Wissensmanagement für die IT-Leitung
Wissen nutzbar machen, ohne einen neuen Bestand zu verwalten
Jedes Wissensprojekt landet früher oder später bei der IT: als Wiki, das gepflegt werden will, oder als Suchindex über alles. Wir verbinden die vorhandenen Ablagen über den Ablauf, der sie braucht.
Die Ausgangslage
In den meisten Betrieben gibt es mindestens drei Orte für Wissen: ein Laufwerk oder eine Dokumentenablage, ein internes Wiki aus einer früheren Initiative und die Postfächer der erfahrenen Kolleginnen und Kollegen. Dazu kommt Wissen in Fachsystemen, etwa Notizfelder im CRM.
Der naheliegende Wunsch der Fachabteilungen lautet: alles durchsuchbar machen. Für die IT heißt das oft, einen Index über Bestände zu legen, deren Berechtigungen nie aufgeräumt wurden. Ein Dokument, das versehentlich für alle freigegeben war, wird plötzlich gefunden.
Hinzu kommt der Pflegeaufwand. Ein zentraler Wissensspeicher ist ein weiteres System mit Updates, Konten und Sicherungen – und mit der stillen Erwartung, dass irgendjemand ihn aktuell hält.
Vorgehen
So setzen wir an
Schritt 1
Quellen gezielt auswählen
Nicht alles wird angebunden, sondern die Quellen, die ein konkreter Ablauf braucht. Das hält die Angriffsfläche klein und die Berechtigungsfrage überschaubar.
Schritt 2
Berechtigungen vor dem Start prüfen
Bevor eine Ablage angebunden wird, sehen wir gemeinsam mit Ihrer IT auf die Freigaben. Wo zu weit gefasste Rechte auffallen, werden sie zuerst im Quellsystem korrigiert.
Schritt 3
Verbinden statt duplizieren
Antworten verweisen auf die Fundstelle im Quellsystem. Wer dort keinen Zugriff hat, bekommt den Inhalt auch nicht angezeigt.
Ein typischer Fall
Der Kundendienst soll bei technischen Rückfragen auf Handbücher und frühere Lösungen zugreifen können. Beim Vorgespräch fällt auf, dass ein Projektordner mit Preiskalkulationen für die ganze Firma lesbar ist. Die IT schränkt die Freigabe im Quellsystem ein, bevor die Ablage angebunden wird. Danach zeigt das System dem Kundendienst nur, was er ohnehin sehen durfte.
Wo der Mensch entscheidet
Wir legen keinen zweiten Wissensbestand an und räumen Ihre Berechtigungen nicht eigenmächtig auf. Was wir dabei finden, melden wir; korrigiert wird im Quellsystem durch Ihre IT.
Unsere Rolle und Grundsätze →Weitere Themen für die IT-Leitung
Wissensmanagement aus anderer Sicht
Erstgespräch
Sehen wir uns Ihren größten Zeitfresser an.
Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir schauen uns an, worüber in Ihrem Betrieb kommuniziert wird, wo Vorgänge auseinanderfallen und was sich mit welchem Aufwand automatisieren lässt. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktMüssen wir unser Wiki abschalten?
Nein. Es kann eine Quelle unter mehreren bleiben. Ob es sich lohnt, es weiter zu pflegen, zeigt sich oft erst, wenn man sieht, welche Inhalte tatsächlich gebraucht werden.
Wie werden Löschungen im Quellsystem berücksichtigt?
Über den laufenden Abgleich. Was in der Quelle entfernt wird, steht für Antworten nicht mehr zur Verfügung.
Was ist mit Inhalten, die das Haus nicht verlassen dürfen?
Sie bekommen die strengste Datenklasse. Ist für diese Klasse kein zulässiges Modell verfügbar, wird die Verarbeitung abgebrochen statt umgeleitet.