Buchhaltung
Weniger hinter Belegen herlaufen. Mehr Zeit für das, was gebucht werden muss.
Ein großer Teil der Arbeit in der Buchhaltung ist Kommunikation: Belege anfordern, Rechnungen klären, an Zahlungen erinnern. Wir übernehmen die Vorarbeit dieser Kommunikation – die Buchhaltungssoftware und die fachlichen Entscheidungen bleiben bei Ihnen.
Alltag
Wo Zeit und Überblick verloren gehen
Belege, die irgendwo im Betrieb liegen
Die Tankquittung im Handschuhfach, die Hotelrechnung im privaten Postfach des Außendienstes, die Onlinebestellung ohne Rechnung. Jeder Monatsabschluss beginnt mit einer Runde Nachfragen bei den Kolleginnen und Kollegen.
Rechnungen, die nicht zur Bestellung passen
Menge falsch, Preis abweichend, Bestellnummer fehlt. Bevor gezahlt wird, muss jemand im Einkauf oder beim Lieferanten nachfragen – und auf die Antwort warten.
Lieferanten fragen nach ihrem Geld
Wann wird die Rechnung bezahlt, ist sie überhaupt angekommen, warum wurde gekürzt? Diese Anfragen kommen per Mail und Telefon und unterbrechen die Arbeit am Abschluss.
Mahnungen sind unangenehm und zeitraubend
Offene Posten bei Kunden zu verfolgen heißt: Ton abwägen, Vorgeschichte prüfen, mit dem Vertrieb abstimmen, ob gerade verhandelt wird. Oft bleibt es deshalb liegen.
Vier Themen
Was KheepU für die Buchhaltung bedeutet
Jedes Thema hat aus Ihrer Sicht eine eigene Seite.
Datenanalyse
Der Abschluss verzögert sich selten bei der Buchung, sondern davor
Die Buchhaltungssoftware kennt jede Buchung. Sie weiß nicht, wie oft für einen Beleg nachgefragt wurde oder welche Rechnung seit Wochen in Klärung ist. Genau das lässt sich aus der Kommunikation ablesen.
Kommunikation
Nachfragen, erinnern, klären – vorbereitet, aber nicht ohne Sie verschickt
Die Buchhaltung kommuniziert in drei Richtungen: nach innen um Belege, zu Lieferanten um Rechnungen und zu Kunden um Zahlungen. Wir bereiten diese Nachrichten vor, damit Sie nur noch prüfen und freigeben.
Wissensmanagement
Jeder Lieferant hat seine Eigenheiten. Sie sollten nicht nur Ihnen bekannt sein.
Der eine schickt Sammelrechnungen zum Quartal, beim anderen gilt ein besonderes Skonto, der dritte will Gutschriften nur schriftlich anfordern. Dieses Wissen entsteht in der Korrespondenz – wir machen es wieder auffindbar.
Wissen validieren
Ein Betrag in einer Antwort muss aus einem Beleg kommen
In der Buchhaltung ist eine Zahl entweder richtig oder ein Problem. Deshalb darf ein Entwurf nur Beträge, Daten und Absprachen enthalten, die sich auf eine Quelle zurückführen lassen.
Was Sie vor dem Start wissen sollten
- Bleibt unsere Buchhaltungssoftware das führende System, oder werden Buchungsdaten anderswo abgelegt?
- Bucht das System selbst oder ändert es Zahlungsdaten?
- Wer sieht Rechnungen und Zahlungsinformationen, wenn das System beim Sortieren hilft?
- Was geht ohne Freigabe an Kunden oder Lieferanten hinaus?
Besonders gefragt in
Erstgespräch
Sehen wir uns Ihren größten Zeitfresser an.
Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir schauen uns an, worüber in Ihrem Betrieb kommuniziert wird, wo Vorgänge auseinanderfallen und was sich mit welchem Aufwand automatisieren lässt. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktBucht das System selbstständig?
Nein. Gebucht wird weiter in Ihrer Buchhaltungssoftware durch Ihr Team. Wir kümmern uns um die Kommunikation rund um Belege und Rechnungen – einsammeln, zuordnen, nachfragen.
Gibt das System steuerliche oder rechtliche Auskünfte?
Nein. Fragen zur steuerlichen Behandlung oder zu Aufbewahrungspflichten klären Sie mit Ihrer Steuerberatung. Das System bereitet nur die Kommunikation vor, die Sie ohnehin führen.
Was ist mit Bankdaten und Zahlungsfreigaben?
Zahlungen werden nicht ausgelöst und Bankverbindungen nicht geändert. Eine Mitteilung über geänderte Bankdaten wird als besonders prüfbedürftig markiert und landet immer bei einer zuständigen Person.
Womit fangen wir an?
Häufig mit dem Einsammeln fehlender Belege zum Monatsabschluss. Der Ablauf ist klar umrissen und läuft zuerst im Mitlesemodus, damit Sie die Vorschläge prüfen können, bevor sich etwas ändert.