgehen
So setzen wir an
Schritt 1
Gültige Quellen festlegen
Die Gemeinde bestimmt, welche Verordnungen, Gebührenblätter, Merkblätter und Kalender als Quelle gelten, jeweils mit Gültigkeit. Andere Unterlagen werden nicht herangezogen.
Schritt 2
Veraltetes und Widersprüchliches markieren
Weichen Website und Merkblatt voneinander ab oder ist eine Unterlage nicht mehr gültig, wird das angezeigt. Die Gemeinde klärt, welche Fassung stimmt.
Schritt 3
Goldset aus Bürgerfragen
Mit dem Bürgerservice und den Fachbereichen sammeln wir echte Fragen mit Sollantwort und Fundstelle. Daran wird jeder Ablauf abgenommen, bevor er in Betrieb geht. Eine erfundene Gebühr oder Frist schließt den Ablauf aus.
Schritt 4
Klare Grenze zur Entscheidung
Informationsfragen laufen über Gelb. Fragen, deren Antwort eine Beurteilung im Einzelfall verlangt, werden ohne Entwurf an das zuständige Amt gegeben; Entscheidungen stehen auf Rot.
Ein typischer Fall
Zum Jahreswechsel hat der Gemeinderat neue Kanalgebühren beschlossen. Auf der Website ist die neue Gebührenübersicht bereits veröffentlicht, ein Merkblatt im Bürgerservice-Ordner nennt noch die alten Sätze. Das System erkennt den Widerspruch und meldet ihn, bevor ein Entwurf mit dem alten Betrag entsteht. Das Bürgerservice tauscht das Merkblatt aus.
Wo der Mensch entscheidet
Das System erteilt keine verbindlichen Auskünfte, beurteilt keine Einzelfälle und trifft keine Entscheidungen. Es sorgt dafür, dass Entwürfe auf gültigen Unterlagen beruhen und ein Mensch sie freigibt. Verantwortung und Zuständigkeit bleiben bei der Gemeinde.
Unsere Rolle und Grundsätze →Anwendungsfälle
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Erstgespräch
Sehen wir uns Ihren größten Zeitfresser an.
Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir schauen uns an, worüber in Ihrem Betrieb kommuniziert wird, wo Vorgänge auseinanderfallen und was sich mit welchem Aufwand automatisieren lässt. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktKann das System Fragen zu Bauvorhaben beantworten?
Nur allgemeine Informationsfragen, die durch freigegebene Merkblätter gedeckt sind, etwa welche Unterlagen einzureichen sind. Die Beurteilung eines konkreten Vorhabens bleibt beim Bauamt.
Wer nimmt das Goldset ab?
Bedienstete der Gemeinde, die die Fragen aus dem Alltag kennen. Wir richten ein und messen, die Bewertung liegt beim Amt.
Was passiert, wenn keine gültige Quelle vorhanden ist?
Dann entsteht kein Entwurf, sondern ein Hinweis an die zuständige Person. Eine Lücke ist besser als eine erfundene Auskunft.