Datenschutzbeauftragte
Sie stellen die Fragen. Wir beantworten sie schriftlich und konkret.
Datenschutzbeauftragte werden bei KI-Vorhaben oft erst gefragt, wenn der Vertrag schon unterschrieben ist. Wir halten es umgekehrt: Zweck, Datenarten, Speicherdauer und Rollenverteilung liegen auf dem Tisch, bevor die erste Quelle angebunden wird. Die Bewertung bleibt bei Ihnen.
Alltag
Wo Zeit und Überblick verloren gehen
Werkzeuge sind schon im Einsatz
Ein Team nutzt seit Monaten einen Transkriptionsdienst, ein anderes lässt Kundenmails von einem Chatwerkzeug umformulieren. Im Verarbeitungsverzeichnis steht davon nichts, weil niemand es als neue Verarbeitung erkannt hat.
Anbieterunterlagen beantworten andere Fragen
Hochglanz-Whitepaper sprechen von Sicherheit im Allgemeinen. Was fehlt, sind konkrete Angaben: welche Daten, zu welchem Zweck, wie lange, bei wem. Die Nachfrage per Mail bleibt oft unbeantwortet.
Zweck verschwimmt im Projektverlauf
Gestartet wird mit der Zuordnung von Kundenanfragen. Ein halbes Jahr später soll dieselbe Anbindung auch Auswertungen für die Geschäftsführung liefern. Ob das noch vom ursprünglichen Zweck gedeckt ist, fragt dann nur noch die Datenschutzbeauftragte.
Löschung ist eine Behauptung
Dass Daten „nach Projektende gelöscht“ werden, steht in vielen Angeboten. Wie, wann und auf wessen Weisung, lässt sich selten nachprüfen.
Vier Themen
Was KheepU für Datenschutzbeauftragte bedeutet
Jedes Thema hat aus Ihrer Sicht eine eigene Seite.
Datenanalyse
Eine Auswertung von Kommunikation braucht einen engen Zweck
Wenn Mails und Anrufnotizen ausgewertet werden, liegt eine Frage nahe: Wird hier überwacht? Unsere Antwort ist strukturell – ausgewertet werden Vorgänge, und für Leistungsauswertungen einzelner Personen gibt es keine Funktion.
Kommunikation
Bevor eine Nachricht verarbeitet wird, sollte ihr Weg beschrieben sein
Eingehende Kommunikation enthält, was Absender eben schreiben – auch Dinge, die niemand angefragt hat. Für die Datenschutzbeauftragte zählt deshalb der beschriebene Weg einer Nachricht: wohin sie geht, wer sie sieht und was davon bleibt.
Wissensmanagement
Wissen, das gefunden wird, muss auch gelöscht werden können
Wissensmanagement mit KI macht Inhalte auffindbar, die vorher in Postfächern und Ordnern verborgen lagen. Für den Datenschutz ist das zweischneidig. Entscheidend ist, ob Zugriffsrechte und Löschungen aus den Quellen weiter gelten.
Wissen validieren
Eine Antwort ohne Quelle ist auch ein Datenschutzproblem
Wenn KI über Kunden, Mieter oder Mandanten Auskunft gibt, geht es um die Richtigkeit personenbezogener Daten. Deshalb arbeitet das System nur mit belegten Antworten, und eine Person gibt frei, was hinausgeht.
Was Sie vor dem Start wissen sollten
- Wer ist Verantwortlicher, wer Auftragsverarbeiter, und liegt ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO vor?
- Welcher Zweck ist je Ablauf festgelegt, und wie wird verhindert, dass eine Anbindung stillschweigend für weitere Zwecke genutzt wird?
- Was wird zwischengespeichert, mit welcher festgelegten Frist, und wie erfolgt die Löschung auf Weisung?
- Welche Datenklassen gelten, und wie wird mit besonderen Kategorien personenbezogener Daten umgegangen?
Erstgespräch
Sehen wir uns Ihren größten Zeitfresser an.
Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir schauen uns an, worüber in Ihrem Betrieb kommuniziert wird, wo Vorgänge auseinanderfallen und was sich mit welchem Aufwand automatisieren lässt. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktIst Ihre Lösung DSGVO-tauglich?
Eine solche Pauschalaussage treffen wir nicht, denn die Bewertung einer Verarbeitung hängt vom konkreten Ablauf in Ihrem Haus ab und liegt bei Ihnen. Was wir liefern: einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28, schriftliche Antworten auf Ihre Fragen und die Angaben, die Sie für Ihre Dokumentation brauchen.
Welche Rolle hat KheepU datenschutzrechtlich?
Wir arbeiten als Auftragsverarbeiter auf Ihre Weisung. Sie bleiben Verantwortlicher. Der technische Betrieb liegt bei einem benannten Partner; Details auf unserer Sicherheitsseite.
Verarbeiten Sie besondere Kategorien personenbezogener Daten?
Nur nach gesonderter schriftlicher Vereinbarung. Ohne eine solche Vereinbarung werden Abläufe so zugeschnitten, dass diese Daten nicht Gegenstand der Verarbeitung sind.
Wann sollten wir als Datenschutzbeauftragte eingebunden werden?
Vor der Analysephase. Dann lässt sich der erste Ablauf noch so wählen und zuschneiden, dass Ihre Anforderungen von Anfang an berücksichtigt sind.