Kommunikation für die Buchhaltung
Nachfragen, erinnern, klären – vorbereitet, aber nicht ohne Sie verschickt
Die Buchhaltung kommuniziert in drei Richtungen: nach innen um Belege, zu Lieferanten um Rechnungen und zu Kunden um Zahlungen. Wir bereiten diese Nachrichten vor, damit Sie nur noch prüfen und freigeben.
Die Ausgangslage
Zum Monatsende geht die gleiche Runde los: Wer hat die Belege zur Kreditkartenabrechnung noch nicht abgegeben, wo ist die Rechnung zur Lieferung vom Monatsanfang, warum fehlt bei dieser Eingangsrechnung die Bestellnummer? Jede Nachfrage ist schnell geschrieben, aber in Summe sind es viele, und das Nachhalten kostet zusätzlich.
Parallel melden sich Lieferanten, die wissen wollen, wann sie ihr Geld bekommen, und Kunden, die eine Rechnung nicht zuordnen können. Diese Anfragen landen oft im allgemeinen Postfach und kommen über Umwege in der Buchhaltung an.
Am unbeliebtesten ist die Zahlungserinnerung. Wer zu früh oder im falschen Ton mahnt, verärgert einen Kunden, mit dem der Vertrieb gerade über einen Folgeauftrag spricht. Also wird gewartet – manchmal zu lange.
Vorgehen
So setzen wir an
Schritt 1
Fehlende Belege anfordern
Aus dem Abgleich offener Positionen entsteht je Person eine Nachfrage mit den konkret fehlenden Belegen. Kommt ein Beleg per Mail oder Foto zurück, wird er der Position zugeordnet.
Schritt 2
Rechnungsklärungen bündeln
Weicht eine Rechnung ab, entsteht ein Entwurf der Rückfrage an Einkauf oder Lieferant – mit Bestellung, Lieferschein und der konkreten Abweichung. Die Antwort wird dem Vorgang zugeordnet.
Schritt 3
Lieferantenanfragen vorbeantworten
Fragt ein Lieferant nach dem Zahlungsstand, liegt ein Antwortentwurf mit dem Status aus Ihrer Software bereit. Sie prüfen und senden.
Schritt 4
Zahlungserinnerungen mit Kontext
Bevor eine Erinnerung vorbereitet wird, zeigt das System, ob es laufende Reklamationen oder Gespräche mit dem Kunden gibt. Ton und Zeitpunkt entscheiden Sie.
Ein typischer Fall
Eine Eingangsrechnung weist eine höhere Menge aus als der zugehörige Lieferschein. Das System erkennt die Abweichung beim Zuordnen und bereitet eine Rückfrage an den Lieferanten vor, mit beiden Dokumenten im Anhang und der Bitte um Gutschrift oder Korrektur. Der Buchhalter liest den Entwurf, ergänzt einen Satz und schickt ihn ab. Als die korrigierte Rechnung kommt, wird sie automatisch demselben Vorgang zugeordnet und die ursprüngliche als ersetzt markiert.
Wo der Mensch entscheidet
Keine Nachricht an Kunden oder Lieferanten geht ohne Freigabe hinaus. Mahnstufen, Verzugszinsen oder rechtliche Schritte bewertet das System nicht, und es gibt keine Auskunft dazu, ob eine Forderung durchsetzbar ist. Interne Belegnachfragen können nach Vereinbarung ohne Rückfrage laufen.
Unsere Rolle und Grundsätze →Weitere Themen für die Buchhaltung
Kommunikation aus anderer Sicht
Erstgespräch
Sehen wir uns Ihren größten Zeitfresser an.
Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir schauen uns an, worüber in Ihrem Betrieb kommuniziert wird, wo Vorgänge auseinanderfallen und was sich mit welchem Aufwand automatisieren lässt. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktWerden Mahnungen automatisch verschickt?
Nein. Das System bereitet Erinnerungen vor und zeigt den Kontext. Ob, wann und wie gemahnt wird, entscheidet Ihr Team.
Wie werden Belege zugeordnet, die als Foto kommen?
Das System liest Betrag, Datum und Aussteller und schlägt die passende offene Position vor. Sie bestätigen die Zuordnung, bevor sie gilt.
Was passiert bei einer Mail mit geänderter Bankverbindung?
Sie wird nie automatisch verarbeitet, sondern als prüfbedürftig markiert und einer zuständigen Person vorgelegt. Die Prüfung selbst bleibt Ihre Aufgabe.