Wissensmanagement für Datenschutzbeauftragte
Wissen, das gefunden wird, muss auch gelöscht werden können
Wissensmanagement mit KI macht Inhalte auffindbar, die vorher in Postfächern und Ordnern verborgen lagen. Für den Datenschutz ist das zweischneidig. Entscheidend ist, ob Zugriffsrechte und Löschungen aus den Quellen weiter gelten.
Die Ausgangslage
Viele Wissensprojekte beginnen mit einer Kopie: Dokumente werden in eine neue Plattform hochgeladen, Mails exportiert, alles in einen Suchindex gelegt. Damit entsteht ein zweiter Bestand mit eigener Speicherdauer, eigenen Rechten und eigener Löschlogik – und meist ohne Eintrag im Verarbeitungsverzeichnis.
Besonders heikel sind alte Bestände. In Projektordnern und Postfächern liegen Lebensläufe, Gesprächsnotizen, Kopien von Ausweisen, die längst hätten gelöscht werden müssen. Ein Suchsystem holt sie zurück an die Oberfläche.
Vorgehen
So setzen wir an
Schritt 1
Verbinden statt kopieren
Inhalte bleiben in Ihrer Ablage und Ihrem Postfach. Das System verweist auf die Fundstelle, statt einen eigenen Bestand anzulegen.
Schritt 2
Zeiträume und Quellen eingrenzen
Welche Ordner und welche Zeiträume für einen Ablauf herangezogen werden, wird vorab festgelegt. Nicht alles Alte ist für heute relevant, und nicht alles Vorhandene sollte gefunden werden.
Schritt 3
Löschungen aus der Quelle übernehmen
Was im Quellsystem gelöscht wird, steht über den laufenden Abgleich nicht mehr zur Verfügung. Zwischengespeichertes unterliegt einer festgelegten Frist.
Ein typischer Fall
Eine Kanzlei möchte frühere Schriftsätze und interne Vermerke für neue Fälle nutzbar machen. Die Datenschutzbeauftragte stellt fest, dass im Ablageordner auch Bewerbungsunterlagen liegen. Vor der Anbindung wird der Ordner aufgeteilt, die Bewerbungen werden nach dem internen Löschkonzept behandelt und vom Ablauf ausgeschlossen. Erst dann wird die bereinigte Ablage verbunden.
Wo der Mensch entscheidet
Wir räumen Ihre Ablage nicht auf und entscheiden nicht, was gelöscht werden muss. Wir weisen auf Auffälligkeiten hin, die bei der Vorbereitung sichtbar werden, und setzen die vereinbarten Ausschlüsse technisch um.
Unsere Rolle und Grundsätze →Weitere Themen für Datenschutzbeauftragte
Wissensmanagement aus anderer Sicht
Erstgespräch
Sehen wir uns Ihren größten Zeitfresser an.
Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir schauen uns an, worüber in Ihrem Betrieb kommuniziert wird, wo Vorgänge auseinanderfallen und was sich mit welchem Aufwand automatisieren lässt. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktEntsteht durch das Wissensmanagement eine neue Datensammlung?
Kein zweiter Bestand im Sinne einer Kopie. Was für Zuordnung und Verweise zwischengespeichert wird, ist begrenzt und befristet; die Einzelheiten beschreiben wir je Ablauf schriftlich.
Wie werden Betroffenenrechte bei verbundenen Quellen umgesetzt?
Primär im Quellsystem, denn dort liegen die Daten. Wie wir Sie bei Auskunft und Löschung in Bezug auf zwischengespeicherte Daten unterstützen, beschreiben wir je Ablauf schriftlich.
Können einzelne Ordner ausgeschlossen werden?
Ja. Der Umfang jeder Anbindung wird festgelegt; was nicht dazugehört, wird nicht gelesen.